Hướng dẫn phát hành hồ sơ yêu cầu và nộp hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu thông thường

1. Căn cứ thực hiện chỉ định thầu thông thường

Quy trình chỉ định thầu thông thường được quy định tại khoản 3 Điều 79 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 349/2026/NĐ-CP. Theo quy định này, quy trình chỉ định thầu thông thường gồm các công việc chính như: lập và phát hành hồ sơ yêu cầu; nhà thầu chuẩn bị, nộp hồ sơ đề xuất; đánh giá hồ sơ đề xuất; phê duyệt, công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng.

Đáng chú ý, sau khi Nghị định 349/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 09/09/2026, việc phát hành hồ sơ yêu cầu và nộp hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu thông thường được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định mới.

2. Video hướng dẫn phát hành hồ sơ yêu cầu và nộp hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu thông thường

Video dưới đây sẽ hướng dẫn chủ đầu tư phát hành hồ sơ yêu cầu và nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Bạn có thể xem video hoặc theo dõi hướng dẫn chi tiết ngay bên dưới. 

3. Các nghiệp vụ chính của chỉ định thầu thông thường trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, quá trình thực hiện chỉ định thầu thông thường gồm một số nghiệp vụ chính như sau:

1. Chủ đầu tư đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
2. Chủ đầu tư phát hành, làm rõ, sửa đổi hồ sơ yêu cầu.
3. Nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất.
4. Chủ đầu tư mở hồ sơ đề xuất.
5. Chủ đầu tư đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu.
6. Chủ đầu tư quản lý thực hiện hợp đồng.

Trong phạm vi bài viết này, DauThau.info tập trung hướng dẫn 02 nghiệp vụ: (1) chủ đầu tư phát hành hồ sơ yêu cầu và (2) nhà thầu lập, nộp hồ sơ đề xuất trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Ảnh 1: Các nghiệp vụ chính của chỉ định thầu thông thường

4. Hướng dẫn phát hành hồ sơ yêu cầu

Để phát hành hồ sơ yêu cầu, chủ đầu tư thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập chức năng phát hành hồ sơ yêu cầu

Truy cập Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và đăng nhập với vai trò Chủ đầu tư.

Lần lượt chọn:

Nghiệp vụ đấu thầu → Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu theo Luật Đấu thầu → Chuẩn bị và tổ chức lựa chọn nhà thầu → Tổ chức lựa chọn nhà thầu → Phát hành hồ sơ yêu cầu → Tạo mới.

Ảnh 2: Màn hình truy cập chức năng Phát hành hồ sơ yêu cầu

Bước 2: Chọn gói thầu

Tại màn hình nhập hồ sơ yêu cầu, chọn Tìm kiếm gói thầu được phân công.

Hệ thống hiển thị danh sách các gói thầu đáp ứng điều kiện phát hành hồ sơ yêu cầu. Nhập một hoặc nhiều tham số tìm kiếm → chọn Tìm kiếm → lựa chọn gói thầu cần lập hồ sơ yêu cầu.

Ảnh 3: Màn hình tìm kiếm và lựa chọn gói thầu

Sau khi lựa chọn, Hệ thống tự động trích xuất thông tin gói thầu từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Chủ đầu tư kiểm tra lại các thông tin trước khi tiếp tục.

Bước 3: Nhập thông tin dự thầu và lựa chọn nhà thầu được chỉ định

Chủ đầu tư nhập các thông tin dự thầu, gồm:

• Thời điểm đóng thầu;
• Thời điểm mở thầu;
• Hiệu lực hồ sơ đề xuất.

Tại mục Nhà thầu được chỉ định, chọn Tìm kiếm nhà thầu, nhập mã định danh hoặc tên nhà thầu → chọn Tìm kiếm → lựa chọn nhà thầu → Xác nhận.

Ảnh 4: Nhập thông tin dự thầu và lựa chọn nhà thầu được chỉ định

Sau khi hoàn thành, chọn Lưu. Hệ thống thông báo tạo mới hồ sơ yêu cầu thành công. Chọn Lập hồ sơ để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Đính kèm hồ sơ yêu cầu

Chủ đầu tư thực hiện đính kèm hồ sơ yêu cầu và các tài liệu khác nếu có.

Ảnh 5: Màn hình đính kèm hồ sơ yêu cầu

Sau khi hoàn thành việc đính kèm file, chọn Lưu → Tiếp tục.

Lưu ý: Theo hướng dẫn/giới hạn hiện tại của Hệ thống,. dung lượng tối đa của mỗi tệp tin là 300 MB.

Bước 5: Phát hành hồ sơ yêu cầu

Tại bước phát hành hồ sơ yêu cầu, nhập thông tin phê duyệt hồ sơ yêu cầu → chọn Lưu.

Sau khi Hệ thống thông báo cập nhật hồ sơ yêu cầu thành công, chọn Phát hành hồ sơ.

Ảnh 6: Màn hình nhập thông tin phê duyệt và phát hành hồ sơ yêu cầu

Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận phát hành hồ sơ yêu cầu, chọn Có để tiếp tục.

Nhập mã PIN chứng thư số → chọn Đăng nhập để hoàn thành việc phát hành.

Khi phát hành thành công, nhà thầu được chỉ định sẽ nhận được thông báo, có thể xem hồ sơ yêu cầu và thực hiện nộp hồ sơ đề xuất trên Hệ thống.

5. Hướng dẫn nộp hồ sơ đề xuất

Nhà thầu truy cập Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, đăng nhập với vai trò Nhà thầu và chọn Nghiệp vụ đấu thầu.

Nhà thầu có thể tạo hồ sơ đề xuất theo một trong 02 cách dưới đây:

Bước 1: Tạo hồ sơ đề xuất

Bước này có thể thực hiện theo 2 cách:

Cách 1: Từ danh sách hồ sơ yêu cầu được chỉ định

Lần lượt chọn:

Tham dự thầu → Xem/Tham dự hồ sơ yêu cầu được chỉ định thầu.

Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ yêu cầu mà nhà thầu được chỉ định. Nhà thầu có thể tìm kiếm theo mã thông báo, tên gói thầu hoặc sử dụng chức năng Tìm kiếm nâng cao.

Chọn hồ sơ yêu cầu cần lập hồ sơ đề xuất → kiểm tra thông tin → chọn Tiếp theo.

Ảnh 7: Danh sách hồ sơ yêu cầu nhà thầu được chỉ định

Cách 2: Tạo mới từ chức năng quản lý hồ sơ

Lần lượt chọn:

Tham dự thầu → Quản lý hồ sơ dự thầu/hồ sơ dự sơ tuyển/hồ sơ quan tâm/hồ sơ đề xuất → Tạo mới → Hồ sơ đề xuất.

Nhập mã thông báo hoặc sử dụng chức năng Tìm kiếm nâng cao → chọn Tiếp theo.

Ảnh 8: Màn hình tạo mới hồ sơ đề xuất

Bước 2: Lựa chọn tư cách tham dự thầu

Nhà thầu lựa chọn một trong hai tư cách:

• Nhà thầu độc lập;
• Nhà thầu liên danh.

Trường hợp tham dự với tư cách nhà thầu liên danh, chọn Bắt đầu tạo liên danh để thực hiện.

Lưu ý: Theo chức năng hiện tại trên Hệ thống, nhà thầu chỉ có thể tạo liên danh với các nhà thầu nằm trong danh sách được chủ đầu tư gửi hồ sơ yêu cầu.

Sau khi hoàn tất, chọn Tiếp theo.

Ảnh 9: Lựa chọn tư cách tham dự thầu

Bước 3: Lập hồ sơ đề xuất

Tại bước lập hồ sơ đề xuất, chọn Lưu để nhập thông tin các biểu mẫu.

Tại mục đính kèm nội dung hồ sơ đề xuất, chọn Thêm dòng → nhập tên tài liệu → đính kèm file → Lưu.

Thực hiện tương tự đối với mục tài liệu đính kèm.

*** Nhà thầu kiểm tra và kê khai đầy đủ các biểu mẫu theo hồ sơ yêu cầu, đồng thời đính kèm các tài liệu chứng minh theo yêu cầu của gói thầu. Trước khi chuyển sang bước nộp hồ sơ, cần rà soát nội dung kê khai và các tài liệu đã tải lên.

Ảnh 10: Màn hình lập hồ sơ đề xuất

Mỗi mục có thể đính kèm tối đa 05 tệp tin. Dung lượng mỗi file không quá 300 MB và cần đáp ứng yêu cầu về định dạng của Hệ thống.

Bước 4: Nộp hồ sơ đề xuất

Sau khi hoàn thành các biểu mẫu và tài liệu đính kèm, kiểm tra lại thông tin → chọn Lưu và nộp hồ sơ.

Trước khi thực hiện nộp hồ sơ, nhà thầu nên kiểm tra các điều kiện kỹ thuật cần thiết, bao gồm:

• Đã cài đặt và bật ứng dụng Agent phiên bản mới nhất;
• Đã đăng ký và kết nối thành công chứng thư số;
• Đường truyền Internet ổn định.

Nhà thầu nên thực hiện nộp hồ sơ sớm để có thời gian xử lý trong trường hợp phát sinh lỗi kỹ thuật hoặc sự cố gần thời điểm đóng thầu.

Ảnh 11: Màn hình Lưu và nộp hồ sơ

Hệ thống hiển thị màn hình xác nhận mã PIN → nhập mã PIN chứng thư số → chọn Đăng nhập.

Hệ thống tiến hành mã hóa và gửi hồ sơ đề xuất. Khi hoàn tất, màn hình sẽ hiển thị thông báo Gửi hồ sơ đề xuất thành công.

Bước 5: Kiểm tra hồ sơ đề xuất đã nộp

Sau khi nộp thành công, nhà thầu có thể xem lại hồ sơ đề xuất đã nộp tại màn hình quản lý hồ sơ bằng cách chọn biểu tượng hình con mắt.

Ảnh 12: Xem lại hồ sơ đề xuất đã nộp

Trường hợp cần điều chỉnh hồ sơ đã nộp, trước thời điểm đóng thầu nhà thầu có thể thực hiện rút hồ sơ đề xuất và nộp lại hồ sơ trên Hệ thống. Nhà thầu cần hoàn tất việc nộp lại trước thời điểm đóng thầu.

Ảnh 13: Màn hình Xác nhận rút thầu

6. Một số lưu ý khi phát hành hồ sơ yêu cầu và nộp hồ sơ đề xuất

Trong quá trình phát hành hồ sơ yêu cầu (HSYC) và nộp hồ sơ đề xuất (HSĐX) trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, chủ đầu tư và nhà thầu cần lưu ý:

• Đối với chủ đầu tư: Kiểm tra kỹ thông tin gói thầu, thời điểm đóng/mở thầu và đúng nhà thầu được chỉ định trước khi phát hành HSYC; đồng thời kiểm tra đầy đủ các tài liệu đính kèm.
• Đối với nhà thầu: Đọc kỹ HSYC, lựa chọn đúng tư cách tham dự thầu, kê khai đầy đủ thông tin và kiểm tra các tài liệu đính kèm trước khi nộp HSĐX.
• Về điều kiện kỹ thuật: Trước khi phát hành hoặc nộp hồ sơ, cần kiểm tra chứng thư số, ứng dụng Agent và đường truyền Internet để hạn chế lỗi trong quá trình thao tác.
• Về thời điểm nộp HSĐX: Nhà thầu nên nộp hồ sơ sớm, không nên chờ sát thời điểm đóng thầu. Trường hợp rút HSĐX để điều chỉnh, cần hoàn tất việc nộp lại trước thời điểm đóng thầu.

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn phát hành hồ sơ yêu cầu dành cho chủ đầu tư và lập, nộp hồ sơ đề xuất dành cho nhà thầu trong quy trình chỉ định thầu thông thường trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Khi thực hiện, người dùng cần kiểm tra kỹ thông tin gói thầu, tài liệu đính kèm và các điều kiện kỹ thuật trước khi xác nhận phát hành hoặc nộp hồ sơ.

DauThau.info sẽ tiếp tục cập nhật các video và bài viết hướng dẫn thao tác trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Bạn có thể tham khảo thêm:

• Hướng dẫn gửi dự thảo hợp đồng chỉ định thầu rút gọn trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia 
• Hướng dẫn lấy báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Trong quá trình thực hiện, nếu có bất kỳ vấn đề nào thắc mắc, bạn có thể liên hệ với DauThau.info để được hỗ trợ.

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net 
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690 
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected] 
• Kênh chat: m.me/dauthau.info 
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong