Quên đính kèm tài liệu khi nộp hồ sơ dự thầu qua mạng và cách xử lý

Một số hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu và quy trình lập hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu qua mạng gồm những gì?

Bản chất của đấu thầu qua mạng và đấu thầu thông thường (đấu thầu giấy) chỉ khác nhau ở môi trường làm việc với một bên là làm trực tiếp, tiếp xúc với nhau (đấu thầu giấy) và một bên là làm việc qua môi trường mạng. Do đó việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu qua mạng về cơ bản cũng không khác nhiều so với đấu thầu trực tiếp.

Hồ sơ đấu thầu qua mạng vẫn phải đòi hỏi cung cấp các tài liệu về tư cách hợp lệ của nhà thầu, về năng lực kinh nghiệm, về giải pháp và phương pháp luận thực hiện gói thầu. Chỉ có một số nội dung thì thực hiện khai báo trực tiếp trên các webform như:

• Khai báo về số liệu tài chính
• Khai báo về nhân sự
• Khai báo về hợp đồng tương tự
• Khai báo về giá dự thầu

Khi đó đê chuẩn bị hồ sơ dự thầu qua mạng thì chúng ta cần chuẩn bị những tài liệu sau:

• Thư bảo lãnh dự thầu (nếu có) và Thư cam kết cung cấp tín dụng (đố với gói thầu có yêu cầu mà nhà thầu chuẩn bị bằng hình thức này): Lưu ý nên tách riêng thành 01 file riêng và chụp (hoặc scan) dưới dạng file ảnh hoặc file pdf vì mục này sẽ phải upload riêng lên hệ thống
• Giấy ủy quyền, nếu có tài liệu này cũng phải tách riêng thành 01 file tương tự như thư bảo lãnh nêu trên
• Các cam kết theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu
• Giải pháp và phương pháp luận (nếu có)
• Các tài liệu khác (nếu có)

Lưu ý: Đối với các tài liệu như báo cáo tài chính; thông tin về nhân sự; các hợp đồng tương tự nếu chúng ta đã khai báo đầy đủ và upload kèm theo khi thực hiện khai báo thì có thể không cần chuẩn bị kèm theo hồ sơ dự thầu nữa, nhưng nếu muốn chắc chắn thì có thể vẫn chuẩn bị gửi kèm theo bởi đôi khi có bên mời thầu không tải về các tài liệu này. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên, chúng ta nên thực hiện gom tất cả các file và nén thành 01 tập tin riêng (trừ bảo lãnh và giấy ủy quyền để ngoài như đã nói) và khi tiến hành dự thầu thì upload lên tại mục "Các file khác".

Phải xử lý ra sao khi hồ sơ dự thầu qua mạng thiếu tài liệu đính kèm

Các nhà thầu phải hết sức lưu ý khi tải hồ sơ dự thầu lên hệ thống nếu tải thiếu hoặc tải không thành công thì nguy cơ hồ sơ dự thầu của mình bị loại là rất cao, đặc biệt nếu rơi vào các trường hợp sau:

• Tải thiếu bảo lãnh dự thầu, tình huống này xem như không có bảo lãnh dự thầu thì sẽ bị loại
• Tải thiếu các cam kết, giải pháp và phương pháp luận thì được xem như không có các tài liệu này, nhà thầu sẽ không được phép bổ sung. Do đó bên mời thầu sẽ đánh giá theo các tài liệu hiện có trên hệ thống.
• Tải thiếu các tài liệu khác mà các tài liệu này việc bổ sung không làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu đã nộp thì có thể đươc bổ sung.

Qua các phân tích trên chúng ta thấy rằng các tài liệu đính kèm hồ sơ dự thầu qua mạng rất quan trọng, nếu tải lên thiếu thì nguy cơ hồ sơ dự thầu bị loại là rất cao, do đó sau khi tải xong thì dù có vội hoặc bận đến thế nào chúng ta cũng phải tiến hành kiểm tra lại các tài liệu đã tải lên bằng cách như sau:

• Vào trang chủ > Chọn "văn bản gửi" như mục 1 hình minh họa
• Kiểm tra các file đã upload lên (tại mục 2 hình minh họa) bằng cách dowload về máy kiểm tra lại.

Săn các gói thầu cùng DauThau.info trong mùa dịch Covid-19