Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng

Hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng là gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 32 Thông tư 79/2025/TT-BTC, hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng được quy định như sau:

1. Hợp đồng của gói thầu áp dụng đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến, mua sắm trực tuyến quy định tại khoản 2 Điều 1 của Thông tư này mà việc thanh toán hợp đồng được thực hiện qua Kho bạc nhà nước phải được ký kết trên Hệ thống theo quy định tại điểm i khoản 2 Điều 50 của Luật Đấu thầu. Khuyến khích áp dụng hợp đồng điện tử đối với gói thầu áp dụng hình thức đặt hàng, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, gói thầu có sự tham gia của cộng đồng, lựa chọn tư vấn cá nhân theo quy trình rút gọn và gói thầu mà việc thanh toán hợp đồng không được thực hiện qua Kho bạc nhà nước.

Như vậy, hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng là hình thức các bên sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng trực tuyến trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thay cho hợp đồng giấy, qua đó bảo đảm tính pháp lý, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ.

Cần chuẩn bị gì trước khi ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng?

Để quá trình ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng (cụ thể là trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia) diễn ra thuận lợi, nhà thầu cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau:

1. Chữ ký số còn hiệu lực: Chữ ký số là công cụ bắt buộc để thực hiện ký hợp đồng điện tử. Trước khi ký, cần kiểm tra thời hạn sử dụng của chứng thư số để bảo đảm chữ ký số vẫn còn hiệu lực và có thể sử dụng bình thường trên hệ thống.

2. USB Token đã được kết nối với máy tính: USB Token chứa chứng thư số của doanh nghiệp cần được cắm vào máy tính trước khi thực hiện ký. Đồng thời, thiết bị phải hoạt động ổn định và được hệ điều hành nhận diện đầy đủ.

3. Máy tính đã cài đặt đầy đủ phần mềm hỗ trợ: Người dùng cần cài đặt đầy đủ driver và các phần mềm hỗ trợ chữ ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Việc thiếu hoặc cài đặt sai phần mềm có thể khiến hệ thống không nhận diện được chữ ký số hoặc phát sinh lỗi trong quá trình ký.

4. Tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia: Người thực hiện ký hợp đồng cần đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và được phân quyền phù hợp để thực hiện các thao tác liên quan đến hợp đồng điện tử.

5. Kết nối Internet ổn định: Do toàn bộ quá trình ký được thực hiện trực tuyến, người dùng nên bảo đảm máy tính có kết nối Internet ổn định để tránh gián đoạn hoặc lỗi phát sinh trong quá trình ký kết.

Việc kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện trên sẽ giúp quá trình ký hợp đồng điện tử diễn ra nhanh chóng, hạn chế các lỗi thường gặp và tránh mất thời gian xử lý sự cố.

Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng

Sau khi chuẩn bị đầy đủ chữ ký số, USB Token và tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, nhà thầu có thể thực hiện ký hợp đồng điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

Đăng nhập vào hệ thống với vai trò là Nhà thầu và chọn Hợp đồng điện tử.

Bước 2: Ký hợp đồng

Tại mục Hợp đồng điện tử, bạn chọn Hoàn thiện, ký kết hợp đồng và chọn Ký hợp đồng.

Bước 3: Kéo chữ ký số vào mục cần ký

Tại trang Thông tin ký số hợp đồng, bạn kéo xuống mục Nhà thầu (cột trái màn hình) và thiết lập các thông tin như sau:

• Chọn trang ký số là trang cuối cùng
• Chọn ký số tổ chức

Sau đó, bạn kéo ô Chữ ký số tổ chức vào vị trí cần ký là xong.

Sau đó chọn Ký số.

Hệ thống sẽ hiển thị popup để bạn nhập vào mã PIN và nhấn Đăng nhập (Login) để hoàn tất quá trình ký số.

Lưu ý khi ký hợp đồng điện tử:

Để quá trình ký hợp đồng điện tử diễn ra thuận lợi và tránh phát sinh lỗi, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

• Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng và vị trí đặt chữ ký trước khi thực hiện ký số.
• Đảm bảo USB Token đã được kết nối với máy tính và chữ ký số vẫn còn hiệu lực.
• Không chia sẻ mã PIN của chữ ký số cho người khác để bảo vệ tính bảo mật và an toàn thông tin.
• Chỉ sử dụng chữ ký số của tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền theo quy định để ký kết hợp đồng.
• Sau khi ký thành công, nên lưu lại bản hợp đồng điện tử đã ký để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu hoặc sử dụng khi cần thiết.

Một số lỗi thường gặp khi ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng

Trong quá trình ký hợp đồng điện tử trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, người dùng có thể gặp một số lỗi kỹ thuật hoặc lỗi liên quan đến chữ ký số. Dưới đây là những trường hợp phổ biến và cách xử lý tham khảo:

1. Hệ thống không nhận USB Token

Đây là một trong những lỗi thường gặp nhất khi thực hiện ký số. Nguyên nhân có thể do USB Token chưa được kết nối đúng cách, cổng USB gặp sự cố hoặc máy tính chưa cài đặt đầy đủ driver của chữ ký số.

Cách xử lý: Kiểm tra lại kết nối của USB Token, thử cắm sang cổng USB khác hoặc cài đặt lại phần mềm, driver do nhà cung cấp chữ ký số cung cấp.

2. Nhập sai mã PIN chữ ký số

Khi nhập sai mã PIN, hệ thống sẽ từ chối thực hiện ký số. Nếu nhập sai nhiều lần liên tiếp, USB Token có thể bị khóa để bảo đảm an toàn.

Cách xử lý: Kiểm tra lại mã PIN hoặc liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ mở khóa thiết bị.

3. Chữ ký số đã hết hạn

Nếu chứng thư số đã hết hiệu lực, hệ thống sẽ không cho phép thực hiện ký hợp đồng điện tử.

Cách xử lý: Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số và thực hiện gia hạn trước khi hết hạn để tránh ảnh hưởng đến quá trình đấu thầu và ký kết hợp đồng.

4. Không kéo được vùng ký vào hợp đồng

Một số trường hợp người dùng không thể kéo thả chữ ký số vào vị trí cần ký trên hợp đồng hoặc thao tác kéo thả không hoạt động. Nguyên nhân có thể xuất phát từ lỗi trình duyệt, đường truyền mạng không ổn định hoặc tài liệu chưa được tải hoàn chỉnh. 

Cách xử lý: Thử tải lại trang, đăng nhập lại hệ thống hoặc sử dụng trình duyệt được khuyến nghị.

5. Trình duyệt chặn công cụ hỗ trợ ký số

Một số trình duyệt hoặc phần mềm bảo mật trên máy tính có thể chặn tiện ích hỗ trợ ký số, khiến hệ thống không hiển thị cửa sổ nhập mã PIN hoặc không thực hiện được thao tác ký.

Cách xử lý: Kiểm tra các thiết lập bảo mật của trình duyệt, cho phép công cụ ký số hoạt động hoặc cài đặt đầy đủ các thành phần hỗ trợ theo hướng dẫn của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Nếu đã thử các cách trên nhưng vẫn không khắc phục được lỗi, nhà thầu nên liên hệ bộ phận hỗ trợ của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc đơn vị cung cấp chữ ký số để được hướng dẫn xử lý kịp thời!

Dịch vụ chữ ký số hỗ trợ ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng

Hiện tại, DauThau.info có cung cấp chữ ký số Nacencomm phục vụ nhu cầu ký số trong đấu thầu qua mạng, ký hợp đồng điện tử và các giao dịch điện tử khác của doanh nghiệp. 

Đặc biệt, khách hàng đăng ký mua chữ ký số thông qua DauThau.info đang được ưu đãi giảm giá lên đến 20% so với giá niêm yết của nhà cung cấp. Để tìm hiểu chi tiết về các gói dịch vụ và chương trình ưu đãi đang áp dụng, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY!

Lời kết

Ký hợp đồng điện tử trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia giúp các bên rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả trong quá trình thực hiện hợp đồng. Hy vọng những hướng dẫn trong bài viết sẽ giúp nhà thầu thực hiện việc ký hợp đồng điện tử nhanh chóng và chính xác.

Nếu cần hỗ trợ về chữ ký số, đấu thầu qua mạng hoặc các vấn đề liên quan đến quá trình ký số, vui lòng liên hệ DauThau.info qua các kênh sau:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net 
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690 
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia  
• Kênh chat: m.me/dauthau.info 
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong

XEM THÊM: Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để ký các tài liệu đấu thầu qua mạng