Khi nào doanh nghiệp nên tự động hóa việc theo dõi thị trường đấu thầu?

Những khó khăn khi theo dõi thủ công

Tự tìm kiếm thông tin không khó, nhất là khi doanh nghiệp chỉ quan tâm đến một vài sản phẩm hoặc gói thầu. Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp muốn theo dõi thị trường thường xuyên và coi đấu thầu là một kênh tìm kiếm khách hàng, cơ hội kinh doanh lâu dài.

Quá nhiều loại thông tin  cần theo dõi

Cơ hội đấu thầu không chỉ nằm ở thông báo mời thầu (TBMT). Doanh nghiệp còn phải quan tâm đến kế hoạch lựa chọn nhà thầu (KHLCNT), kết quả lựa chọn nhà thầu (KQLCNT) và nhiều dữ liệu liên quan đến chủ đầu tư, nhà thầu.

Chỉ riêng tháng 8/2026, thị trường đã ghi nhận 52.578 KHLCNT và 14.318 TBMT, tương đương trung bình khoảng 1.696 KHLCNT và 462 TBMT mỗi ngày.

Với lượng thông tin như vậy, doanh nghiệp khó có thể đọc và kiểm tra từng thông tin bằng phương pháp thủ công. Chưa kể cùng một sản phẩm có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau. Tìm thiếu từ khóa hoặc đặt phạm vi tìm kiếm quá hẹp cũng có thể khiến doanh nghiệp không nhìn thấy những cơ hội thực tế đang có trên thị trường.

Tham khảo bài viết: Dữ liệu nào giúp doanh nghiệp tìm đúng khách hàng và cơ hội trong Mua sắm công?

Mất thời gian tìm kiếm và kiểm tra lặp lại

Theo dõi thủ công đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện nhiều thao tác lặp lại như nhập từ khóa, điều chỉnh bộ lọc, mở từng kết quả và sàng lọc thông tin phù hợp. Khi cần theo dõi nhiều sản phẩm, lĩnh vực, địa bàn hoặc chủ đầu tư cùng lúc, khối lượng công việc càng tăng.

Không ít thông tin sau khi kiểm tra có thể không phù hợp hoặc đã từng được xem trước đó, nhưng người phụ trách vẫn phải dành thời gian rà soát. Nếu thực hiện thường xuyên, công việc này có thể chiếm đáng kể thời gian của nhân sự, trong khi họ còn phải xử lý nhiều nhiệm vụ khác.

Dễ bỏ sót hoặc phát hiện cơ hội quá muộn

Một hạn chế khác của việc theo dõi thủ công là doanh nghiệp khó bảo đảm mọi thông tin đáng quan tâm đều được phát hiện kịp thời. Chỉ cần thiếu một từ khóa, đặt phạm vi tìm kiếm chưa phù hợp hoặc bỏ qua một nguồn dữ liệu, cơ hội tiềm năng có thể không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.

Đặc biệt, nếu chỉ tập trung vào TBMT, doanh nghiệp có thể bỏ qua những tín hiệu về nhu cầu mua sắm đã xuất hiện từ KHLCNT và chỉ biết đến cơ hội khi gói thầu đã bước sang giai đoạn mời thầu.

Ngay cả khi đã tìm thấy gói thầu, doanh nghiệp vẫn cần đánh giá mức độ phù hợp với năng lực, yêu cầu của từng gói thầu và bối cảnh cạnh tranh trước khi quyết định dành nguồn lực theo đuổi. Vì vậy, thách thức không chỉ là tìm thấy cơ hội, mà còn là phát hiện đúng thời điểm và xác định đúng cơ hội đáng theo đuổi.

Xem thêm bài viết: Doanh nghiệp đang bỏ lỡ điều gì giữa hàng chục nghìn thông tin thầu mỗi tháng?

Khi nào doanh nghiệp nên tự động hóa việc theo dõi?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tự động hóa việc theo dõi thông tin đấu thầu ngay từ đầu. Điều này phụ thuộc vào tần suất tìm kiếm, phạm vi dữ liệu cần theo dõi và mức độ quan trọng của đấu thầu trong hoạt động tìm kiếm cơ hội kinh doanh.

Khi nhu cầu còn đơn giản, chẳng hạn doanh nghiệp chỉ thỉnh thoảng kiểm tra một gói thầu, tìm kiếm theo một vài từ khóa hoặc tra cứu thông tin của một đơn vị cụ thể, việc chủ động tìm kiếm theo từng lần vẫn có thể đáp ứng nhu cầu. Ở giai đoạn này, số lượng thông tin cần theo dõi chưa nhiều, tần suất tra cứu thấp nên doanh nghiệp chưa nhất thiết phải thiết lập cơ chế theo dõi tự động.

Nhu cầu tự động hóa bắt đầu rõ hơn khi xuất hiện một trong hai dấu hiệu sau:

Khi công việc tìm kiếm bắt đầu lặp lại

Nhu cầu sẽ thay đổi khi nhân sự phải thực hiện cùng một thao tác tìm kiếm hàng ngày hoặc hàng tuần: nhập lại từ khóa, lựa chọn lĩnh vực, địa bàn, đơn vị cần theo dõi rồi kiểm tra xem có thông tin mới hay không.

Nếu việc này diễn ra thường xuyên, vấn đề không còn nằm ở khả năng “có tìm được thông tin hay không”, mà là “mất bao nhiêu thời gian để liên tục tìm lại những thông tin tương tự”.

Đây là thời điểm doanh nghiệp có thể cân nhắc tự động hóa: thiết lập trước các tiêu chí cần quan tâm và để hệ thống hỗ trợ theo dõi, cập nhật thông tin mới thay vì nhân sự phải lặp lại toàn bộ thao tác tìm kiếm.

Khi lượng dữ liệu vượt khả năng theo dõi thủ công

Khi doanh nghiệp theo dõi đồng thời nhiều sản phẩm, từ khóa, lĩnh vực, địa bàn hoặc nhóm khách hàng, khối lượng dữ liệu cần xử lý sẽ tăng nhanh. Một sản phẩm cũng có thể được mô tả bằng nhiều tên gọi khác nhau, khiến việc tìm kiếm và kiểm tra thủ công ngày càng khó kiểm soát.

Ở giai đoạn này, chỉ tìm kiếm thông tin là chưa đủ. Doanh nghiệp có thể cần bộ lọc để thu hẹp dữ liệu, cảnh báo để cập nhật thông tin mới và công cụ phân tích để hỗ trợ sàng lọc những dữ liệu đáng quan tâm.

Đặc biệt, nếu đấu thầu đã trở thành một kênh tìm kiếm cơ hội kinh doanh thường xuyên, việc tự động hóa không đơn thuần nhằm tiết kiệm thao tác. Quan trọng hơn, nó giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình theo dõi có hệ thống, giảm phụ thuộc vào việc nhân sự phải nhớ tìm kiếm mỗi ngày và hạn chế nguy cơ bỏ sót thông tin.

Doanh nghiệp có thể đối chiếu một số dấu hiệu dưới đây để xác định nhu cầu của mình đang ở giai đoạn nào:

DauThau.info giúp giảm những công việc thủ công nào?

Thay vì dành nhiều thời gian mỗi ngày để tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ của DauThau.info cho từng nhu cầu cụ thể: săn TBMT, phát hiện nhu cầu từ KHLCNT và phân tích chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh.

Phát hiện nhu cầu mua sắm từ sớm

Gói phần mềm VIP2 - Săn kế hoạch lựa chọn nhà thầu, giúp doanh nghiệp nhìn thấy nhu cầu mua sắm sớm hơn, ngay từ giai đoạn KHLCNT.

Thông qua KHLCNT, doanh nghiệp có thể biết những thông tin ban đầu như tên gói thầu, giá gói thầu, thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu... Qua đó phần nào xác định được đơn vị nào đang có nhu cầu, dự kiến mua sắm gì và khi nào có thể tổ chức lựa chọn nhà thầu.

Với VIP2, doanh nghiệp có thể thiết lập bộ lọc để săn và sàng lọc KHLCNT theo lĩnh vực, từ khóa và các tiêu chí quan tâm. Khi có thông tin phù hợp, hệ thống sẽ gửi thông báo qua email.

Nhờ biết nhu cầu từ sớm, doanh nghiệp có thêm thời gian để tìm hiểu chủ đầu tư, kiểm tra khả năng cung ứng, chuẩn bị năng lực và tiếp tục theo dõi khi gói thầu bước sang giai đoạn mời thầu. Đây cũng là lợi thế của VIP2 so với việc chỉ bắt đầu tìm cơ hội khi TBMT đã được phát hành.

Săn tin thầu tự động

Với doanh nghiệp muốn tìm các gói thầu phù hợp để tham dự, VIP1 - Săn thông báo mời thầu giúp giảm đáng kể công việc tìm kiếm thủ công mỗi ngày.

Thay vì liên tục nhập từ khóa và kiểm tra TBMT mới, doanh nghiệp có thể thiết lập bộ lọc theo từ khóa, lĩnh vực và các tiêu chí mình quan tâm. Khi có TBMT đáp ứng các tiêu chí đã thiết lập, hệ thống sẽ tự động sàng lọc và gửi thông tin qua email.

Ví dụ, doanh nghiệp cung cấp thiết bị CNTT có thể theo dõi cùng lúc nhiều từ khóa như “máy tính”, “máy chủ”, “server”, “thiết bị mạng”, “switch”, “thiết bị lưu trữ”... Việc này sẽ thuận tiện hơn nhiều so với phải nhớ và tìm từng từ khóa mỗi ngày.

Các bộ lọc cũng có thể tiếp tục điều chỉnh trong quá trình sử dụng để kết quả ngày càng sát với nhu cầu thực tế. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, hạn chế bỏ sót gói thầu và dành nhiều thời gian hơn để đánh giá những cơ hội thực sự phù hợp.

Phân tích đối thủ, bên mời thầu/ chủ đầu tư

Sau khi tìm thấy cơ hội, doanh nghiệp thường cần trả lời hai câu hỏi: “Mình đang cạnh tranh với ai?” và “Những chủ đầu tư nào thường phát sinh nhu cầu phù hợp?”.

Với VIP3 - Đọc vị đối thủ cạnh tranh, giúp doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu lịch sử để tìm hiểu cả hai phía: các nhà thầu từng tham gia, kết quả dự thầu, lĩnh vực thường hoạt động; đồng thời xem chủ đầu tư từng triển khai những gói thầu nào, thường mua sắm gì, quy mô ra sao và những nhà thầu nào từng trúng thầu.

Ví dụ, doanh nghiệp cung cấp thiết bị văn phòng có thể tìm những chủ đầu tư thường xuyên mua máy tính, máy in, thiết bị liên quan, đồng thời xem những nhà thầu nào thường tham gia các gói này. Từ đó, doanh nghiệp vừa nhận diện khách hàng tiềm năng, vừa hiểu rõ hơn đối thủ cạnh tranh trước khi quyết định theo đuổi cơ hội.

Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ dừng ở việc săn từng gói thầu, mà có thể nhìn rộng hơn về khách hàng, đối thủ và phân khúc thị trường phù hợp với năng lực của mình.

Nếu kết hợp các công cụ với nhau, doanh nghiệp có thể hình dung quy trình khá đơn giản: VIP2 giúp nhận biết nhu cầu từ KHLCNT → VIP1 giúp theo dõi TBMT theo bộ lọc → VIP3 hỗ trợ tìm hiểu đối thủ/chủ đầu tư và bối cảnh cạnh tranh trước khi doanh nghiệp quyết định dành nguồn lực cho một cơ hội.

Lời kết

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự theo dõi thị trường khi mới bắt đầu, đặc biệt khi chỉ quan tâm đến một vài sản phẩm, từ khóa hoặc gói thầu. Tuy nhiên, khi đấu thầu trở thành một kênh tìm kiếm cơ hội kinh doanh thường xuyên, số lượng thông tin cần theo dõi tăng lên và công việc tìm kiếm bắt đầu chiếm nhiều thời gian, việc sử dụng công cụ sẽ đáng cân nhắc hơn.

DauThau.info có thể hỗ trợ từng giai đoạn, từ phát hiện nhu cầu qua KHLCNT, theo dõi TBMT đến phân tích chủ đầu tư và đối thủ. Điều quan trọng không phải doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu công cụ, mà là lựa chọn công cụ phù hợp với phần việc đang tốn thời gian và phục vụ đúng mục tiêu kinh doanh.

Nếu cần tư vấn lựa chọn, đăng ký hoặc sử dụng gói phần mềm phù hợp, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với DauThau.info qua các kênh sau:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong