DauThau.info - Siêu phần mềm phân tích và săn tin thầu

https://dauthau.asia

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để ký các tài liệu đấu thầu qua mạng

Chữ ký số ngoài việc dùng để tham gia đấu thầu qua mạng còn có tác dụng rất lớn là thay thế cho việc ký đóng dấu truyền thống. Tuy nhiên, có rất ít người sử dụng biết tận dụng hết ưu thế này, đặc biệt là các tài liệu đấu thầu qua mạng, bài viết hôm nay DauThau.info sẽ hướng dẫn sử dụng chữ ký số để ký các tài liệu đấu thầu qua mạng. Hãy cùng đón xem nhé!
Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để tham dự thầu

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để tham dự thầu

Chữ ký số là gì? Chữ ký số công cộng là gì?

"Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký số công cộng thực chất tên chuẩn là "Chứng thư số công cộng” đây là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Chữ ký số công cộng được chứa trong thiết bị gọi là USB Token. USB Token sẽ bao gồm khoá công khai và khóa bí mật. Thiết bị này được sử dụng nhằm bảo mật khoá bí mật và chứa thông tin khách hàng. Trong đó, khoá bí mật là khoá dùng để tạo chữ ký số và khoá công khai dùng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khoá bí mật. Hiểu một cách đơn giản thì, chữ ký số công cộng là chữ ký số sử dụng USB token. Đây là loại chữ ký điện tử do đơn vị dịch vụ chứng thực số cung cấp cho một người dùng cụ thể.

Ký truyền thống hay ký số?

Như chúng ta đã biết khi thực hiện đấu thầu qua mạng thì các thông tin về năng lực kinh nghiệm như báo cáo tài chính, thông tin về hợp đồng tương tự, thông tin về nhân sự, thông tin về thiết bị được khai báo và ký số trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Khi chuẩn bị và khai báo 1 hồ sơ dự thầu cụ thể, việc thực hiện nộp thầu cũng là lúc thực hiện thao tác ký số, những nội dung quan trọng hàng đầu như Thỏa thuận liên danh, Đơn dự thầu được thực hiện ký số trên hệ thống nên không cần thực hiện việc in ấn rồi ký đóng dấu như truyền thống nữa. Như vậy chỉ còn một số tài liệu mà nhà thầu sẽ có thể phải thực hiện ký như: Cam kết; Đề xuất kỹ thuật...

Đối với bên mời thầu chúng ta cũng có thể hoàn toàn thực hiện chữ ký số cho các văn bản như: Quyết định phê duyệt/sửa đổi hồ sơ mời thầu; Văn bản đề nghị nhà thầu làm rõ E-HSDT; Văn bản mời thương thảo hợp đồng...

Lưu ý: Ký số có giá trị tương đương như ký đóng dấu truyền thống, tuy nhiên phụ thuộc vào quy định nội bộ cụ thể từng đơn vị, nếu không có quy định nào riêng khác thì được hiểu là tương đương về mặt pháp lý.

Hướng dẫn ký số bằng chữ ký số công cộng

Để có thể thực hiện ký số bằng chữ ký số công cộng (hoặc gọi tắt là ký bằng Token), việc đầu tiên đương nhiên là phải soạn thảo văn bản cần ký số, sau khi văn bản soạn thảo hoàn chỉnh và được thông qua nội dung, tiến hành xuất bản ra file có định dạng PDF, hình minh họa dưới đây:

Xuất file văn bản soạn thảo sang định dạng PDF
Sau đó, mở file PDF vừa xuất bằng phần mềm đọc PDF phổ biến (Ví dụ Foxit Reader), tại đây thực hiện theo các thao tác sau: vào tab Protect > Sign&Certify > chọn Place Signature (chọn vùng cần ký số trên văn bản) > sau đó chọn vùng ký số trên văn bản (giống vị trí ký đóng dấu) > nhấn vào nút Sign > Sau đó ta chỉ cần lưu file ký số lại là xong. Chi tiết hình minh họa dưới đây:
Thực hiện ký số
Các bước thực hiện ký số
Lưu trữ file ký số:
Lưu trữ văn bản ký số
Lưu trữ file vừa ký số

Cấu hình cho chữ ký số:

Sau khi cắm USB Token vào máy, mở 1 file PDF bằng Foxit Reader lên và chọn Protect/ Sign & Certify để ký. Ở cửa sổ Sign Document này chọn Create/Create New Style để tạo mẫu chữ ký mới. Nó sẽ hiện ra cửa sổ cho chúng ta Customize, chọn sang mục Image/Imported graphic để cấu hình chữ ký gồm hình ảnh, chọn Browse để tải logo công ty hoặc hình ảnh chữ ký lên, mục Configure Text thì chỉ nên chọn Name và Date, có thể bỏ tick các mục khác. Mục Configure Logo thì nên bỏ chọn vì đây là logo của Foxit Reader chứ ko phải logo của công ty. Sau đó chị đặt Title và bấm OK để lưu mẫu chữ ký.

Lưu mẫu chữ ký

Ngoài việc được sử dụng để ký các tài liệu trong quá trình đấu thầu qua mạng như hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất hay các văn bản PDF, chữ ký số còn được sử dụng để ký kết hợp đồng điện tử giữa các bên sau khi hoàn thành việc lựa chọn nhà thầu.

Để hiểu rõ hơn về quy trình ký hợp đồng điện tử trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và những lưu ý quan trọng trong quá trình ký kết, bạn có thể tham khảo tại bài viết Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng.

Mong rằng bài viết hữu ích cho các nhà thầu và bên mời thầu/chủ đầu tư quan tâm. Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu, vui lòng liên hệ:

Tác giả: Son Vu

Bạn đã không sử dụng site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây