Sửa chữa công trình có tổng dự toán chi phí sửa chữa dưới 500 triệu đồng cần thực hiện ra sao?

Gói thầu nhỏ, trách nhiệm lớn

Trong hoạt động quản lý tại các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, các gói thầu sửa chữa công trình dưới 500 triệu đồng như cải tạo phòng làm việc, bảo dưỡng trường học, trạm y tế hay sửa chữa thiết bị chuyên dùng diễn ra vô cùng phổ biến. Trên thực tế, nhiều chủ đầu tư thường có tâm lý chủ quan, cho rằng các hạng mục sửa chữa nhỏ, giá trị thấp thì quy trình thủ tục sẽ đơn giản và ít bị thanh kiểm tra. Tuy nhiên, đây lại là một 'cạm bẫy' nghiệp vụ đáng sợ. 

Dù thuộc hạn mức được áp dụng quy trình chỉ định thầu rút gọn hoặc chào hàng cạnh tranh đơn giản, nhưng nếu không nắm vững các quy định pháp luật hiện hành, chủ đầu tư rất dễ phạm phải các sai lầm nghiêm trọng trong khâu lập dự toán sửa chữa công trình, phê duyệt và đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hoặc quản lý chi phí. Bài viết này dưới góc nhìn của chuyên gia DauThau.asia sẽ cung cấp cho anh/chị một cẩm nang toàn diện, hướng dẫn từng bước chuẩn chỉnh giúp các đơn vị tối ưu hóa quy trình thực hiện, vừa đảm bảo tiến độ thi công, vừa an toàn tuyệt đối về mặt pháp lý khi quyết toán.

Lưu ý quan trọng: Việc bảo dưỡng, sửa chữa nhằm đảm bảo tài sản công được duy trì theo đúng công năng và tiêu chuẩn kỹ thuật trang bị ban đầu; không làm thay đổi công năng, quy mô của tài sản công. Đây là tiêu chí quan trọng và để phân biệt với các dạng đầu tư sửa chữa khác mà chủ đầu tư cần tuân thủ và áp dụng các quy định của pháp luật cho phù hợp

Khâu lập và phê duyệt dự toán sửa chữa công trình dưới 500 triệu đồng

Mọi quy trình đấu thầu hay chỉ định thầu dù lớn hay nhỏ đều phải bắt đầu từ một bộ hồ sơ dự toán chuẩn chỉnh. Đối với các hạng mục sửa chữa có tổng chi phí dưới 500 triệu đồng, khâu lập dự toán chính là "tấm khiên" pháp lý đầu tiên bảo vệ chủ đầu tư trước các rủi ro xuất toán sau này.

Hệ thống căn cứ pháp lý

Để đảm bảo tính hợp pháp, tùy thuộc vào tính chất và nguồn vốn sử dụng, chủ đầu tư bắt buộc phải đối chiếu và tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Đối với nguồn vốn đầu tư công: Áp dụng nghiêm ngặt các quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng (đặc biệt là phần định mức, đơn giá đối với công tác sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng). 

• Đối với nguồn vốn sự nghiệp (chi thường xuyên): Tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng kinh phí chi thường xuyên của ngân sách nhà nước nhằm bảo dưỡng, sửa chữa tài sản công.

• Quy định về lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản công cần tuân theo Thông tư 65/2021/TT-BTC.

Checklist hồ sơ cần chuẩn bị trước khi phê duyệt 

Trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành, bộ hồ sơ dự toán sửa chữa nhỏ bắt buộc phải hoàn thiện đầy đủ các danh mục sau:

• Biên bản khảo sát hiện trạng hư hỏng: Tài liệu chứng minh thực trạng xuống cấp, có đính kèm hình ảnh minh họa thực tế tại công trình để làm căn cứ giải trình.

• Bảng khối lượng chi tiết: Bóc tách chuẩn xác các hạng mục cần sửa chữa, đập phá, gia cố hoặc thay thế vật tư, thiết bị.

• Bản vẽ thiết kế hoặc sơ đồ phác thảo: Bản vẽ thi công chi tiết (đối với hạng mục phức tạp) hoặc sơ đồ phác thảo mặt bằng sửa chữa (áp dụng cho sửa chữa nhỏ không yêu cầu lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật).

• Bảng tổng hợp dự toán chi phí: Tính toán áp dụng đúng đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công theo công bố giá của địa phương tại thời điểm lập.

Ngoài ra hồ sơ tài liệu kèm theo dự toán kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa công trình, thiết bị công trình gồm: 

• Tên tài sản công cần bảo dưỡng, sửa chữa; 
• Thời gian bảo dưỡng, sửa chữa tài sản công gần nhất; 
• Lý do, mục tiêu, khối lượng công việc bảo dưỡng, sửa chữa; 
• Dự kiến chi phí, thời gian thực hiện và thời gian hoàn thành

Thẩm quyền phê duyệt quyết định

Sau khi hồ sơ đã vượt qua các bước kiểm tra và thẩm định nội bộ, Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách (hoặc người đứng đầu cơ quan được giao làm Chủ đầu tư) sẽ là người đặt bút ký ban hành Quyết định phê duyệt dự toán chi phí. Quyết định này chính là văn bản pháp lý cao nhất, làm cơ sở để đơn vị xác định giá gói thầu và triển khai các bước lựa chọn nhà thầu tiếp theo trong quy trình chỉ định thầu rút gọn hay hình thức khác.

Xác định hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp

Sau khi đã có dự toán chi phí được duyệt, bước đi mang tính quyết định tiếp theo là lựa chọn hình thức lựa chọn nhà thầu. Với một gói thầu sửa chữa công trình dưới 500 triệu đồng, việc áp dụng đúng quy trình không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian triển khai mà còn là điều kiện tiên quyết để bảo đảm tính hợp pháp của toàn bộ dự án. 

Các hình thức lựa chọn nhà thầu tối ưu

Chiếu theo quy định của Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn hay xây lắp có giá trị nhỏ dưới 500 triệu đồng, chủ đầu tư có thể linh hoạt áp dụng các hình thức nhanh gọn để đẩy nhanh tiến độ, bao gồm:

• Chỉ định thầu (quy trình rút gọn): Đây là phương thức được lựa chọn nhiều nhất nhờ thủ tục đơn giản, lược bỏ được khâu lập và thẩm định hồ sơ yêu cầu.

• Chào giá trực tuyến theo quy trình rút gọn: Phù hợp khi chủ đầu tư muốn tối ưu hóa chi phí hơn thông qua việc tiếp cận nhiều nhà thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (e-GP).

Chống chia nhỏ gói thầu 

Một cái bẫy pháp lý mà rất nhiều đơn vị quản lý tài sản công mắc phải chính là hành vi chia nhỏ gói thầu. Pháp luật nghiêm cấm việc tự ý xẻ nhỏ một dự án, một công trình cải tạo tổng thể có giá trị lớn thành nhiều phần việc, nhiều gói thầu dưới 500 triệu đồng nhằm mục đích né tránh hình thức đấu thầu rộng rãi để áp dụng chỉ định thầu. Mọi hành vi cố tình chia cắt để giảm quy mô gói thầu khi bị cơ quan chức năng phát hiện đều sẽ bị xử lý nghiêm khắc, hủy kết quả thầu và quy trách nhiệm trực tiếp cho người đứng đầu.

Đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Đây là bước mà rất nhiều chủ đầu tư quên mất trách nhiệm của mình, dẫn tới 1 hệ lụy dài kéo theo sau này, đó là sau khi lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì chủ đầu tư phải thực hiện đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Quy trình triển khai thực hiện đối với chỉ định thầu rút gọn

Như đã nói ở trên, nếu thực hiện theo quy trình rút gọn sẽ đơn giản về mặt thủ tục nhất cho chủ đầu tư, tóm tắt các bước về quy trình như sau:

• Chuẩn bị và gửi Dự thảo hợp đồng: Bên mời thầu chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được xác định có đủ năng lực và kinh nghiệm. Thay vì phải lập Hồ sơ yêu cầu (HSYC) phức tạp như quy trình thông thường, bên mời thầu (hoặc chủ đầu tư) chỉ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm:

  • Yêu cầu về phạm vi, nội dung công việc cần sửa chữa.

  • Chất lượng, tiến độ và thời gian hoàn thành.

  • Biểu mẫu Dự thảo hợp đồng với đầy đủ các điều khoản cơ bản.

  • Hồ sơ này sẽ được gửi trực tiếp cho nhà thầu đã được chủ đầu tư xác định trước đó là có đủ năng lực, kinh nghiệm và uy tín phù hợp với tính chất của gói thầu sửa chữa nhỏ này.

• Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng: Hai bên tiến hành thương thảo các điều khoản về phạm vi công việc, tiến độ, chất lượng và đơn giá.

• Phê duyệt kết quả: Chủ đầu tư ra quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu.

• Ký kết hợp đồng: Hai bên ký kết hợp đồng chính thức để làm căn cứ triển khai.

Lưu ý: Khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng phải đảm bảo tiết kiệm tối thiểu 5% giá gói thầu. Sau khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thì chủ đầu tư cũng phải đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Nghiệm thu, thanh toán và quyết toán

Giai đoạn thi công hoàn thành cũng là lúc chủ đầu tư bước vào khâu hoàn thiện hồ sơ, giai đoạn "về đích" quyết định sự thành bại về mặt pháp lý của gói thầu. Với các công trình sửa chữa nhỏ dưới 500 triệu đồng, quy trình nghiệm thu và thanh quyết toán cần được thực hiện chặt chẽ theo các nội dung sau:

1. Công tác giám sát thi công: Không được phép buông lỏng

Dù giá trị gói thầu dưới 500 triệu đồng, chủ đầu tư tuyệt đối không được chủ quan trong khâu quản lý chất lượng. Trước khi nhà thầu bắt tay thực hiện hợp đồng, chủ đầu tư phải ra quyết định cử cán bộ có chuyên môn phụ trách giám sát (hoặc thuê đơn vị tư vấn giám sát độc lập đối với các hạng mục đòi hỏi kỹ thuật cao). Người giám sát có trách nhiệm:

• Kiểm tra chặt chẽ xuất xứ, chứng chỉ chất lượng của vật tư, thiết bị thay thế đưa vào công trình (đảm bảo đúng thương hiệu, chủng loại đã thỏa thuận trong hợp đồng).

• Theo dõi sát sao biện pháp thi công để kịp thời chấn chỉnh các sai sót, đảm bảo an toàn lao động và phòng chống cháy nổ tại đơn vị.

• Kiểm soát theo quy trình thi công và nghiệm thu công trình xây dựng.

2. Công tác nghiệm thu: Minh bạch và đầy đủ thành phần

Khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc theo hợp đồng, chủ đầu tư sẽ tổ chức buổi nghiệm thu thực tế tại hiện trường. Kết quả của buổi làm việc này phải được cụ thể hóa bằng Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình/hạng mục công trình để đưa vào sử dụng.

Biên bản này chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký và con dấu xác nhận của các bên tham gia trực tiếp:

• Chủ đầu tư/Tư vấn giám sát: Xác nhận về mặt thủ tục và quản lý tổng thể.

• Nhà thầu thi công: Chịu trách nhiệm về khối lượng và chất lượng thực tế.

• Đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản (Ví dụ: Đại diện trường học, bệnh viện, phòng ban...): Xác nhận công trình đã đáp ứng đúng công năng và nhu cầu thực tế.

3. Bộ hồ sơ thanh quyết toán chuẩn chỉnh 

Để cơ quan tài chính hoặc kho bạc nhà nước duyệt chi giải ngân nhanh chóng, bộ hồ sơ quyết toán gói thầu sửa chữa nhỏ cần được sắp xếp khoa học và không được thiếu bất kỳ tài liệu nào dưới đây:

• Hợp đồng trọn gói đã ký kết ban đầu và các phụ lục hợp đồng (nếu có).

• Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế.

• Bản vẽ hoàn công (nếu có).

• Hồ sơ quản lý chất lượng công trình.

• Biên bản thanh lý hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu.

• Hóa đơn tài chính (Hóa đơn điện tử) hợp pháp, hợp lệ từ phía nhà thầu.

Gói thầu dưới 500 triệu tuy quy trình đã được đơn giản hóa tối đa, nhưng tính nghiêm minh của pháp luật không hề giảm bớt. Sự cẩn trọng trong từng bước lập dự toán và lưu trữ hồ sơ chính là chiếc chìa khóa giúp các chủ đầu tư an tâm quyết toán. Bài viết trên DauThau.INFO đã phân tích những nội dung để thực hiện sửa chữa công trình có tổng dự toán chi phí sửa chữa dưới 500 triệu đồng thì chủ đầu tư cần thực hiện ra sao?

Trường hợp cần tư vấn liên quan đến sản phẩm cung cấp thông tin đấu thầu và hỗ trợ tư vấn các vấn đề trong đấu thầu, vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ kịp thời:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong