Hướng dẫn làm hồ sơ dự thầu gói thầu mua sắm hàng hóa

CLICK HERE to view in English

Mua sắm hàng hóa được các chủ đầu tư/bên mời thầu thực hiện thông qua các gói thầu mua sắm hàng hóa nhằm tìm các nhà thầu cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, vật tư, phụ tùng; hàng tiêu dùng; thuốc, vật tư y tế dùng cho các cơ sở y tế.

Trên cơ sở hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu do bên mời thầu phát hành, các nhà thầu phải chuẩn bị hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề xuất để có thể nộp thầu. Một cuộc đấu thầu thành công với nhà thầu là có kết quả trúng thầu, để đạt được điều đó việc đầu tiên cần thiết là phải chuẩn bị hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề xuất bao gồm các yếu tố hành chính, năng lực, kinh nghệm, giải pháp công nghệ, kỹ thuật và giá dự thầu cạnh tranh. Chính vì lẽ đó việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu để tham dự thầu là rất quan trọng, ảnh hưởng tiên quyết đến kết quả được chọn hay không.

2. Hồ sơ dự thầu mua sắm hàng hóa cần chuẩn bị những gì?

2.1. Các giấy tờ cung cấp thông tin doanh nghiệp

• Đăng ký kinh doanh (Lưu ý nếu là đấu thầu trên mạng thì hệ thống hiện nay yêu cầu chúng ta phải khai báo, cập nhật ở hồ sơ năng lực nhà thầu).
   
• Báo cáo tài chính các năm gần nhất, nếu có báo cáo đã kiểm toán là tốt nhất, không có thì cung cấp các giấy tờ khác tương đương như hướng dẫn tại bài viết của chúng tôi tại đây: Các giấy tờ thay thế cho báo cáo tài chính được kiểm toán (Lưu ý nếu là đấu thầu trên mạng thì hệ thống hiện nay yêu cầu chúng ta phải khai báo, cập nhật ở hồ sơ năng lực nhà thầu).
   
• Các giấy phép bán hàng, cung cấp dịch vụ do nhà sản xuất cấp (nếu có).
   
• Các chứng nhận (ví dụ ISO...).

2.2. Các dữ liệu quan trọng bắt buộc về thủ tục đấu thầu:

• Tên gói thầu, tên bên mời thầu, tên dự án: Các nội dung này cần nhớ chính xác để không có những nhầm lẫn đáng tiếc, đặc biệt là khi phát hành bảo lãnh, đơn dự thầu.
   
• Bảo đảm/bảo lãnh dự thầu: Yêu cầu về số tiền bảo đảm đảm, thời hạn bảo đảm dự thầu, quy định cụ thể đặc biệt (nếu có).
   
• Thời gian đóng thầu, mở thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu (lưu ý thời gian này có liên hệ mật thiết với thời gian bảo lãnh dự thầu). Trong trường hợp thông báo mời thầu có thay đổi thời điểm đóng thầu thì phải cập nhật ngay để điều chỉnh thư bảo lãnh dự thầu. Chỉ có DauThau.INFO mới có tính năng nhắc nhà thầu khi có thay đổi về thông báo mời thầu khi tham gia gói VIP1 và thực hiện theo dõi gói thầu, tính năng tham khảo tại: https://dauthau.asia/follow/.
   
• Thời gian thực hiện hợp đồng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, khi đó cần đọc ở Chương III - Tiêu chuẩn đánh giá, hoặc ở Chương VII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng.

2.3. Các yêu cầu hợp lệ khác:

• Ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền thì cần lưu ý lấy theo mẫu, được các bên ký tên, đóng dấu (nếu có).
   
• Liên danh: Trong trường hợp liên danh thì các bên cần có thỏa thuận liên danh được các bên ký, đóng dấu gửi kèm theo.

2.4. Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm cụ thể:

• Năng lực tài chính trong những năm gần đây, thường là 03-05 năm, điều này đồng nghĩa với số năm hoat động của doanh nghiệp bạn cũng phải tương ứng. Đọc kỹ yêu cầu về DOANH THU, lợi nhuận thì chắc chắn > 0, do đó khi lập báo cáo tài chính hàng năm chúng ta lưu ý kế toán bằng mọi cách không để lỗ. Chuẩn bị báo cáo tài chính được kiểm toán hoặc các giấy tờ khác tương đương như tờ khai quyết toán thuế hàng năm.
   
• Yêu cầu về nguồn lực tài chính để thực hiện hợp đồng, cách làm thông thường hiện nay là sử dụng một thư cam kết cấp tín dụng của ngân hàng phát hành cho nhà thầu, mức cam kết cao hơn yêu cầu trong hồ sơ mời thầu là đạt yêu cầu.
   
• Kinh nghiệm về thực hiện hợp đồng tương tự, đây là nội dung rất quan trọng và cần đọc kỹ, tìm các hợp đồng có tính chất tương tự với gói thầu đang tham dự để nộp cùng hồ sơ.
   
• Đánh giá chi tiết về phần kỹ thuật (giải pháp và phương pháp luận): Đây là phần tốn kém "giấy mực" nhất, nghĩ thì đơn giản tuy nhiên rất nhiều nhà thầu bị loại ở bước này. Do đó để tránh các sai sót cần đọc ký chi tiết từng yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, đối chiếu với cataloge thiết bị mà đang dự định dự thầu xem các thông số có đáp ứng yêu cầu không.

3. Bước hoàn thành hồ sơ dự thầu gói mua sắm hàng hóa

• Tiến hành in ấn toàn bộ hồ sơ, sau đó tập hợp thành 01 file (cặp hồ sơ) bản gốc, đánh dấu vào những trang cần ký, đóng dấu để trình ký.
   
• Sau khi ký xong, tiến hành đóng dấu, lưu ý đóng dấu vào từng trang hồ sơ dự thầu (hoặc đóng dấu giáp lai), đánh số thứ tự từng trang. Như vậy là đã được 01 bản gốc hoàn chỉnh, từ đó bạn có thể cho xuất bản (phô tô copy) thành các bản chụp theo số lượng mà hồ sơ mời thầu yêu cầu.
   
• Copy các dữ liệu vào 01 USB (hoặc CD) để nộp kèm theo hồ sơ dự thầu.
   
• Sau khi kiểm tra một lần nữa hồ sơ thì chúng ta có thể đóng thùng hồ sơ, thực hiện niêm phong. Trong trường hợp hồ sơ phải di chuyển xa, để đảm bảo niêm phong các bạn nên chuẩn bị thêm một số niêm phong dự phòng, trước khi nộp ta có thể tiến hành niêm phong bổ sung.
   
• Cuối cùng là đi nộp hồ sơ đúng thời điểm và địa điểm yêu cầu của hồ sơ mời thầu.