Báo giá chênh lệch 30%: Khi nào Chủ đầu tư được loại trừ theo quy định mới?

1. Điểm nóng mới trong quy trình lấy báo giá

Trong quy trình mua sắm công và quản lý dự án hiện nay, khâu xác định giá gói thầu đang trải qua một sự dịch chuyển đáng chú ý. Với các quy định mới của Nghị định 349/2026/NĐ-CP về việc xử lý thông tin khảo sát giá thông qua lấy báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, Chủ đầu tư/Bên mời thầu được trao quyền chủ động loại trừ các báo giá (hoặc từng hạng mục trong báo giá) có mức chênh lệch cao hơn hoặc thấp hơn 30% so với giá trung bình của các báo giá thu thập được.

Mục tiêu vĩ mô của quy định này rất rõ ràng: Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu để xác định dải giá trung bình thực tế và khách quan nhất. Thế nhưng, ở chiều ngược lại, không ít nhà thầu vẫn duy trì thói quen coi bước gửi báo giá khảo sát đơn thuần là một “thủ tục hành chính phụ”, làm chiếu lệ để hỗ trợ Chủ đầu tư đủ số lượng hồ sơ theo quy định. Sự chủ quan này đang đẩy nhà thầu vào 2 kịch bản bất lợi:

1. Báo giá nghiêm túc, chất lượng thực sự của mình bị Chủ đầu tư dùng quyền loại trừ vì lệch quá 30% do chênh cao/thấp so với mặt bằng chung mà không có hồ sơ giải trình đi kèm.

2. Báo giá bị kéo tụt xuống mức "đáy" do các đối thủ cố tình báo giá rẻ ảo, khiến giá gói thầu khi phê duyệt chính thức bị bóp nghẹt đến mức... không thể thực hiện được nếu trúng thầu.

Bài toán quản trị đặt ra cho các nhà thầu lúc này là: Làm thế nào để bảo vệ cấu trúc giá thực tế và năng lực kỹ thuật của doanh nghiệp, không bị văng khỏi dải xét duyệt và tránh bị đối thủ thao túng dải giá trung bình ngay từ khâu lập giá gói thầu?

2. Khi nào chủ đầu tư loại trừ báo giá chênh lệch 30%?

Theo quy định, trường hợp có báo giá hoặc hạng mục trong báo giá có giá cao hơn hoặc thấp hơn 30% so với giá trung bình, Chủ đầu tư có quyền loại trừ các báo giá này để xác định giá trung bình. Việc áp dụng quyền loại trừ này được Chủ đầu tư xem xét cụ thể theo 2 nhóm trường hợp:

2.1. Loại trừ báo giá cao hơn 30% so với giá trung bình

Đối với các báo giá (hoặc hạng mục) có mức giá vượt quá 30% giá trung bình của các đơn vị cung cấp, Chủ đầu tư nên ưu tiên áp dụng quyền loại trừ nhằm:

• Tránh hiện tượng "hét giá" hoặc thông đồng giá: Loại bỏ các báo giá ảo, báo giá chứa chi phí rủi ro quá lớn hoặc chi phí bất hợp lý làm đẩy dự toán/giá gói thầu lên cao.

• Đảm bảo tính chính xác của giá trung bình: Đưa mặt bằng giá về đúng giá trị giao dịch thực tế trên thị trường.

2.2. Xem xét linh hoạt đối với báo giá thấp hơn 30% so với giá trung bình

Mặc dù quy định cho phép loại trừ cả các báo giá thấp hơn 30% giá trung bình, tuy nhiên Chủ đầu tư không nên loại trừ tự động mà cần phân tích kỹ lưỡng, bởi báo giá thấp mang lại lợi ích tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm ngân sách cho dự án:

Trường hợp CHẤP NHẬN giữ lại (Không loại trừ)

• Nhà cung cấp/nhà thầu giải trình được cơ sở hạ giá hợp lý: do tối ưu hóa công nghệ, là đại lý phân phối cấp 1, có nguồn hàng tồn kho giá tốt hoặc chính sách chiết khấu/khuyến mãi riêng.

• Báo giá đã cam kết đáp ứng đầy đủ, chính xác các yêu cầu kỹ thuật, chủng loại, xuất xứ và điều kiện giao hàng của hồ sơ yêu cầu.

• Việc áp dụng báo giá này giúp Chủ đầu tư giảm chi phí đầu tư mà vẫn bảo đảm chất lượng công trình/gói thầu.

Trường hợp QUYẾT ĐỊNH LOẠI TRỪ

• Báo giá bị thiếu sót các phạm vi công việc quan trọng ( vận chuyển, lắp đặt, bảo hành...), dẫn đến giá hiển thị thấp hơn thực tế.

• Nhà cung cấp chào sai quy cách, giảm tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc xuất xứ sản phẩm so với yêu cầu.

• Có dấu hiệu phá giá bất hợp lý, rủi ro nhà cung cấp "bỏ thầu/bỏ hợp đồng" giữa chừng hoặc không đủ năng lực thực hiện, gây mất an toàn cho dự án.

Đó là dưới góc độ chủ đầu tư khi lựa chọn báo giá để xây dựng giá gói thầu, vậy phía nhà thầu nên làm gì, hãy cùng xem tiếp bài viết ở phần dưới đây.

3. Hai kịch bản rủi ro khi nhà thầu thiếu chiến lược "Thuyết minh Báo giá"

Khi quy định cho phép Chủ đầu tư có quyền loại trừ các báo giá lệch quá 30% so với giá trung bình, việc nộp một bảng giá "chay" (chỉ gồm danh mục vật tư và đơn giá) không còn là một thao tác chuyên nghiệp. Thiếu đi bản Thuyết minh kỹ thuật và căn cứ pháp lý đi kèm, nhà thầu sẽ tự đưa mình vào 2 kịch bản rủi ro lớn dưới đây:

Kịch bản 1: Bị Chủ đầu tư dùng quyền "Loại trừ" do thiếu thông tin giải trình

Đây là trường hợp rất phổ biến đối với các nhà thầu sở hữu giải pháp công nghệ tiên tiến hoặc sản phẩm ở phân khúc chất lượng cao:

• Diễn biến: Nhà thầu đưa ra báo giá cao hơn 30% so với mặt bằng chung vì đề xuất dòng thiết bị có tiêu chí kỹ thuật vượt trội, tuổi thọ dài hơn; hoặc ngược lại, báo giá thấp hơn 30% nhờ tối ưu chuỗi cung ứng hoặc đặt hàng số lượng lớn.

• Hệ quả: Nếu báo giá gửi đi chỉ vỏn vẹn vài dòng đơn giá, Chủ đầu tư và Đơn vị tư vấn lập dự toán sẽ chọn giải pháp an toàn nhất về mặt hành chính: Loại bỏ báo giá này ra khỏi danh sách tính giá trung bình.

• Tác động: Họ không “dại” gì giữ lại một báo giá chênh lệch lớn để rồi phải giải trình phức tạp với các cơ quan thanh tra, thẩm định sau này. Kết quả là nhà thầu hoàn toàn vắng mặt trong khâu định hình giá gói thầu, nhường quyền dẫn dắt cuộc chơi cho các đối thủ khác.

Kịch bản 2: Tự đưa mình vào giá gói thầu bất hợp lý

Kịch bản này xảy ra khi nhà thầu tiếp cận khâu khảo sát giá với tư duy "báo rẻ để hỗ trợ Chủ đầu tư":

• Diễn biến: Để giúp Chủ đầu tư dễ dàng trình duyệt dự toán hoặc nhằm "giữ mối" quan hệ, nhà thầu đưa ra mức báo giá rất thấp nhưng không kèm theo các điều kiện biên như thời hạn hiệu lực của giá, khối lượng tối thiểu, hay điều kiện giao hàng hay thanh toán.

• Hệ quả: Báo giá này không bị loại trừ mà được đưa trực tiếp vào tính giá trung bình, vô tình kéo giá gói thầu xuống mức "đáy" của thị trường.

• Tác động: Đến khi E-HSMT chính thức phát hành trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia e-GP, giá gói thầu bị bóp nghẹt đến mức triệt tiêu hoàn toàn biên lợi nhuận. Chính nhà thầu nộp báo giá ban đầu cũng rơi vào thế lưỡng khó: Nộp hồ sơ dự thầu thì cầm chắc phần lỗ, mà bỏ không tham gia thì mất toàn bộ chi phí và công sức theo đuổi dự án từ đầu.

4. Các rủi ro pháp lý và kinh nghiệm giải trình với thanh tra/kiểm toán khi áp dụng quy tắc loại trừ báo giá 30%

Việc áp dụng quyền loại trừ báo giá chênh lệch trên 30% mang lại sự chủ động cho Chủ đầu tư và Nhà thầu, nhưng nếu thực hiện không khéo léo hoặc thiếu căn cứ chứng minh sẽ rất dễ bị cơ quan Thanh tra, Kiểm toán quy kết các lỗi như: loại trừ tùy tiện, thông đồng dìm giá/đẩy giá, hoặc làm thất thoát ngân sách/chi phí đầu tư.

Để bảo vệ kết quả xác định giá trung bình trước các đoàn kiểm tra, Chủ đầu tư và Nhà thầu cần tuân thủ 04 nguyên tắc giải trình cốt lõi sau:

Nguyên tắc 1: Giải trình rõ nguyên nhân loại trừ báo giá thấp (< 30%)

Khi loại bỏ một báo giá thấp để chọn mức giá trung bình cao hơn, cơ quan kiểm toán sẽ tập trung xoáy sâu vào lý do "tại sao giá rẻ lại không dùng". Hồ sơ giải trình cần chứng minh báo giá thấp đó không đảm bảo điều kiện thực hiện gói thầu thông qua các bằng chứng:

• Lỗi phạm vi : Báo giá chưa bao gồm đầy đủ các yếu tố, ví dụ: thuế VAT, phí vận chuyển, chi phí lắp đặt, thử nghiệm hoặc chi phí bảo hành.

• Lỗi tiêu chuẩn: Sản phẩm báo giá có thông số kỹ thuật thấp hơn, xuất xứ từ quốc gia/nhà sản xuất không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.

• Rủi ro thực hiện: Nhà cung cấp không có cam kết giữ giá, không cung cấp được Giấy ủy quyền bán hàng (Authorization Letter) hoặc có lịch sử vi phạm tiến độ/chất lượng ở các dự án khác.

Nguyên tắc 2: Bảo vệ việc giữ lại báo giá thấp (< 30%)

Nếu Chủ đầu tư/Nhà thầu quyết định GIỮ LẠI báo giá thấp hơn 30% để giảm chi phí, cần chuẩn bị bộ hồ sơ giải trình gồm:

• Văn bản giải trình từ Nhà cung cấp chứng minh nguồn gốc giá rẻ (xả hàng tồn kho chính hãng, chiết khấu đại lý cấp 1, tối ưu vận chuyển...).

• Biên bản đánh giá kỹ thuật khẳng định 100% hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu.

• Văn bản cam kết chịu trách nhiệm của Ban QLDA/Tổ chuyên gia về tính khả thi của báo giá này.

Nguyên tắc 3: Chứng minh tính khách quan khi loại bỏ báo giá cao (> 30%)

• Cung cấp dữ liệu lịch sử trúng thầu của các dự án tương tự trong vòng 6–12 tháng để làm bằng chứng đối ứng rằng báo giá cao bị loại trừ là hoàn toàn xa rời mặt bằng giá thị trường.

• Chứng minh việc loại bỏ báo giá cao giúp đưa giá trị dự toán/gói thầu về đúng giá trị thực, tránh gây thất thoát ngân sách dự án.

Nguyên tắc 4: Hoàn thiện "Bộ hồ sơ bảo vệ" (Audit-proof Dossier)

Khi giải trình với Thanh tra/Kiểm toán, cần lưu trữ các tài liệu liên quan khi xây dựng giá gói thầu thông qua báo giá. Mặc dùng hiện nay việc lấy báo giá thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia khá đơn giản và được lưu trữ điện tử. Tuy nhiên, về mặt lâu dài các bên cần lưu trữ tài liệu này cho đến khi các cuộc thanh tra dự án khép lại và lưu trữ cùng thời hạn với lưu trữ các tài liệu gói thầu theo quy định.

Lưu ý: Việc chủ đầu tư thực hiện lấy báo giá là cơ sở xây dựng giá gói thầu, nhưng không phải là cách duy nhất phải áp dụng để xây dựng giá gói thầu/dự toán gói thầu. Nhà thầu chào giá theo yêu cầu báo giá cũng không đồng nghĩa là nhà thầu sẽ được lựa chọn nếu giá thấp nhất như một số nhà thầu đang quan niệm. Chỉ khi chủ đầu tư phát hành thông báo mời thầu (hoặc mời chào giá cạnh tranh) và nhà thầu tiến hành tham dự thầu (hoặc chào giá với hình thức chào giá trực tuyến) và có kết quả lựa chọn nhà thầu thì mới là cơ sở để thực hiện hợp đồng.

Trường hợp cần hỗ trợ tra cứu, theo dõi thông tin đấu thầu, đăng ký sử dụng các gói phần mềm của DauThau.info hoặc cần tư vấn về các tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: support.dauthau.net
• Zalo OA DauThau.info: zalo.me/710508638087188690 
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Kênh chat: m.me/dauthau.info 
• Group Hỗ trợ nhà thầu: fb.com/groups/nhathaumuasamcong