Biên bản thỏa thuận là gì? Mẫu biên bản thỏa thuận mới nhất

Biên bản thỏa thuận là gì?

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không có quy định hoặc định nghĩa chính thức về biên bản thỏa thuận. Tuy nhiên, quý doanh nghiệp có thể hiểu:

“Biên bản thỏa thuận là văn bản được các bên lập để ghi nhận những nội dung đã thống nhất về một hoặc nhiều vấn đề cụ thể, làm căn cứ thực hiện quyền, nghĩa vụ hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác, giao dịch.”

Một biên bản thỏa thuận thường thể hiện các thông tin cơ bản như: 

• Thông tin của các bên tham gia
• Nội dung thỏa thuận
• Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên (nếu có)
• Thời điểm có hiệu lực
• Chữ ký xác nhận của các bên. 

Tùy từng trường hợp, văn bản này có thể được sử dụng độc lập hoặc làm cơ sở để các bên tiếp tục ký kết hợp đồng chính thức. Mặc dù không phải mọi biên bản thỏa thuận đều có giá trị như hợp đồng, nhưng nếu đáp ứng theo quy định tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 và thể hiện rõ ý chí thống nhất của các bên thì vẫn có thể được sử dụng làm căn cứ chứng minh khi xảy ra tranh chấp. 

Biên bản thỏa thuận tiếng Anh là gì?

Biên bản thỏa thuận trong tiếng Anh thường được gọi là Memorandum of Agreement (MOA). Đây là thuật ngữ được sử dụng phổ biến nhất để ghi nhận sự thống nhất về quyền, nghĩa vụ hoặc các nội dung đã được các bên thỏa thuận trước khi hoặc trong quá trình thực hiện công việc.

Ví dụ: Party A and Party B have mutually agreed to extend the performance period of the Service Contract by an additional 30 days. To record the terms agreed upon and serve as the basis for implementation, the parties hereby enter into this Memorandum of Agreement.

Tạm dịch: Bên A và Bên B đã thống nhất gia hạn thời gian thực hiện Hợp đồng dịch vụ thêm 30 ngày. Để ghi nhận các nội dung đã thống nhất và làm căn cứ thực hiện, các bên lập Biên bản thỏa thuận này.  

Phân biệt hợp đồng và biên bản thỏa thuận

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa biên bản thỏa thuận và hợp đồng vì cả hai đều ghi nhận sự thống nhất giữa các bên. Tuy nhiên, xét về mục đích, nội dung và giá trị pháp lý thì đây là hai loại văn bản có nhiều điểm khác nhau, cụ thể:

Trong hoạt động đấu thầu, nhiều hồ sơ mời thầu yêu cầu doanh nghiệp nộp các văn bản như biên bản thỏa thuận liên danh, thỏa thuận với nhà sản xuất hoặc các tài liệu chứng minh năng lực khác. Với gói T0 của DauThau.info, doanh nghiệp có thể tải không giới hạn hồ sơ mời thầu để tham khảo đầy đủ các biểu mẫu và yêu cầu của từng gói thầu trước khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

Tổng hợp các mẫu biên bản thỏa thuận thông dụng

Biên bản thỏa thuận được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, tùy theo mục đích và nội dung mà các bên thống nhất. Dưới đây là một số mẫu biên bản thỏa thuận thông dụng quý doanh nghiệp có thể tham khảo.

1. Mẫu biên bản thỏa thuận chung

Mẫu biên bản thỏa thuận chung được sử dụng khi các bên muốn ghi nhận những nội dung đã thống nhất về quyền, nghĩa vụ hoặc phương thức thực hiện một công việc trước khi triển khai hoặc ký kết hợp đồng chính thức. Dưới đây là mẫu biên bản thỏa thuận chung, quý doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Xem và tải mẫu biên bản thỏa thuận chung TẠI ĐÂY

2. Mẫu biên bản thỏa thuận trả nợ

Biên bản thỏa thuận trả nợ là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa bên có nghĩa vụ trả nợ và bên cho vay về số tiền phải thanh toán, thời hạn, phương thức trả nợ cũng như các cam kết liên quan. Sau đây là mẫu biên bản thỏa thuận trả nợ thường được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, quý doanh nghiệp có thể tham khảo: 

Xem và tải mẫu biên bản thỏa thuận trả nợ TẠI ĐÂY

3. Mẫu biên bản thỏa thuận hợp tác ba bên

Biên bản thỏa thuận hợp tác ba bên được lập khi có ba chủ thể cùng tham gia vào một hoạt động hợp tác và cần thống nhất về mục tiêu, phạm vi công việc, quyền, nghĩa vụ cũng như trách nhiệm của từng bên. Dưới đây là mẫu biên bản thỏa thuận hợp tác ba bên để bạn tham khảo khi soạn thảo.

Xem và tải mẫu biên bản thỏa thuận hợp tác 3 bên TẠI ĐÂY

4. Mẫu biên bản thỏa thuận hợp tác kinh doanh

Đối với hoạt động hợp tác kinh doanh, biên bản thỏa thuận thường được sử dụng để ghi nhận các nội dung cơ bản như mục tiêu hợp tác, phạm vi công việc, tỷ lệ phân chia lợi ích và trách nhiệm của mỗi bên trước khi triển khai.

Xem và tải mẫu biên bản thỏa thuận hợp tác kinh doanh TẠI ĐÂY

5. Mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót hoặc cần điều chỉnh theo quy định, các bên thường lập biên bản thỏa thuận để ghi nhận nội dung điều chỉnh trước khi thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn.

Xem và tải mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY

6. Mẫu biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động

Biên bản này được sử dụng khi người lao động và người sử dụng lao động cùng thống nhất chấm dứt hợp đồng trước hoặc khi hết thời hạn hợp đồng, đồng thời ghi nhận các quyền và nghĩa vụ mà mỗi bên cần hoàn thành.

Xem và tải mẫu biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động TẠI ĐÂY

Lưu ý khi lập biên bản thỏa thuận

Để biên bản thỏa thuận có giá trị làm căn cứ thực hiện và hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp, các bên nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Xác định đúng thông tin của các bên tham gia: Biên bản cần ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số CCCD hoặc mã số doanh nghiệp, thông tin người đại diện và chức vụ (đối với tổ chức). Việc xác định chính xác chủ thể giúp tránh nhầm lẫn và thuận lợi khi thực hiện hoặc giải quyết tranh chấp.

• Soạn thảo nội dung rõ ràng, cụ thể: Các điều khoản nên quy định chi tiết về nội dung thỏa thuận, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, thời hạn thực hiện, phương thức thực hiện cũng như trách nhiệm khi vi phạm. Tránh sử dụng những từ ngữ chung chung hoặc có thể được hiểu theo nhiều cách.

• Đảm bảo nội dung thỏa thuận phù hợp với quy định pháp luật: Các bên chỉ nên thỏa thuận những nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội và được xác lập trên cơ sở tự nguyện. Nếu nội dung thỏa thuận trái quy định của pháp luật thì có thể không được công nhận hoặc bị tuyên vô hiệu.

• Kiểm tra thẩm quyền của người ký: Nếu một bên là doanh nghiệp hoặc tổ chức, người ký nên là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Trường hợp ký theo ủy quyền, nên lưu kèm văn bản ủy quyền để chứng minh thẩm quyền ký kết khi cần thiết.

• Quy định rõ thời điểm có hiệu lực của biên bản: Biên bản nên xác định cụ thể thời điểm bắt đầu có hiệu lực, thời hạn áp dụng (nếu có), cũng như các trường hợp được sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt. Điều này giúp các bên dễ dàng xác định thời điểm phát sinh quyền và nghĩa vụ.

• Ký đầy đủ và lưu giữ bản gốc: Sau khi thống nhất nội dung, các bên nên ký vào từng trang hoặc tại vị trí theo quy định của văn bản và mỗi bên giữ ít nhất một bản gốc. Nếu sử dụng chữ ký điện tử, cần bảo đảm chữ ký đáp ứng quy định của pháp luật và lưu trữ bản điện tử để đối chiếu khi cần.

FAQs - Những câu hỏi thường gặp liên quan đến biên bản thỏa thuận

Trên thực tế, không ít người còn nhầm lẫn về giá trị pháp lý, phạm vi sử dụng và cách lập biên bản thỏa thuận. Những câu hỏi dưới đây sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về loại văn bản này và biết cách sử dụng phù hợp trong từng trường hợp.

1. Biên bản thỏa thuận có giá trị pháp lý không?

Có, biên bản thỏa thuận có thể có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện của Luật Dân sự 2015. Cụ thể, biên bản thỏa thuận sẽ được công nhận và có thể làm căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ của các bên khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Các bên tham gia có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự phù hợp.
• Việc xác lập biên bản được thực hiện hoàn toàn tự nguyện.
• Nội dung và mục đích của thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
• Hình thức của biên bản đáp ứng quy định của pháp luật trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải lập bằng văn bản hoặc phải công chứng, chứng thực.

Tuy nhiên, không phải mọi biên bản thỏa thuận đều có giá trị pháp lý như hợp đồng. Trên thực tế, nhiều biên bản chỉ nhằm ghi nhận ý chí hoặc kết quả làm việc giữa các bên mà chưa làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cụ thể. Ngược lại, nếu biên bản thể hiện đầy đủ nội dung các bên đã thống nhất và đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thì vẫn có thể được Tòa án xem xét, công nhận là căn cứ giải quyết tranh chấp.

Do đó, giá trị pháp lý của biên bản thỏa thuận không phụ thuộc vào tên gọi của văn bản mà phụ thuộc vào nội dung, mục đích và việc đáp ứng các điều kiện có hiệu lực theo quy định của pháp luật.

2. Biên bản thỏa thuận có bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực không?

Không. Pháp luật hiện hành không quy định mọi biên bản thỏa thuận đều bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Các bên có thể tự lập, ký kết và văn bản vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Tuy nhiên, đối với một số giao dịch mà pháp luật chuyên ngành quy định phải công chứng hoặc chứng thực (chẳng hạn một số giao dịch liên quan đến bất động sản), các bên phải tuân thủ quy định đó để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản.

3. Biên bản thỏa thuận có cần đóng dấu của doanh nghiệp không?

Pháp luật hiện hành không quy định mọi biên bản thỏa thuận của doanh nghiệp đều phải đóng dấu mới có giá trị pháp lý. Việc có cần đóng dấu hay không phụ thuộc vào quy định pháp luật áp dụng cho từng loại giao dịch, điều lệ doanh nghiệp hoặc thỏa thuận giữa các bên. Trên thực tế:

• Nếu pháp luật không yêu cầu, biên bản thỏa thuận chỉ cần có chữ ký của người có thẩm quyền đại diện các bên là có thể có giá trị.
• Nếu doanh nghiệp có sử dụng con dấu, việc đóng dấu sẽ giúp tăng tính xác thực của văn bản, đặc biệt trong các giao dịch với đối tác hoặc khi một bên yêu cầu.
• Đối với một số giao dịch đặc thù, pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu văn bản phải đáp ứng thêm các điều kiện về hình thức (bao gồm cả việc đóng dấu nếu có quy định).

Tóm lại, biên bản thỏa thuận không bắt buộc phải đóng dấu của doanh nghiệp, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc các bên có thỏa thuận khác. Tuy nhiên, để hạn chế tranh chấp và tạo sự tin cậy trong giao dịch, doanh nghiệp nên đóng dấu (nếu có) đối với các biên bản có giá trị lớn hoặc liên quan đến quyền, nghĩa vụ quan trọng.

4. Biên bản thỏa thuận có thể thay thế hợp đồng không?

Có, nhưng không phải trong mọi trường hợp. Biên bản thỏa thuận có thể được sử dụng thay cho hợp đồng nếu văn bản này thể hiện đầy đủ sự thống nhất của các bên về những nội dung cơ bản của giao dịch như: chủ thể, đối tượng, quyền và nghĩa vụ, thời hạn thực hiện, phương thức thanh toán (nếu có). Ngược lại, nếu biên bản chỉ ghi nhận kết quả làm việc, ý định hợp tác hoặc các nguyên tắc mà các bên thống nhất để làm cơ sở ký hợp đồng sau này thì không thể thay thế hợp đồng và không phải là căn cứ đầy đủ để xác định quyền, nghĩa vụ của các bên.

Vì vậy, việc biên bản thỏa thuận có thay thế được hợp đồng hay không phụ thuộc vào nội dung, mục đích lập văn bản và ý chí của các bên, chứ không phụ thuộc vào tên gọi của văn bản.

Lời kết

Việc lập biên bản thỏa thuận đúng nội dung và đúng thẩm quyền không chỉ giúp các bên thống nhất rõ quyền, nghĩa vụ mà còn là căn cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp. Trước khi ký kết, doanh nghiệp nên rà soát kỹ nội dung, người ký và các yêu cầu về hình thức để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản.

Trong nhiều gói thầu, hồ sơ mời thầu thường yêu cầu doanh nghiệp nộp các biên bản thỏa thuận, hợp đồng nguyên tắc hoặc tài liệu chứng minh năng lực theo từng trường hợp cụ thể. Để tham khảo đúng biểu mẫu và yêu cầu của từng gói thầu, doanh nghiệp có thể sử dụng gói T0 của DauThau.info để tải không giới hạn hồ sơ mời thầu trên mọi trình duyệt, từ đó chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hạn chế sai sót.

Trường hợp cần hỗ trợ đăng ký gói phần mềm T0 hoặc cần tư vấn các tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong