Lưu ý quan trọng về hiệu lực của Thư bảo lãnh dự thầu

Chúng ta biết rằng theo quy định tại Điều 64 của Luật Đấu thầu thì một trong các điều kiện để ký kết hợp đồng là Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được lựa chọn còn hiệu lực. Thực tế, hành vi vi phạm quy định của pháp luật về đấu thầu của nhà thầu dẫn đến không được hoàn trả bảo lãnh dự thầu thường diễn ra trước thời điểm ký kết hợp đồng. Do đó, việc Bên thụ hưởng (Bên mời thầu/ Chủ đầu tư) yêu cầu Bên bảo lãnh chuyển cho Bên thụ hưởng số tiền ghi trong Thư bảo lãnh dự thầu thông thường sẽ diễn ra trước thời điểm ký kết hợp đồng, tức là trước thời điểm Hồ sơ dự thầu hết hiệu lực. 

 

Khi tham dự một cuộc đấu thầu rộng rãi, nhà thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu để bảo đảm trách nhiệm dự thầu của mình trong khoảng thời gian xác định theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Hiện nay các thực hiện đảm bảo bằng thư bảo lãnh của một ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng hợp pháp tại Việt Nam gần như là phổ biến nhất. Trường hợp nhà thầu thực hiện bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp Thư bảo lãnh của ngân hàng (Bên bảo lãnh) thì thư bảo lãnh này là một loại “Giấy tờ có giá trị”. Theo đó, trong thời gian có hiệu lực của Bảo lãnh dự thầu, nếu nhà thầu vi phạm quy định của pháp luật về đấu thầu dẫn đến không được hoàn trả Bảo lãnh dự thầu thì Bên bảo lãnh phải có trách nhiệm chuyển ngay cho Bên mời thầu (Bên thụ hưởng) một khoản tiền hay các khoản tiền không vượt quá tổng số tiền ghi trong Thư bảo lãnh dự thầu với điều kiện Bên bảo lãnh nhận được thông báo của Bên thụ hưởng trước thời điểm hết hạn hiệu lực của bảo lãnh dự thầu.
 

Tại một cuộc đấu rộng rãi gói thầu xây lắp do Chủ đầu tư A tổ chức, hồ sơ mời thầu đã phát hành quy định thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tối thiểu là 90 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu, nhà thầu tham dự thầu phải nộp kèm theo bảo lãnh dự thầu có hiệu lực tối thiểu là 120 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. Thời điểm đóng thầu xác định theo Bảng dữ liệu đấu thầu là 9h00’ ngày 01/5/2025, thời điểm mở thầu là 9h30’ ngày 01/5/2025.

Đến thời điểm mở thầu, thư bảo lãnh dự thầu của ngân hàng phát hành cho nhà thầu NT1 có ghi “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ 8h00 ngày 01/5/2025 đến 9h30’ ngày 28/8/2025”, thư bảo lãnh dự thầu của các nhà thầu khác đều ghi “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực 120 ngày kể từ ngày 01/5/2025”. Về giá trị và các điều kiện khác hợp lệ, vậy khi đánh giá thư bảo lãnh của các nhà thầu đối với cuộc đấu thầu này như thế nào? Cùng DauThau.INFO xem xét vấn đề:

Đối với cách ghi hiệu lực trong thư bảo lãnh “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực 120 ngày kể từ ngày 01/5/2025” là cách ghi thông thường phổ biến, nhưng cũng có ý kiến đánh giá cho rằng nếu ghi như vậy thì Thư bảo lãnh dự thầu không hợp lệ vì không xác định được chính xác thời gian có hiệu lực của đảm bảo dự thầu từ khi nào (9h, 10h hay 15h …). Đây là cách hiểu khá máy móc và không được chấp nhận bởi lẽ một khi đã ghi “kể từ ngày 01/5/2025” điều đó đồng nghĩa là bảo lãnh đã có hiệu lực từ 0h00’ ngày 01/5/2025, bất kỳ phát sinh nào liên quan đễn trách nhiệm chi trả của Bên bảo lãnh thực hiện trong ngày 01/5/2025 đến hết thời gian hiệu lực đều phải được thực hiện.

Quay trở lại với hiệu lực ghi trong thư bảo lãnh của nhà thầu NT1, nếu nhẩm tính sơ bộ từ ngày 01/5/2025 đến ngày 28/8/2025 thì đủ 120 ngày tức là đáp ứng theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, do trong Thư bảo lãnh ghi “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ 8h00 ngày 01/5/2025 đến 9h30’ ngày 28/8/2025” do đó đến ngày 27/8/2025 mới có 119 ngày, đến 24h00’ ngày 28/8/2025 mới đủ 120 ngày, như vậy nếu tính đúng thì thư bảo lãnh này chưa đủ 120 ngày theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, do đó NT1 có bảo lãnh không hợp lệ và sẽ bị loại. Trường hợp này sẽ thấy rõ qua ví dụ tại thời điểm 14h00’ ngày 28/8/2025 xảy ra vấn đề Bên mời thầu/Chủ đầu tư gửi yêu cầu cho Bên bảo lãnh đề nghị chi trả giá trị ghi trong thư bảo lãnh do nhà thầu NT1 vi phạm trong đấu thầu sẽ không được đáp ứng do thời điểm 14h00’ ngày 28/8/2025 đã hết hạn hiệu lực của Thư bảo lãnh dự thầu. Xảy ra sơ xuất trên một phần do người chuẩn bị hồ sơ dự thầu chủ quan, không kiểm tra thư bảo lãnh do ngân hàng phát triển hoặc kiểm tra nhưng không hiểu sâu sắc vấn đề, một phần là do bộ phận đề nghị ngân hàng phát hành bảo lãnh (thường là bộ phận tài chính, kế toán) không nắm được bản chất của vấn đề.

Xoay quanh tình huống trên còn có những tình huống tương tự có cách ghi như “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ ngày 01/5/2025 đến ngày 28/8/2025”, “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ ngày 01/5/2025 đến hết ngày 28/8/2025”, “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ ngày 01/5/2025 đến 24h00’ ngày 28/8/2025”, “Bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ 9h00’ ngày 01/5/2025 đến 24h00’ ngày 28/8/2025”. Để có thể xét đúng sai cho từng tình huống trên chúng ta phải dựa vào bản chất cuối cùng của Thư bảo lãnh dự thầu đó là hợp lệ khi trong khoảng thời gian có hiệu lực của bảo lãnh dự thầu thì Bên mời thầu/Chủ đầu tư phải thu được số tiền ghi trong thư bảo lãnh nếu nhà thầu đó vi phạm, ngày nộp hồ sơ dự thầu được tính là một ngày trong tổng số ngày có hiệu lực, ngày cuối cùng có hiệu lực là phải tính đến hết ngày hôm cuối cùng của tổng số ngày theo yêu cầu, không phải là một thời điểm trong ngày.

Để tránh những sai sót đáng tiếc khi chuẩn bị thư bảo lãnh của ngân hàng, các nhà thầu cần lưu ý mấy vấn đề sau:

1. Đọc kỹ bảng dữ liệu đấu thầu để tìm thông tin thời điểm đóng thầu, hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hiệu lực của đảm bảo dự thầu. Từ thông tin đó tính toán kiểm tra khoảng thời gian chính xác từ ngày nào đến ngày nào là hiệu lực đáp ứng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu, đề nghị ngân hàng phát hành thư bảo lãnh theo khoảng thời gian đó hoặc để an toàn có thể cộng thêm tối thiểu một số ngày.

2. Sau khi nhận được bản gốc của Thư bảo lãnh cần kiểm tra lại một lần nữa thời gian có hiệu lực ghi trong thư.

 

Vậy bên mời thầu gia hạn thời điểm đóng thầu thì nhà thầu có bắt buộc phải gia hạn bảo lãnh dự thầu không? Nhà thầu cần lưu ý trường hợp này, khi Bên mời thầu/Chủ đầu tư có gia hạn thời điểm đóng thầu thì cần phải gia hạn hiệu lực của thư bảo lãnh tương ứng.

3. Để tránh những phát sinh sai sót khác trong thư bảo lãnh nên lấy các mẫu bảo lãnh gần như đã được chuẩn hóa trong các mẫu hồ sơ mời thầu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư phát hành, quý độc giả có thể tham khảo một số mẫu tại đây.
 

Đối với Tổ chuyên gia/Bên mời thầu khi đánh giá, xem xét Thư bảo lãnh dự thầu của các nhà thầu nộp kèm theo hồ sơ dự thầu cần cẩn trọng, hiểu thấu bản chất vấn đề, không suy diễn chủ quan để đảm bảo mục tiêu công bằng, cạnh tranh, minh bạch và mang lại hiệu quả kinh tế.