Hướng dẫn chi tiết định dạng file đính kèm của hồ sơ thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

1. Tại sao định dạng file khi đăng tải hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu lại quan trọng?

Việc định dạng file đúng quy định đóng vai trò quan trọng trong quá trình nộp và đăng tải hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu. Một hồ sơ được định dạng chuẩn sẽ giúp hệ thống dễ dàng xử lý thông tin, từ đó đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho nhà thầu và bên mời thầu mà còn giúp tránh những rắc rối không đáng có trong quá trình tải hồ sơ lên hệ thống.

2. Quy định về định dạng file chuẩn khi đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia 

Để đảm bảo hồ sơ thầu của bạn được hệ thống tiếp nhận, hãy tuân thủ các quy định sau (căn cứ theo Điều 5 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT). 

Điều 5. Quy định về định dạng của tệp tin (file) đính kèm

1. Tệp tin (file) đăng tải trên Hệ thống phải bảo đảm:

a) Các file mở, đọc được bằng các phần mềm thông dụng như: các phần mềm đọc, soạn thảo văn bản MS Office hoặc Open Office; các phần mềm đọc, file PDF; các phần mềm thiết kế thông dụng như AutoCad, Photoshop; phần mềm đọc file ảnh tích hợp sẵn trên Hệ điều hành Windows. Các file sử dụng phông chữ thuộc bảng mã Unicode;

b) Các file nén mở được bằng các phần mềm giải nén thông dụng như phần mềm giải nén ZIP tích hợp sẵn trên hệ điều hành Windows hoặc phần mềm giải nén Rar hoặc 7Zip. Trường hợp sử dụng file nén, các file sau khi giải nén phải có định dạng quy định tại điểm a khoản này;

c) Không bị nhiễm virus, không bị lỗi, hỏng và không thiết lập mật khẩu.

Theo quy định trên, khi chuẩn bị đăng tải một hồ sơ lên hệ thống, điều quan trọng cần phải làm là đảm bảo hồ sơ của bạn tuân thủ đúng các quy định về định dạng file. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Định dạng file: Sử dụng các phần mềm phổ biến như Word, Excel, PDF, AutoCAD, Photoshop để tạo tài liệu. Đảm bảo sử dụng font chữ Unicode để tránh lỗi hiển thị.

• Nén file: Cách nén và mã hóa file: 

  • Khi nào cần nén file: Khi dung lượng file quá lớn, vượt quá giới hạn cho phép của hệ thống.

  • Phần mềm nén: WinRAR, WinZip,...

  • Cách nén: Chọn các file cần nén, chọn định dạng nén (ZIP, RAR), và thực hiện nén.

  • Lưu ý: Sau khi nén, hãy kiểm tra lại xem file đã được nén thành công và có thể giải nén được không.

• Kiểm tra virus: Quét virus cho tất cả các file trước khi nộp để tránh ảnh hưởng đến hệ thống. 

Lưu ý: Nếu hồ sơ của bạn không đáp ứng các yêu cầu trên, hệ thống sẽ không thể xử lý. Hãy kiểm tra kỹ trước khi nộp!

3. Các xử lý khi file trên Hệ thống không đáp ứng quy định

Ngoài những quy định đưa ra tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, cần lưu ý thêm quy định về định dạng file đính kèm tại khoản 2 và 3 của Điều này như sau:

2. Trường hợp file đính kèm trong hồ sơ mời quan tâm, E-HSMQT, hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST, hồ sơ mời thầu, E-HSMT không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều này hoặc vì lý do khác dẫn đến không thể mở hoặc không đọc được thì bên mời thầu phải đăng tải và phát hành lại toàn bộ hồ sơ mời quan tâm, E-HSMQT, hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST, hồ sơ mời thầu, E-HSMT.

3. Trường hợp file đính kèm trong E-HSDT, E-HSQT, E-HSDST không đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều này dẫn đến không thể mở hoặc không đọc được thì các file này không được xem xét, đánh giá.

Đối với file đính kèm trong E-HSDT, E-HSQT, E-HSDST: Trường hợp không đáp ứng quy định tại khoản 1 dẫn đến không thể mở hoặc không đọc được thì các file này không được xem xét, đánh giá.

4. Một số yêu cầu chung về định dạng file 

• Định dạng file:

  • Các định dạng file văn bản phổ biến như: DOCX, DOC, PDF.

  • Các định dạng file bảng tính: XLSX, XLS.

  • Các định dạng file trình bày: PPTX, PPT.

  • Các định dạng hình ảnh: JPG, PNG.

• Kích thước file:

  • Mỗi loại file thường có giới hạn dung lượng nhất định. Bạn nên tham khảo thông tin cụ thể trên hệ thống.

• Tên file:

  • Đặt tên file ngắn gọn, dễ nhớ và mô tả nội dung.

  • Tránh sử dụng ký tự đặc biệt, dấu cách. 

• Phông chữ:

  • Sử dụng các phông chữ phổ biến như Times New Roman, Arial.

  • Tránh sử dụng phông chữ quá cầu kỳ hoặc font chữ đặc biệt.

• Bảng tính:

  • Dữ liệu trong bảng tính phải được trình bày rõ ràng, dễ đọc.

  • Sử dụng các công thức tính toán nếu cần thiết.

• Hình ảnh:

  • Độ phân giải hình ảnh phải đảm bảo chất lượng tốt.

  • Kích thước hình ảnh không quá lớn để tránh làm chậm quá trình tải.

5. Những lỗi thường gặp và cách khắc phục

• File không mở được: Kiểm tra lại định dạng file, phần mềm mở file, và đảm bảo file không bị hỏng.

• Font chữ bị lỗi: Kiểm tra lại phông chữ đã sử dụng, cài đặt lại phông chữ nếu cần.

• Bảng tính hiển thị sai: Kiểm tra lại công thức tính toán, định dạng ô.

• Hình ảnh bị mờ: Kiểm tra lại độ phân giải của hình ảnh.

Xem thêm: Hướng dẫn nhà thầu tham dự thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia mới

Ngoài ra, sau khi hoàn thành hồ sơ, hãy dành thời gian kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tất cả các file đều đúng định dạng và không bị lỗi. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi upload hồ sơ lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Hệ thống để được hướng dẫn cụ thể.

Việc tuân thủ các quy định về định dạng file là vô cùng quan trọng để đảm bảo hồ sơ dự thầu hay hồ sơ mời thầu của bạn được hệ thống tiếp nhận. Bằng cách làm theo hướng dẫn trên, việc nộp hồ sơ thầu của bạn được suôn sẻ.

Trường hợp người dùng muốn tải file hồ sơ mời thầu một cách dễ dàng đồng thời nắm được những thông tin chính xác nhất để chuẩn bị hồ sơ tham dự thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, có thể tham khảo phần mềm của DauThau.info. Nếu có bất kỳ vấn đề gì thắc mắc hãy liên hệ ngay với DauThau.info qua:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong