Kinh nghiệm "xương máu" khi tham dự thầu qua mạng

Một buổi sáng thứ bảy, Hà Nội đang ở đợt cao điểm của nắng nóng và oi bức, ông anh nhắn tin Zalo hỏi về chuyện đăng nhập vào hệ thống để nộp Hồ sơ dự thầu, sau vài ba tin nhắn qua lại tôi đã bắt đầu có dự cảm không ổn liền gọi điện trực tiếp để cho đỡ mất thời gian. Hỏi ra, sáng nay gói thầu Công ty giao cho thực hiện và tham gia dự thầu trên mạng sẽ đóng thầu lúc 9h00', lúc gọi điện đã là 7h15', tôi bắt đầu hối thúc và cảnh báo nếu giờ anh mới bắt đầu triển khai em e rằng sẽ không kịp. Một lúc sau các cuộc gọi từ video Zalo đến gọi trực tiếp bắt đầu dồn dập, hóa ra loay hoay ông anh và hai người hỗ trợ chưa bao giờ đấu thầu qua mạng, đăng nhập không được, khi hỏi mới vỡ lẽ ra chứng thư số (CTS) đang lưu ở 1 cái USB mà người cầm để ở nhà, sau khi lấy được CTS thì đến đoạn đăng nhập không nhớ chính xác password đăng nhập (?), mặc dù có thấy ghi chép rất nhiều thông tin, mã các loại, lại loay hoay một lúc hướng dẫn thì mới nhập đúng password, lúc này đã hơn 8h.

Một dự cảm xấu cho cuộc tham dự thầu nhưng tôi không dám nói ra sợ rằng sẽ làm cho ekip tham dự lo lắng và luống cuống, các bước thực hiện tiếp theo dần thực hiện được, đến 8h49' thì bắt đầu có những sự cố do file đính kèm dung lượng quá lớn, lúc này tôi nói thôi bây giờ những gì quan trọng nhất thì cắt ra và upload lên hệ thống, còn những tài liệu khác chắc chắn không upload kịp và sau này Bên mời thầu có thể yêu cầu làm rõ, chưa kể quá trình upload có thể sự cố. Và đúng thật, "phút thứ 59" thì không làm kịp nữa và cuối cùng đành chịu, không nộp được Hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu.
 
Câu chuyện trên mới xảy ra chưa lâu, trước đó cũng có trường hợp cô nhân viên trẻ gọi cho chúng tôi trong tình trạng sắp khóc vì 14h là thời điểm nộp thầu, hồ sơ cô ấy chịu trách nhiệm upload lên hệ thống nhưng bước cuối cùng là gửi Hồ sơ dự thầu thì cứ gặp tình trạng "đơ" không biết đã gửi thành công hay chưa khi đến thời điểm đóng thầu. Rất may sau đó hệ thống đã ghi nhận Hồ sơ dự thầu đã gửi thành công trước thời điểm đóng thầu. Đây là những câu chuyện "hú hồn" khi tham dự thầu qua mạng.
 

Để tránh những tình trạng "dở khóc, dở cười" khi đấu thầu qua mạng như trên, DauThau.info đưa ra một số lời khuyên mong rằng sẽ hữu ích cho các nhà thầu tham dự thầu qua mạng:
 

1. Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng tham dự thầu trên Hệ thống đấu thầu quốc gia, nếu thực sự chưa tham gia lần nào thì nên dự thầu thử 01 lần trên Hệ thống đấu thầu quốc gia, vì có rất nhiều mã cho phép các nhà thầu tham dự thầu thử.        
                

2. Tốt nhất hãy chuẩn bị và tham dự thầu tối thiểu trước 01 ngày so với thời điểm đóng thầu, để tránh quá trình thực hiện hệ thống thường hay bị lỗi (Có thể nguyên nhân từ cả chính máy tính người dùng). Đây là kinh nghiệm "xương máu" không chỉ bản thân mà rất nhiều nhà thầu cũng đã chia sẻ. Các bạn cũng yên tâm dù mình có nộp sớm hay muộn thì Bên mời thầu cũng không thể biết trước được mình đã nộp hay xem được Hồ sơ dự thầu của mình như thế nào vì chỉ khi đến thời điểm mở thầu Hệ thống mới cho phép Bên mời thầu vào xem được các thông tin liên quan.
 

3. Khi tham dự, hãy xem lại kết nối mạng, tốt nhất nên sử dụng máy có kết nối mạng ổn định nhất, tốc độ tốt, tránh không nên dùng 3G.
 

4. Đối với máy tính dùng để tham dự thầu, nên cài các phần mềm hỗ trợ như Teamview/Ultraview để trong trường hợp khẩn cấp gọi điện lên tổng đài Hệ thống đấu thầu quốc gia, các tư vấn viên sẽ điều khiển và can thiệp máy tính của bạn từ xa một cách kịp thời.

5. Các hồ sơ tài liệu đã thực hiện scan nên để dưới dạng PDF và có dung lượng nhỏ (thích hợp nhất là < 4MB), và chia theo từng loại văn bản quan trọng (Ví dụ: Bảo lãnh dự thầu; Thỏa thuận liên danh; Giấy ủy quyền rồi mới đến các file về kỹ thuật/cataloge...). Các file đính kèm lưu ý không được đặt mật khẩu và chứa virut nếu không sẽ bị coi như không nộp file đính kèm.

6. Sau khi đã gửi Hồ sơ dự thầu thành công, cần phải quay lại hệ thống xem trạng thái đối với Hồ sơ dự thầu của mình, nếu xuất hiện "Xác nhận đã gửi" là đã thành công.
 

Trên đây là một vài lời khuyên từ DauThau.info, mong rằng sẽ giúp các nhà thầu không bị rơi vào tình huống đáng tiếc là không nộp được Hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi tại đây: https://dauthau.asia/news/

Chúc các nhà thầu luôn tìm kiếm và khai thác hiệu quả được các gói thầu phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của mình nhất. Trường hợp cần phân tích chuyên sâu về thông tin đấu thầu vui lòng liên hệ:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong