Nghệ thuật kiến nghị trên Mua sắm công mà không "đốt cháy" mối quan hệ

Cái bẫy "ngậm đắng nuốt cay" của nhà thầu Việt

Trong thị trường đấu thầu mua sắm công, một hiện tượng tâm lý kinh điển vẫn đang âm thầm diễn ra tại hàng ngàn doanh nghiệp tham gia đấu thầu thầu đó là hơn 80% nhà thầu chọn giải pháp im lặng và "rút lui trong trật tự" khi phát hiện Hồ sơ mời thầu (E-HSMT) có dấu hiệu bất hợp lý hoặc nhận được thông báo bị loại (E-HSDT) chưa thỏa đáng.

Nguồn gốc của sự im lặng này xuất phát từ một nỗi sợ hãi mang tính cố hữu: Nỗi sợ bị đưa vào "Danh sách đen" (Blacklist) ngầm. Các lãnh đạo nhà thầu thường lo ngại rằng việc cất tiếng nói, gửi văn bản làm rõ hay khiếu nại kết quả sẽ bị coi là hành vi "phá bĩnh", "gây chuyện" hoặc đối đầu trực diện với Chủ đầu tư/Bên mời thầu. Họ sợ rằng một lá đơn kiến nghị ngày hôm nay có thể đánh đổi bằng việc bị "gạt tên" khỏi toàn bộ các dự án tương lai của Chủ đầu tư đó, thậm chí bị lan truyền hình ảnh xấu trong cộng đồng các bên giao thầu. Kết quả là, nhà thầu chấp nhận chịu thiệt thòi, mất chi phí công sức làm thầu, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và ngậm ngùi nhường sân chơi lại cho các đối thủ khác.

Khi doanh nghiệp của bạn thực hiện quyền kiến nghị dựa trên dữ liệu kỹ thuật chuẩn xác, đối chiếu quy định pháp luật rành mạch và văn phong cầu thị, bạn không những không "đốt cháy" mối quan hệ, mà còn gửi đi một thông điệp mạnh mẽ đến thị trường: Đây là một nhà thầu am hiểu luật chơi, sở hữu năng lực thực sự và sẵn sàng bảo vệ sự chuyên nghiệp của mình bằng tri thức. Thay vì "ngậm đắng nuốt cay", Ban lãnh đạo nhà thầu cần trang bị cho đội ngũ của mình một "Nghệ thuật kiến nghị" bài bản, nơi quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp được bảo vệ tuyệt đối mà vị thế uy tín đối với Chủ đầu tư vẫn được giữ vững.

Lưu ý: Trong bài viết cụm từ “Kiến nghị” có đôi chỗ được dùng chung cho cả tình huống yêu cầu làm rõ lẫn kiến nghị để phù hợp với ngữ văn.

2 nhóm tình huống nhà thầu thường gặp bất lợi khi đấu thầu

Để việc kiến nghị đạt hiệu quả cao nhất mà không sa vào tranh cãi cảm tính, người làm thầu cần chỉ rõ cho chủ doanh nghiệp rủi ro nằm ở đâu? Trong thực tế đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia e-GP, các bất lợi bất hợp lý thường xuất hiện ở 2 thời điểm then chốt:

1. Bất lợi ở giai đoạn E-HSMT (Trước thời điểm đóng thầu)

Đây là giai đoạn Hồ sơ mời thầu mới được đăng tải công khai trên Hệ thống e-GP. Các “điểm nghẽn” ở khâu này thường mang tính "chuẩn hóa quá mức" hoặc hạn chế sự tham gia rộng rãi của các nhà thầu có năng lực:

• Tiêu chí kỹ thuật "đo ni đóng giày": E-HSMT đưa ra các thông số kỹ thuật chi tiết mang tính đặc thù của một nhãn hiệu, mã hiệu sản phẩm hoặc công nghệ cụ thể mà không kèm theo cụm từ "hoặc tương đương", vô tình giới hạn sự tham gia của các giải pháp kỹ thuật có tính năng tương tự.

• Yêu cầu vượt cấp về năng lực & kinh nghiệm: E-HSMT quy định số lượng hợp đồng tương tự, doanh thu tài chính hoặc các giấy phép, chứng chỉ hành nghề vượt quá quy mô và tính chất phức tạp của gói thầu, trái với các quy trong mẫu hồ sơ mời thầu do Bộ Tài chính ban hành.

• Yếu tố khác: Việc đăng tải E-HSMT vào sát các ngày nghỉ lễ hoặc cấu trúc file hồ sơ bị lỗi kỹ thuật trên hệ thống khiến nhà thầu không đủ thời gian tiếp cận và lập E-HSDT một cách hoàn chỉnh.

2. Bất lợi ở giai đoạn Đánh giá E-HSDT & Kết quả lựa chọn nhà thầu (Sau đóng thầu)

Giai đoạn này xảy ra khi E-HSDT đã được mở và Bên mời thầu/Chủ đầu tư tiến hành đánh giá, chấm điểm để lựa chọn nhà thầu trúng thầu:

• Đánh giá sót hoặc hiểu sai tài liệu kỹ thuật: Bên mời thầu hoặc đơn vị tư vấn chấm thầu chưa hiểu hết bản chất của giải pháp công nghệ/thiết bị mới mà nhà thầu đề xuất, dẫn đến việc vội vã kết luận "không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật".

• Bỏ qua quy trình “Yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu”: Theo quy định, đối với các sai sót nhỏ, thông tin chưa rõ ràng hoặc thiếu tài liệu chứng minh năng lực (như chứng chỉ, hợp đồng tương tự), kinh nghiệm (Báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự), Bên mời thầu phải gửi yêu cầu làm rõ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để nhà thầu bổ sung, làm rõ. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, nhà thầu bị loại thẳng tay mà không có cơ hội giải trình.

• Bất bình đẳng trong tiêu chuẩn đánh giá: Nhà thầu vô tình phát hiện đơn vị trúng thầu có các dấu hiệu thiếu hụt về năng lực tài chính, nhân sự bị trùng lặp hoặc tài liệu kỹ thuật không đáp ứng đúng E-HSMT nhưng vẫn được phê duyệt trúng thầu.

4 Nguyên tắc vàng trong "Nghệ thuật kiến nghị" văn minh & sắc bén

Để việc kiến nghị không bị biến thành một cuộc tranh cãi căng thẳng hay làm sứt mạn mối quan hệ đối tác, nhà thầu cần định hình và áp dụng nghiêm ngặt 4 nguyên tắc ứng xử pháp lý sau:

1. Nguyên tắc 1: Tách biệt giữa Con người và Dữ liệu" 

Sai lầm lớn nhất của các nhà thầu khi viết văn bản kiến nghị là đưa cảm xúc cá nhân, thái độ bức xúc hoặc ngôn ngữ mang tính quy chụp vào văn bản.

• Loại bỏ hoàn toàn từ ngữ cảm tính: Tuyệt đối không dùng các cụm từ như "Bên mời thầu cố tình cài cắm", "có dấu hiệu thiếu minh bạch", hay "đánh giá bất công". Những từ ngữ này lập tức dựng lên hàng rào phòng thủ và gây phản cảm cho người đọc.

• Dẫn chứng bằng bảng so sánh và dẫn chiếu pháp lý: Lập bảng đối chiếu 3 cột: [Tiêu chí trong HSMT] vs [Quy định pháp luật/Mẫu HSMT chuẩn của Bộ TC] vs [Đề xuất/Chứng minh của Nhà thầu]. Hãy để các con số, tiêu chuẩn kỹ thuật và các Điều/Khoản luật tự lên tiếng.

2. Nguyên tắc 2: Tận dụng tối đa Cơ chế “Yêu cầu làm rõ” trước khi "Kiến nghị"

Đa số các gói thầu phát sinh các vấn đề thường bắt nguồn từ E-HSMT có vấn đề. Do đó, nếu theo đuổi gói thầu có tính chiến lược dài hơi, ngay từ khâu tham dự cần phải bám sát hồ sơ, nên khéo léo sử dụng công cụ "Yêu cầu làm rõ E-HSMT" trên Hệ thống e-GP như một bước đệm chuẩn bị cho bước tiếp theo nếu chủ đầu tư “cứng đầu”. Sau cuộc mở thầu, nếu khép lại E-HSMT không được giải toả những ý kiến đề nghị làm rõ, hay chuẩn bị cho giai đoạn kiến nghị sau này nếu thấy mình bị loại mà không tâm phục khẩu phục.

• Tạo "đường lùi" cho Bên mời thầu/Chủ đầu tư: Thay vì khẳng định E-HSMT sai, hãy đặt câu hỏi dưới dạng đề nghị làm rõ: "Nhà thầu hiểu rằng tiêu chuẩn X có thể được thay thế bằng tiêu chuẩn Y tương đương theo quy định tại Thông tư Z. Kính đề nghị Bên mời thầu xác nhận để tạo điều kiện cho các nhà thầu có giải pháp kỹ thuật tối ưu tham dự?"

• Đặt Bên mời thầu/Chủ đầu tư vào thế chủ động sửa đổi: Cách đặt vấn đề cầu thị này giúp Bên mời thầu/Chủ đầu tư dễ dàng điều chỉnh, sửa đổi E-HSMT trên Hệ thống mà không cảm thấy bị "ép" hay tổn hại uy tín chuyên môn.

3. Nguyên tắc 3: Tuân thủ tuyệt đối "Thời gian" và “Đúng địa chỉ”

Nhiều kiến nghị chính đáng của nhà thầu bị bác bỏ đơn giản vì... hết thời hiệu hoặc gửi sai cơ quan thẩm quyền.

• Thao tác 100% trên Hệ thống e-GP: Không gửi đơn giấy lòng vòng, việc gửi kiến nghị trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia e-GP giúp ghi nhận thời gian chính xác đến từng giây, tạo ra dấu vết pháp lý không thể đảo ngược.

• Nắm chắc các mốc thời gian "vàng" theo Luật Đấu thầu:

  • Kiến nghị E-HSMT: Phải gửi lên e-GP tối thiểu 03-05 ngày làm việc trước thời điểm đóng thầu.

  • Kiến nghị Kết quả lựa chọn nhà thầu: Phải gửi trong vòng 10 ngày kể từ ngày đăng tải thông báo kết quả trên e-GP.

4. Nguyên tắc 4: Kết hợp kiến nghị và đề xuất giải pháp tối ưu

Một văn bản kiến nghị xuất sắc không chỉ chỉ ra điểm chưa hợp lý, mà còn mang đến giải pháp có lợi cho sự thành công chung của dự án/gói thầu.

• Đóng góp giá trị cho Chủ đầu tư: Khi kiến nghị điều chỉnh một thông số kỹ thuật quá hẹp, nhà thầu nên phân tích rõ: "Nếu mở rộng tiêu chuẩn này, Chủ đầu tư sẽ tăng thêm tính cạnh tranh, giúp tiết kiệm ngân sách khoảng… (chỉ ra con số) mà vẫn đảm bảo chất lượng vận hành."

• Xác lập vị thế chuyên gia: Bằng cách này, nhà thầu không còn là "kẻ đi kiện", mà trở thành một cố vấn kỹ thuật có tâm và có tầm, gia tăng sự coi trọng của Chủ đầu tư đối với năng lực của doanh nghiệp.

Quy trình 4 bước thực thi kiến nghị chuẩn hóa

Để biến "Nghệ thuật kiến nghị" thành năng lực vận hành thực tế, Nhà thầu cần chuẩn hóa quy trình xử lý nội bộ gồm 4 bước mạch lạc. Quy trình này giúp bộ phận đấu thầu phản ứng nhanh, chính xác và không bỏ lỡ các thời điểm vàng về mặt pháp lý trên mua sắm công:

Bước 1: Rà soát & lập bảng đối chiếu Pháp lý - Kỹ thuật

Ngay khi phát hiện bất hợp lý trong E-HSMT hoặc Thông báo kết quả, Phòng Đấu thầu phối hợp với bộ phận Pháp chế lập Bảng đối chiếu 3 cột:

Lưu ý: Nếu không có dẫn chiếu luật hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật tương đương đi kèm, văn bản sẽ bị coi là khiếu nại cảm tính và bị bác bỏ ngay lập tức.

Bước 2: Tạo dấu vết pháp lý chính thức trên Hệ thống e-GP

Thực hiện gửi văn bản qua cổng thông tin e-GP dưới 2 hình thức tùy thuộc vào giai đoạn:

• Trước đóng thầu: Gửi yêu cầu làm rõ E-HSMT. Đính kèm file Bảng đối chiếu kỹ thuật đã chuẩn hóa ở Bước 1.

• Sau khi có kết quả đánh giá: Đăng tải “Văn bản Kiến nghị kết quả lựa chọn nhà thầu”.

Bước 3: Đối thoại chuyên môn song song 

Song song với việc thực hiện trên Hệ thống, nếu có thể thì Nhà thầu chủ động đăng ký một buổi làm việc/đối thoại kỹ thuật chính thức với Bên mời thầu/Chủ đầu tư hoặc đơn vị Tư vấn chấm thầu. Mục tiêu là giải thích rõ ràng phương án kỹ thuật/tài chính dưới góc độ chia sẻ giải pháp, giúp Bên mời thầu/Chủ đầu tư hiểu đúng năng lực của nhà thầu mà không cảm thấy bị áp lực "thanh tra/kiểm tra".

Bước 4: Kích hoạt cơ chế Hội đồng tư vấn (khi không nhận được phản hồi thỏa đáng)

Trong trường hợp Bên mời thầu/Chủ đầu tư không trả lời đúng hạn hoặc đưa ra văn bản trả lời không thoả đáng:

1. Gửi văn bản chuyển cấp: Đệ trình kiến nghị lên Người có thẩm quyền (Chủ đầu tư cấp trên, Sở Tài chính, hoặc Bộ quản lý ngành).

2. Hồ sơ gửi kèm: Bản sao yêu cầu Văn bản đề nghị làm rõ E-HSMT/Kiến nghị đã nộp trên e-GP, Bảng đối chiếu kỹ thuật, và Văn bản trả lời (nếu có) của Bên mời thầu/Chủ đầu tư.

3. Kích hoạt Hội đồng tư vấn: Yêu cầu Hội đồng tư vấn giải quyết kiến nghị theo đúng quy định của Luật Đấu thầu để đảm bảo tính độc lập và khách quan.

Đấu thầu qua mạng (e-GP) đã đưa mọi hành vi và dữ liệu ra ánh sáng. Một nhà thầu bản lĩnh trong thời đại mới không phải là nhà thầu "âm thầm chịu đựng" hay "đi cửa sau" để giải quyết vướng mắc. Bản lĩnh của nhà thầu nằm ở sự am hiểu luật chơi, tác phong chuyên nghiệp và sự kiên quyết bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình bằng tri thức và pháp luật. Khi bạn kiến nghị một cách văn minh, đúng luật và giàu tính xây dựng, bạn không chỉ đòi lại sự công bằng cho gói thầu hiện tại, mà còn xác lập một vị thế thương hiệu uy tín, chuẩn mực.

Trường hợp cần hỗ trợ tra cứu, theo dõi thông tin đấu thầu, đăng ký sử dụng các gói phần mềm của DauThau.info hoặc cần tư vấn về các tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: support.dauthau.net
• Zalo OA DauThau.info: zalo.me/710508638087188690 
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Kênh chat: m.me/dauthau.info 
• Group Hỗ trợ nhà thầu: fb.com/groups/nhathaumuasamcong