Hướng dẫn cách khai báo hàng hóa trong đấu thầu

Gói thầu mua sắm hàng hóa là gì?

Theo khoản 17 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 

Hàng hóa gồm máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, vật tư, phụ tùng; sản phẩm; phương tiện; hàng tiêu dùng; thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế; phần mềm thương mại

Do đó, gói thầu mua sắm hàng hóa là gói thầu thực hiện để lựa chọn nhà thầu mua sắm máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, vật tư, phụ tùng; sản phẩm; phương tiện; hàng tiêu dùng; thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế; phần mềm thương mại.

Những nội dung bắt buộc phải kê khai hàng hóa

Các nội dung bắt buộc khi kê khai hàng hóa bao gồm:

• Ký mã hiệu. Ví dụ “Màn hình Dell JDX”

• Nhãn hiệu. Ví dụ “Dell Inprison”

• Năm sản xuất. Ví dụ “2025”

• Xuất xứ (quốc gia, vùng lãnh thổ). Ví dụ “Thái Lan” hoặc vùng lãnh thổ như “EU, G7” 

• Hãng sản xuất. Ví dụ “Hãng Dell - Hoa Kỳ”

• Cấu hình, tính năng kỹ thuật cơ bản. 

***Lưu ý: Đối với mã số hàng hóa (Mã HS), nếu nhà thầu biết mã số hàng hóa thì kê khai

Những lỗi cơ bản khi khai báo hàng hóa

1. Kê khai nhiều hãng sản xuất cho một đơn vị hàng hóa

• Trường hợp nhà thầu chào nhiều hãng sản xuất cho một đơn vị tính của hàng hóa (một cái, một chiếc…) thì Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được xem xét, đánh giá. Ví dụ trường hợp mua máy tính, nếu cột hãng sản xuất nhà thầu kê khai “Thánh Gióng - Việt Nam hoặc Dell - Hoa Kỳ” là không phù hợp, hồ sơ dự thầu sẽ bị loại.

• Trường hợp nhà thầu chào nhiều hãng sản xuất cho nhiều hơn một đơn vị tính của hàng hóa (hai cái, hai chiếc…) thì Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu làm rõ để xác định số lượng tương ứng với từng hãng sản xuất.

2. Kê khai xuất xứ hàng hóa không phù hợp

• Trường hợp nhà thầu chào nhiều xuất xứ cho một đơn vị tính của hàng hóa (một cái, một chiếc…) nhưng cùng một hãng sản xuất và có cùng đơn giá thì Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu làm rõ để xác định cụ thể xuất xứ của hàng hóa này.

• Trường hợp Chủ đầu tư yêu cầu về xuất xứ theo nhóm nước, vùng lãnh thổ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Luật Đấu thầu thì nhà thầu phải chào hàng hóa theo đúng yêu cầu về xuất xứ hoặc xuất xứ Việt Nam, kể cả trong trường hợp xuất xứ theo nhóm nước, vùng lãnh thổ mà Chủ đầu tư yêu cầu không có Việt Nam; nhà thầu chào hàng hóa không có xuất xứ theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu hoặc không phải xuất xứ Việt Nam thì sẽ bị loại. 

• Trường hợp chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu chào hàng hóa xuất xứ Việt Nam theo quy định tại điểm e khoản 3 Điều 10 của Luật Đấu thầu thì nhà thầu chào hàng hóa không phải là xuất xứ Việt Nam sẽ bị loại

• Trường hợp Chủ đầu tư không yêu cầu về xuất xứ thì để trống nội dung này.

***Lưu ý: Thuật ngữ “xuất xứ” được hiểu là quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được khai thác, chăn nuôi, trồng trọt, sản xuất, chế tạo hoặc chế biến tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó, thông qua quá trình chế tạo, chế biến hoặc lắp ráp để tạo thành một sản phẩm được công nhận về mặt thương mại và có sự khác biệt đáng kể về các đặc điểm căn bản so với các yếu tố cấu thành ban đầu. 

Ví dụ về nhóm nước, vùng lãnh thổ: Châu Âu, Châu Á, Châu Mỹ...; Liên minh Châu Âu (EU), Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN), Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), nhóm các nền kinh tế lớn G20, G8, G7...

3. Kê khai ký mã hiệu, nhãn hiệu, năm sản xuất

Nhà thầu phải tự điền các thông tin: ký mã hiệu, nhãn hiệu, năm sản xuất. 

• Trường hợp nhà thầu không đề xuất cụ thể ký mã hiệu, nhãn hiệu, xuất xứ, hãng sản xuất thì Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được xem xét, đánh giá. Ví dụ: Nhà thầu kê khai trong Mẫu đề xuất hàng hóa: Ký mã hiệu: “theo đề xuất kỹ thuật”; nhãn hiệu: “theo E-HSDT”, xuất xứ: “theo đề xuất kỹ thuật”… thì Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được xem xét, đánh giá.

• Trường hợp hàng hóa không có ký mã hiệu thì nhà thầu ghi “không có” vào cột ký mã hiệu. Trường hợp hãng sản xuất có ký mã hiệu nhưng nhà thầu ghi “không có” thì Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được xem xét, đánh giá.

***Lưu ý: Trong trường hợp đã trúng thầu Nhà thầu cung cấp hàng hóa với phiên bản mới của cùng hãng sản xuất, có cùng xuất xứ, có tính năng kỹ thuật, cấu hình, thông số… tương đương hoặc tốt hơn phiên bản hàng hóa Nhà thầu đề xuất trong Hồ sơ dự thầu và đáp ứng yêu cầu Hồ sơ mời thầu thì Nhà thầu phải thông báo trước bằng văn bản cho Chủ đầu tư để Chủ đầu tư xem xét. Trong trường hợp này, căn cứ nhu cầu sử dụng, Chủ đầu tư có thể chấp thuận đề xuất của Nhà thầu với điều kiện là đơn giá và các điều kiện khác của hợp đồng không thay đổi

***Lưu ý chung: Trường hợp nhà thầu không đề xuất cụ thể ký mã hiệu (nếu có), nhãn hiệu, xuất xứ, hãng sản xuất thì Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được xem xét, đánh giá (nhà thầu không được tham chiếu tới các nội dung khác trong Hồ sơ dự thầu mà phải đề xuất cụ thể tại Mẫu đề xuất hàng hóa quy định trong Hồ sơ mời thầu). Trường hợp có sự sai khác giữa thông tin kê khai trong Mẫu đề xuất so với tài liệu đính kèm thì thông tin trong Mẫu đề xuất là cơ sở để xem xét, đánh giá, trừ trường hợp ký mã hiệu (nếu có), nhãn hiệu, hãng sản xuất kê khai tại Mẫu đề xuất không tồn tại trên thị trường

Hướng dẫn cách khai báo hàng hóa trong đấu thầu

Để thực hiện khai báo hàng hóa trong đấu thầu qua mạng, sau khi nhà thầu đăng nhập và tiến hành các bước cơ bản, hàng hóa cần kê khai tại Mẫu số 10B, có thể kê khai trực tiếp trên webform hoặc dowload mẫu dưới dạng form Exel về để kê khai (Nên sử dụng tính năng này với gói thầu có nhiều mặt hàng hóa).

Mẫu kê khai hàng hóa (Mẫu số 10B):

Tải mẫu kê khai về để thực hiện kê khai trên file Excel:

Để tải file đã kê khai hàng hóa lên ta nhấn nút “Chọn File” để các thông tin đã kê khai trên file Excel được cập nhật vào webform:

***Lưu ý: Nếu kê khai không đủ các trường thông tin hoặc định dạng "hàng, cột" không đúng với định dạng ban đầu thì hệ thống sẽ báo lỗi.

Như vậy, bài viết trên DauThau.info đã hướng dẫn kê khai hàng hóa trong đấu thầu qua mạng và nêu ra những lỗi thường gặp khi thực hiện kê khai hàng hóa trong đấu thầu. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích cho các đơn vị quan tâm. 

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong