Lộ trình 30 ngày cho doanh nghiệp mới khai thác thị trường mua sắm công

Trước khi đi vào từng bước cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo infographic dưới đây để hình dung tổng thể lộ trình 30 ngày, từ khảo sát thị trường đến thiết lập hệ thống săn tin.

Tuần 1 - Khảo sát thị trường

Tuần đầu tiên, doanh nghiệp chưa cần vội tìm một gói thầu để tham dự ngay. Việc nên làm trước là dành thời gian tìm hiểu thị trường mình định bước vào thực tế như thế nào, từ sản phẩm, khu vực đến quy mô các gói thầu phù hợp.

Ngày 1 - 2: Xác định sản phẩm, địa bàn và quy mô muốn tập trung

Hãy bắt đầu từ chính sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp. Xác định một vài nhóm sản phẩm thế mạnh, khu vực có khả năng cung ứng và quy mô gói thầu mà doanh nghiệp có thể đáp ứng.

Sau đó, thử nghĩ xem bên mua có thể gọi sản phẩm đó bằng những cách nào. Chẳng hạn, cùng là thiết bị trường học nhưng thông tin đấu thầu có thể sử dụng các cụm như “thiết bị giáo dục”, “thiết bị dạy học”, “thiết bị phòng học”, “thiết bị thí nghiệm”...

Đây sẽ là cơ sở để doanh nghiệp bắt đầu xây dựng bộ từ khóa tìm kiếm.

Xem thêm bài viết: 05 nhóm dữ liệu giúp doanh nghiệp phát hiện cơ hội kinh doanh trong mua sắm công

Ngày 3 - 5: Xây dựng bộ từ khóa và khảo sát dữ liệu thực tế

Khi đã có những từ khóa ban đầu, hãy thử tìm kiếm trên DauThau.info và xem thị trường thực tế ra sao.

Đừng chỉ nhìn những gói đang mời thầu. Doanh nghiệp nên xem cả dữ liệu trước đó để trả lời một số câu hỏi: Một tháng thường xuất hiện bao nhiêu gói tương tự? Địa phương nào ghi nhận nhiều gói liên quan? Giá trị các gói thường khoảng bao nhiêu? Đơn vị nào thường xuyên phát sinh hoạt động mua sắm?

Có những điều chỉ khi nhìn vào dữ liệu doanh nghiệp mới nhận ra. Ví dụ, ban đầu nghĩ thị trường của mình trải đều cả nước nhưng thực tế các gói thầu liên quan lại tập trung nhiều ở một vài khu vực. Hoặc tưởng những gói lớn mới đáng quan tâm, nhưng nhóm gói vừa và nhỏ lại xuất hiện thường xuyên và phù hợp với năng lực hiện tại hơn.

Trong quá trình tìm kiếm, doanh nghiệp cũng nên bổ sung những cách gọi sản phẩm mới phát hiện được vào bộ từ khóa ban đầu.

Ngày 6 - 7: Chọn thị trường mục tiêu

Sau vài ngày khảo sát, doanh nghiệp không cần ôm tất cả những gì mình tìm thấy. Hãy thu hẹp lại: nhóm sản phẩm nào xuất hiện thường xuyên, khu vực nào có nhiều nhu cầu và khoảng giá trị nào phù hợp với năng lực hiện tại?

Từ đó, lựa chọn một vài phân khúc đáng tập trung để tiếp tục nghiên cứu trong những tuần tiếp theo.

Kết quả tuần 1: Phạm vi thị trường mục tiêu + bộ từ khóa ban đầu.

Tuần 1 trong chuỗi lộ trình 30 ngày giúp doanh nghiệp bắt đầu khai thác thị trường mua sắm công

Kết thúc tuần 1, điều cần có không phải là một danh sách thật dài các gói thầu, mà là biết mình nên tập trung vào đâu.

Tìm hiểu thêm bài viết: Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn bỏ lỡ cơ hội kinh doanh dù nhu cầu mua sắm công vẫn liên tục phát sinh?

Tuần 2 - Xác định nhóm chủ đầu tư cần theo dõi

Khi đã biết thị trường nào đáng quan tâm, câu hỏi tiếp theo khá tự nhiên: Ai đang mua những thứ mình bán?

Ngày 8 - 10: Xác định các chủ đầu tư từng có nhu cầu liên quan

Từ dữ liệu đã khảo sát trong tuần đầu tiên, doanh nghiệp có thể bắt đầu ghi lại những chủ đầu tư từng có hoạt động mua sắm liên quan đến nhóm sản phẩm, dịch vụ mình đang quan tâm..

Không cần lập danh sách hàng trăm đơn vị. Trước mắt, hãy ưu tiên những chủ đầu tư có nhu cầu sát với sản phẩm doanh nghiệp đang cung cấp, nằm trong khu vực có khả năng phục vụ và có quy mô mua sắm phù hợp.

Ngày 11 - 12: Nghiên cứu lịch sử mua sắm

Có danh sách ban đầu rồi thì hãy dành thời gian xem từng chủ đầu tư trước đây đã tổ chức những gói thầu nào. Họ thường mua sản phẩm gì? Tần suất mua sắm ra sao? Giá trị các gói khoảng bao nhiêu? Nhà thầu nào từng trúng?

Chỉ cần xem lịch sử của một vài chủ đầu tư, doanh nghiệp sẽ bắt đầu hiểu được cách họ mua sắm thay vì chỉ biết đến họ qua một thông báo mời thầu riêng lẻ.

Tham khảo ngay bài viết: Dữ liệu nào giúp doanh nghiệp tìm đúng khách hàng và cơ hội trong mua sắm công?

Ngày 13 - 14: Chọn danh sách ưu tiên và theo dõi nhu cầu từ sớm

Sau khi nghiên cứu, hãy chia danh sách thành những chủ đầu tư cần ưu tiên theo dõi và những đơn vị chỉ cần quan sát thêm.

Doanh nghiệp cũng không nên đợi đến lúc có thông báo mời thầu mới bắt đầu theo dõi. Thông qua kế hoạch lựa chọn nhà thầu (KHLCNT), doanh nghiệp có thể phát hiện một số nhu cầu mua sắm sớm hơn. Tuy nhiên, KHLCNT phản ánh kế hoạch dự kiến tại thời điểm công bố; thông tin về gói thầu có thể tiếp tục thay đổi trong quá trình triển khai. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi các thông tin tiếp theo thay vì xem KHLCNT là một cơ hội chắc chắn sẽ được mời thầu theo đúng nội dung ban đầu.

Với VIP2 - Săn kế hoạch lựa chọn nhà thầu, doanh nghiệp có thể thiết lập tiêu chí quan tâm và nhận thông tin phù hợp qua email.

Kết quả tuần 2: Danh sách chủ đầu tư ưu tiên cần tiếp tục theo dõi.

Kết thúc tuần 2, doanh nghiệp nên biết những chủ đầu tư nào đáng theo dõi thường xuyên, thay vì mỗi ngày chỉ chờ xem có gói thầu nào phù hợp xuất hiện hay không.

Tuần 3 - Tìm hiểu nhà thầu và bối cảnh cạnh tranh

Biết mình muốn bán gì và những chủ đầu tư nào cần theo dõi rồi thì tuần thứ ba hãy nhìn sang một phía khác: Những nhà thầu nào cũng đang hoạt động trong thị trường này?

Ngày 15 - 17: Tìm các nhà thầu thường xuyên xuất hiện

Hãy bắt đầu từ kết quả lựa chọn nhà thầu của những gói tương tự. Xem những cái tên nào xuất hiện nhiều, nhà thầu nào thường trúng trong lĩnh vực doanh nghiệp quan tâm và ai thường xuyên có mặt tại những chủ đầu tư mình đang theo dõi.

Không cần nghiên cứu tất cả. Chọn ra một vài nhà thầu thực sự liên quan là đủ để bắt đầu.

Ngày 18 - 19: Tìm hiểu phân khúc các nhà thầu thường tham gia

Tiếp theo, hãy xem các nhà thầu này thường tham gia những gói có quy mô bao nhiêu, hoạt động chủ yếu ở khu vực nào, thường trúng tại những chủ đầu tư nào và tập trung vào nhóm sản phẩm gì.

Với nhu cầu tìm hiểu sâu hơn về lịch sử của chủ đầu tư và nhà thầu, doanh nghiệp có thể sử dụng VIP3 - Đọc vị đối thủ cạnh tranh và bên mời thầu/chủ đầu tư trên DauThau.info.

Ngày 20 - 21: Đối chiếu với năng lực của doanh nghiệp

Đây mới là phần quan trọng. Tìm hiểu nhà thầu khác không phải để thấy người khác mạnh rồi bỏ cuộc, mà để xác định đâu là những gói doanh nghiệp nên ưu tiên nghiên cứu.

Nếu một phân khúc đang tập trung nhiều nhà thầu mạnh, trong khi doanh nghiệp mới chưa có nhiều kinh nghiệm, có thể cân nhắc bắt đầu từ những gói nhỏ hơn, nhóm sản phẩm phù hợp hơn hoặc những phân khúc phù hợp hơn với vị thế và năng lực hiện tại.

Kết quả tuần 3: Nhóm nhà thầu/đối thủ cần theo dõi + nhóm gói thầu cần ưu tiên nghiên cứu.

Tuần 3 bắt đầu tìm hiểu các nhà thầu và bối cảnh cạnh tranh trên thị trường mua sắm công

Kết thúc tuần 3, doanh nghiệp nên nhận diện được những nhà thầu thường xuyên xuất hiện trong thị trường mình quan tâm, đâu là những đơn vị cần tiếp tục theo dõi về mặt cạnh tranh và nhóm gói thầu nào phù hợp hơn với năng lực hiện tại.

Tìm hiểu bài viết: Doanh nghiệp nhỏ có thể tham gia mua sắm công không? Rào cản thật sự ở đâu?

Tuần 4 - Thiết lập hệ thống săn tin

Sau ba tuần, doanh nghiệp đã có khá nhiều dữ liệu trong tay: sản phẩm cần theo dõi, bộ từ khóa, thị trường mục tiêu, nhóm chủ đầu tư và các nhà thầu đáng chú ý. Đây là lúc gom những thông tin đó lại để xây dựng cách theo dõi cơ hội thường xuyên.

Ngày 22 - 24: Tạo bộ lọc săn tin

Từ những gì đã tìm hiểu, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ lọc dựa trên từ khóa, lĩnh vực, địa phương, chủ đầu tư và những tiêu chí phù hợp khác.

Đừng cố tạo một bộ lọc hoàn hảo ngay lần đầu. Mục tiêu ở giai đoạn này là tạo được một bộ tiêu chí đủ sát để bắt đầu kiểm nghiệm bằng dữ liệu thực tế.

Ngày 25 - 27: Nhận kết quả và tinh chỉnh bộ lọc

Hãy theo dõi những kết quả mà bộ lọc trả về trong vài ngày đầu. Nếu thông tin quá nhiều và phần lớn không liên quan, cần thu hẹp tiêu chí. Ngược lại, nếu gần như không có kết quả, hãy kiểm tra xem điều kiện tìm kiếm có đang quá chặt hay không.

Qua mỗi lần điều chỉnh, bộ lọc sẽ ngày càng sát hơn với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Với VIP1 - Săn thông báo mời thầu, doanh nghiệp có thể lưu bộ lọc và nhận thông tin phù hợp qua email thay vì ngày nào cũng phải tìm kiếm lại từ đầu.

Kết hợp với VIP2 ở tuần trước, doanh nghiệp có thể hình thành một mạch theo dõi: Phát hiện kế hoạch mua sắm → tiếp tục theo dõi nhu cầu → cập nhật TBMT khi có thông tin phù hợp → đánh giá khả năng tham dự.

Ngày 28 - 29: Đánh giá thông tin nhận được

Khi bắt đầu nhận được thông tin phù hợp, chưa cần vội quyết định tham gia. Hãy thử sàng lọc dựa trên những gì đã nghiên cứu trong ba tuần trước: quy mô gói thầu có phù hợp không, doanh nghiệp có khả năng đáp ứng các yêu cầu chính không, chủ đầu tư có lịch sử mua sắm như thế nào, những nhà thầu nào thường xuất hiện và nguồn lực cần bỏ ra có tương xứng với cơ hội hay không.

Đôi khi, biết bỏ qua một gói không phù hợp cũng quan trọng như tìm được một gói tiềm năng.

Ngày 30: Tổng kết và thiết lập quy trình cho tháng tiếp theo

Ngày cuối cùng, hãy nhìn lại toàn bộ 30 ngày: từ khóa nào cho kết quả tốt, thị trường nào đáng tiếp tục tập trung, chủ đầu tư nào cần theo dõi, những nhà thầu nào đáng chú ý và bộ lọc nào đang hoạt động hiệu quả.

Từ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập một quy trình theo dõi định kỳ cho tháng tiếp theo, chẳng hạn: kiểm tra thông tin được gửi về hàng ngày, định kỳ rà soát KHLCNT, cập nhật danh sách chủ đầu tư và nhà thầu cần theo dõi, đồng thời tiếp tục tinh chỉnh bộ lọc khi thị trường thay đổi.

Kết quả sau 30 ngày: Bộ lọc săn tin + danh sách chủ đầu tư, đối thủ cần theo dõi + quy trình theo dõi cơ hội định kỳ.

Tuần 4 thiết lập hệ thống săn tin để tìm kiếm những cơ hội phù hợp với năng lực của doanh nghiệp

Kết thúc 30 ngày, doanh nghiệp đã có một nền tảng ban đầu để theo dõi thị trường có hệ thống hơn: biết nên tập trung vào đâu, theo dõi những chủ đầu tư và nhà thầu nào, đồng thời chủ động sàng lọc các thông tin đáng quan tâm.

Những kết quả có thể đạt được sau 30 ngày

Có một điều cần nói rõ, 30 ngày không phải công thức để doanh nghiệp chắc chắn có đơn hàng đầu tiên hay trúng ngay một gói thầu. Nếu đặt mục tiêu như vậy thì hơi vội.

Với một doanh nghiệp mới, kết quả đáng giá hơn sau tháng đầu tiên là bắt đầu hiểu thị trường mình đang bước vào. Sau 30 ngày, doanh nghiệp nên cố gắng có được:

• 01 phạm vi thị trường mục tiêu: sản phẩm, địa bàn, quy mô;
• 01 bộ từ khóa ban đầu để tìm kiếm và săn tin;
• 01 danh sách chủ đầu tư cần theo dõi;
• 01 danh sách nhà thầu/đối thủ cần nghiên cứu;
• 01 bộ lọc săn KHLCNT/TBMT;
• 01 nhóm gói thầu phù hợp với năng lực hiện tại;
• 01 quy trình định kỳ để kiểm tra và sàng lọc thông tin.

Và quan trọng hơn, cách tìm cơ hội cũng bắt đầu thay đổi. Thay vì chỉ hỏi “Hôm nay có gói thầu nào để tham gia không?”, doanh nghiệp sẽ dần chuyển sang một chuỗi câu hỏi có hệ thống hơn: Thị trường nào phù hợp → Chủ đầu tư nào cần theo dõi → Nhà thầu nào đang hoạt động → Nhu cầu nào đang hình thành → Gói thầu nào đáng tiếp tục nghiên cứu?

Lộ trình 30 ngày không nhằm giúp doanh nghiệp “săn thật nhiều gói thầu” trong thời gian ngắn, mà tạo nền tảng để việc tìm kiếm cơ hội trở nên có trọng tâm hơn. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một nhóm sản phẩm thế mạnh, kiểm nghiệm bằng dữ liệu thực tế và từng bước hình thành bộ từ khóa, danh sách chủ đầu tư/nhà thầu cần theo dõi cùng bộ lọc săn tin phù hợp.

Sau giai đoạn làm quen, nhu cầu sử dụng công cụ của mỗi doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ cần tiếp tục tra cứu, có doanh nghiệp cần săn tin thường xuyên, trong khi một số khác cần khai thác dữ liệu sâu hơn để nghiên cứu thị trường.

Nếu cần tư vấn lựa chọn, đăng ký hoặc sử dụng gói phần mềm phù hợp, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với DauThau.info qua các kênh sau:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong