Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý, lợi ích và cách ký mới nhất

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo khoản 16 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 có quy định về khái niệm hợp đồng điện tử như sau: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Có thể hiểu một cách đơn giản, hợp đồng điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên được lập, trao đổi và lưu trữ trên môi trường điện tử thay vì trên giấy. 

Hợp đồng này có thể được thể hiện dưới nhiều định dạng như PDF, XML hoặc thông qua các nền tảng ký kết trực tuyến. Khi đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy.

2. Lợi ích của hợp đồng điện tử

Không chỉ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng truyền thống khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật, hợp đồng điện tử còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình ký kết, quản lý và lưu trữ. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của hình thức hợp đồng này.

• Tiết kiệm thời gian ký kết: Hợp đồng điện tử giúp các bên hoàn tất việc ký kết nhanh chóng mà không cần in ấn, chuyển phát hay gặp mặt trực tiếp.    
• Không cần gửi hồ sơ giấy: Toàn bộ quá trình tạo lập, gửi, nhận và ký hợp đồng được thực hiện trên môi trường điện tử, giúp giảm chi phí và thủ tục hành chính.    
• Ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần có kết nối Internet và chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ, các bên có thể ký hợp đồng ở mọi lúc, mọi nơi.    
• Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: Hợp đồng được lưu dưới dạng tệp điện tử, thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm, sao lưu và chia sẻ khi cần.    
• Hạn chế nguy cơ bị chỉnh sửa trái phép: Chữ ký số giúp bảo đảm tính toàn vẹn của hợp đồng, mọi thay đổi sau khi ký đều có thể được phát hiện.    

3. Khi nào nên sử dụng hợp đồng điện tử?

Hợp đồng điện tử phù hợp với hầu hết các giao dịch dân sự và thương mại hiện nay, đặc biệt là những trường hợp cần ký kết nhanh, từ xa hoặc phát sinh nhiều hợp đồng. Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hợp đồng điện tử:

• Ký kết với khách hàng, đối tác ở xa: Hợp đồng điện tử là giải pháp tối ưu khi các bên ở khác địa phương hoặc quốc gia, không cần gặp mặt trực tiếp mà vẫn bảo đảm giá trị pháp lý.    
• Ký hợp đồng mua bán: Phù hợp với các giao dịch mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc thiết bị, giúp rút ngắn thời gian ký kết và triển khai đơn hàng.    
• Ký hợp đồng dịch vụ: Áp dụng cho các hợp đồng tư vấn, marketing, công nghệ thông tin, vận chuyển, bảo trì... giúp các bên ký kết và quản lý hợp đồng thuận tiện hơn.    
• Ký hợp đồng lao động: Có thể áp dụng nếu đáp ứng các quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân sự làm việc từ xa.    
• Gia hạn hoặc ký phụ lục hợp đồng: Các bên có thể ký điện tử khi cần gia hạn thời gian thực hiện hoặc điều chỉnh nội dung hợp đồng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thủ tục.    

4. Hợp đồng điện tử giống và khác gì hợp đồng truyền thống?

Hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống đều là sự thỏa thuận giữa các bên và có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, hai loại hợp đồng này vẫn có nhiều điểm khác biệt về phương thức giao kết, quy trình thực hiện và phạm vi áp dụng.

Giống nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống 

Dù được giao kết bằng lời nói, văn bản hay phương tiện điện tử, hợp đồng chỉ có giá trị khi các bên đạt được sự thống nhất về quyền, nghĩa vụ và thể hiện ý chí tự nguyện. Đây là điểm giống nhau cốt lõi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống.

Về bản chất pháp lý, hợp đồng điện tử vẫn phải tuân thủ các quy định chung về chủ thể, hình thức, điều kiện có hiệu lực, quy trình giao kết, trách nhiệm khi vi phạm và giải quyết tranh chấp. Đồng thời, việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử cũng phải bảo đảm các nguyên tắc của Bộ luật Dân sự năm 2015 như tự do, tự nguyện thỏa thuận, bình đẳng, thiện chí, trung thực; nội dung không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội.

Khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống 

Bên cạnh những điểm giống nhau, hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống còn có nhiều điểm khác biệt như vấn đề về: chủ thể, về nội dung, về trình tự giao kết cũng như pháp luật điều chỉnh…, cụ thể:

Có thể thấy, hợp đồng điện tử và hợp đồng thương mại truyền thống đều có chung bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên, tuy nhiên khác nhau ở chủ thể tham gia, nội dung, phương thức giao kết và cơ sở pháp lý điều chỉnh. Sự ra đời của hợp đồng điện tử đã giúp quá trình ký kết trở nên nhanh chóng, thuận tiện và phù hợp hơn với môi trường giao dịch số.

Quý nhà thầu có thể tìm hiểu về hợp đồng điện tử và các phương thức ký kết hợp đồng điện tử trong video dưới đây:

Làm như thế nào để ký hợp đồng điện tử?

Để ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số, cả hai doanh nghiệp cần sở hữu chữ ký số do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp và còn hiệu lực. Sau khi thống nhất các điều khoản của hợp đồng, thay vì in văn bản để ký tay như cách truyền thống, các bên chỉ cần xuất hợp đồng sang định dạng file PDF, XML,... và lần lượt ký bằng chữ ký số. Khi cả hai bên đã hoàn tất việc ký, file PDF chứa đầy đủ chữ ký số sẽ được lưu giữ làm bản hợp đồng chính thức.

Để ký kết hợp đồng điện tử an toàn và đúng quy định, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số hợp lệ. Nếu chưa có chữ ký số hoặc đang tìm giải pháp phù hợp, Quý khách có thể tham khảo dịch vụ chữ ký số Nacencomm do DauThau.info phân phối. Hiện tại, DauThau.info đang áp dụng chương trình ưu đãi giảm 20% khi đăng ký chữ ký số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và triển khai giao dịch điện tử thuận tiện hơn.

Xem thêm "Thông báo: Triển khai hợp đồng điện tử để ký kết và gia hạn hợp đồng phần mềm DauThau.info" để biết cách chúng tôi triển khai hợp đồng ký điện tử với khách hàng như thế nào?

5. Các câu hỏi thường gặp về việc ký hợp đồng điện tử

Trong quá trình sử dụng hợp đồng điện tử, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về giá trị pháp lý, cách ký kết cũng như điều kiện áp dụng. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp cùng câu trả lời ngắn gọn, dễ hiểu để bạn tham khảo.

5.1. Có cần phần mềm quản lý hợp đồng điện tử để giúp ký hợp đồng điện tử hay không?

Trên thực tế, việc ký hợp đồng điện tử không bắt buộc phải sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký trực tiếp trên tệp PDF hoặc XML bằng chữ ký số hợp lệ.

5.2. Không cần chữ ký số thì có thiết lập được hợp đồng điện tử hay không?

Câu trả lời là về mặt lý thuyết là có, vì ngay cả hợp đồng miệng nếu chứng minh được thì nó vẫn hợp pháp. Nhưng điều này bất khả thi trên thực tế. Vì không sử dụng chữ ký số thì hợp đồng không thể có được khả năng chống chối bỏ - là công dụng chính của chữ ký số.

5.3. Chữ ký số có thể đăng ký ở bất kỳ nhà cung cấp nào đúng không?

Chỉ chữ ký số được cung cấp bởi các nhà cung cấp hợp pháp thì mới có tác dụng và được pháp luật bảo vệ. Do đó bạn cần đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số từ các nhà cung cấp này!

Xem danh sách các đơn vị cung cấp chữ ký số công cộng để biết danh sách các nhà cung cấp hợp pháp!

5.4. Chữ ký được ký trên màn hình có phải chữ ký số không? Có giá trị pháp lý không?

Chữ ký được ký trên màn hình không phải chữ ký số. Nó không có khả năng chống chối bỏ như chữ ký số, không có khả năng xác định chữ ký đó có phải của một người cụ thể nào không giống như chữ ký thật, cho nên nó không có giá trị pháp lý!

5.5. Chữ ký được scan từ chữ ký thật có phải chữ ký số không? Có giá trị pháp lý không?

Chữ ký được scan từ chữ ký thật không phải chữ ký số và không có giá trị pháp lý vì ai cũng có thể scan, ai cũng có thể tạo bản sao chữ ký này.

5.6. Hợp đồng điện tử có bao nhiêu bản có giá trị pháp lý?

Khác với hợp đồng giấy luôn có số lượng bản in hữu hạn, hợp đồng điện tử có thể có vô số bản và mỗi bản này đều có giá trị tương đương bản gốc bởi tính chất sao chép 100% nội dung của tệp tin trên máy tính.

5.7. Hợp đồng điện tử đã được ký số rồi thì có thể bị ai đó sửa chữa không?

Hợp đồng điện tử nếu đã ký số thì không thể sửa chữa (nếu sửa thì chữ ký sẽ biến mất hoặc hỏng ngay), việc này được đảm bảo bởi tính chất chống sửa đổi của chữ ký số. Đây chính là đặc điểm đặc trưng của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy (hợp đồng giấy nếu bị sửa đổi một cách tinh vi rất khó có thể phát hiện).

5.8. Chữ ký số có thể làm giả không?

Với cơ chế mật mã khóa công khai và quy trình chứng thực hiện nay, việc giả mạo chữ ký số hợp lệ là cực kỳ khó và có thể được phát hiện khi kiểm tra tính hợp lệ trên trang web của Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia. 

5.9. Làm như thế nào để phát hiện chữ ký số giả hoặc hợp đồng đã bị sửa đổi sau khi ký?

Việc này rất đơn giản! Bạn chỉ cần upload file hợp đồng đã được ký số lên các hệ thống kiểm tra chữ ký số. Nơi kiểm tra chính xác nhất chính là hệ thống của Trung tâm chứng thực điện tử Quốc Gia - Bộ TT&TT tại địa chỉ https://neac.gov.vn/vi/kiem-tra-chu-ky-so.

Xem thêm tại bài viết: Hướng dẫn ký số và kiểm tra tính hợp lệ trên phần mềm ký số NEAC Signer của trung tâm chứng thực điện tử Quốc Gia

5.10. Có cần bộ phận thẩm định chữ ký số để biết chữ ký đó thật hay giả không?

Nếu như chữ ký tươi nhiều khi bị làm giả rất khó bị phát hiện, có khi phải nhờ tới các chuyên gia thẩm định chữ ký mới phát hiện ra thì việc kiểm tra tính hợp pháp của chữ ký số rất đơn giản. Bạn chỉ cần upload file hợp đồng đã được ký số lên các hệ thống kiểm tra chữ ký số. Nơi kiểm tra chính xác nhất chính là hệ thống của Trung tâm chứng thực điện tử Quốc Gia - Bộ TT&TT tại địa chỉ http://digisign.vn/kiem-tra-chu-ky-so. Bạn cũng có thể kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của doanh nghiệp đối tác thông qua hệ thống kiểm tra của chính nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số của mình.

Ưu đãi giảm giá tới 20% khi mua chữ ký số Nacencomm từ DauThau.info

Nhằm hỗ trợ Quý khách tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia mới dễ dàng hơn, DauThau.info đang triển khai chương trình ưu đãi giảm giá 20% khi mua chữ ký số Nacencomm, chi tiết xem thêm TẠI ĐÂY. 

Để nhận tư vấn và đặt mua chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với DauThau.info qua các kênh sau:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net           
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690         
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288    
• Email: contact@dauthau.asia    
• Kênh chat: m.me/dauthau.info           
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong