Kinh nghiệm quan trọng khi tham dự thầu qua mạng (Phần 2)

Những hướng dẫn cơ bản khi tham dự thầu qua mạng

Một số kinh nghiệm quan trọng khi tham dự đấu thầu qua mạng

Gần đây chúng tôi nhận được nhiều yêu cầu trợ giúp vì việc tham dự thầu qua mạng gặp một số khó khăn nhất định, phổ biến nhất là các nhà thầu (lẫn bên mời thầu) chủ quan thao tác đăng nhập thành công nhưng khi tham dự thầu thì hay gặp lỗi không upload các tài liệu cần thiết lên hệ thống đấu thầu được, nguyên nhân chính là do việc cài đặt môi trường làm việc cho Internet Explorer và Java chưa phù hợp, đa số là chưa cài đặt Java hoặc phiên bản Java đã cài không đúng, bản khuyến nghị sử dụng là Version 8 Update 221. Quý độc giả lưu ý, sau khi đã gỡ hết các bản cài đặt Java trước đó thì tiến hành cài đặt bản Version 8 Update 221 (có nhiều trên mạng). Đối với bên mời thầu thì cũng gặp tình huống tương tự, khi thực hiện các thao tác như đăng lên hệ thống đều xuất hiện lỗi.

Việc tiếp theo sau khi cài đặt xong thì tiến hành đăng nhập và chúng tôi vẫn kiến nghị lại (như bài trước đã kiến nghị) là nên tiến hành tham dự đấu thầu thử một vài gói thầu thử nghiệm (Gói thầu thử nghiệm trên hệ thống rất nhiều). Khi thực hiện tham dự đấu thầu thử nghiệm một mặt chúng ta thử nghiệm xem môi trường làm việc mà máy tính đã được cài đặt đã được chưa, chạy có ổn định không, có xuất hiện tiếp lỗi không và đó là lỗi gì để tiếp tục khắc phục, tác giả bài viết cho rằng nếu chúng ta thực hiện đúng hướng dẫn trên thì chắn chắn sẽ thực hiện tốt các thao tác cho nhà thầu.

Còn có một số trường hợp gặp phải (không phải là nhiều) đó là do cơ quan/công ty thực hiện truy cập mạng internet thông qua máy chủ và bộ phận IT thực hiện khóa một số cổng, khi đó cần yêu cầu phải mở các cổng (port): 8070, 8080, 8081, 8082, 4502, 4503, 9000 để có thể thao tác trên IE.

Hiện nay đối với các nhà thầu tham dự thầu trên hệ thống đấu thầu quốc gia đã được yêu cầu cập nhật về năng lực kinh nghiệm, báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự và nhân sự của nhà thầu. Về vấn đề này chúng tôi khuyến nghị các nhà thầu nên thực hiện cập nhật và cung cấp các thông tin lên hệ thống. Khi đó cần lưu ý thực hiện:

• Đối với thông tin về doanh nghiệp cần scan (chụp) các giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp và upload lên hệ thống, lưu ý để tránh có những thông tin mâu thuẫn nên cập nhật các thông tin mới nhất của doanh nghiệp.
• Khai báo các số liệu báo cáo tài chính trên hệ thống, những thông tin khai báo quý độc giả xem tại hình 1 dưới đây. Lưu ý up load kèm theo là báo cáo tài chính, thường là những file đã được gửi qua hệ thống phần mềm của tổng cục thuế, chúng ta nên nén lại thành 01 file và upload lên cho từng năm tài chính. Nên khai báo và upload số liệu tối thiểu của 03 năm gần nhất với thời điểm hiện tại nếu công ty của quý độc giả đã hoạt động từ 4 năm trở lên.

  

• Khai báo và upload lên hệ thống các hợp đồng, các hợp đồng được khai báo và upload lên hệ thống sẽ được sử dụng khi tham dự thầu để chứng minh hợp đồng tương tự (Tất nhiên chỉ những hợp đồng quý độc giả lựa chọn khi tham dự một gói thầu cụ thể, chứ không phải tất cả các hợp đồng đều được đưa ra hồ sơ dự thầu), do đó các hợp đồng này chúng ta tốt nhất scan (chụp) từ bản gốc, có đầy đủ các trang ký, phụ lục, biên bản thanh lý, hóa đơn tài chính (nếu có), xác nhận của chủ đầu tư (nếu là hợp đồng đang thực hiện). Việc làm này nhằm tránh sự nghi ngờ của bên đánh giá hồ sơ dự thầu dẫn tới mất thời gian làm rõ hồ sơ dự thầu hoặc những vấn đề khác phát sinh.
• Kê khai nhân sự: Việc kê khai nhân sự cần có rất nhiều thông tin yêu cầu bắt buộc, do đó chúng ta cần chủ động kê khai nếu không khi tham dự thầu mới kê khai sẽ mất thời gian và có thể lỡ thời điểm đóng thầu dẫn đến hồ sơ dự thầu không được tiếp nhận một cách đánh tiếc. Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn mẫu kê khai nhân sự, quý độc giả có thể tải về tại đây: Mẫu kê khai nhân sự