Người đại diện hợp pháp là gì? Ví dụ và cách tra cứu người đại diện doanh nghiệp

Người đại diện hợp pháp là gì?

Trước khi tìm hiểu “người đại diện hợp pháp là gì”, cần hiểu khái niệm “đại diện”. Căn cứ khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015:

“Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.”

Từ quy định trên, “người đại diện hợp pháp” có thể hiểu là người có căn cứ hợp pháp để nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch. Quyền đại diện có thể được xác lập theo ủy quyền hoặc theo quy định của pháp luật, tùy từng trường hợp.

Người đại diện hợp pháp tiếng Anh là gì?

Trong tiếng Anh, “người đại diện hợp pháp” thường được diễn đạt là legal representative. 

Tuy nhiên, tùy căn cứ đại diện, có thể sử dụng authorized representative cho người đại diện theo ủy quyền hoặc statutory representative/representative by law trong ngữ cảnh đại diện theo pháp luật. Khi dịch tài liệu pháp lý, cần căn cứ vào đúng quan hệ đại diện thay vì mặc định các thuật ngữ này hoàn toàn đồng nghĩa.

Ví dụ: The legal representative may act on behalf of the company in legal proceedings.

Tạm dịch: Người đại diện hợp pháp có thể thay mặt công ty tham gia các thủ tục tố tụng.

Người đại diện theo pháp luật của cá nhân là ai?

Theo Điều 136 Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện theo pháp luật của cá nhân có thể là:

• Cha, mẹ đối với con chưa thành niên;

• Người giám hộ đối với người được giám hộ;

• Người do Tòa án chỉ định trong các trường hợp pháp luật quy định.

Cụ thể, Điều 136 Bộ Luật Dân sự 2015 có quy định về người đại diện theo pháp luật của cá nhân bao gồm:

“1. Cha, mẹ đối với con chưa thành niên.

2. Người giám hộ đối với người được giám hộ. Người giám hộ của người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi là người đại diện theo pháp luật nếu được Tòa án chỉ định.

3. Người do Tòa án chỉ định trong trường hợp không xác định được người đại diện quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

4. Người do Tòa án chỉ định đối với người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.”

Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân là ai?

Theo Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện theo pháp luật của pháp nhân gồm người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ, người có thẩm quyền đại diện theo quy định pháp luật hoặc người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng. Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật.

Cụ thể, Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định đại diện theo pháp luật của pháp nhân như sau:

“Đại diện theo pháp luật của pháp nhân

1. Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm:

a) Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ;

b) Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật;

c) Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án.

2. Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân theo quy định tại Điều 140 và Điều 141 của Bộ luật này.”

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định như sau: 

“1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Tại sao cần phải có người đại diện theo pháp luật?

Người đại diện theo pháp luật có vai trò quan trọng trong việc thay mặt cá nhân hoặc pháp nhân xác lập, thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý. Đặc biệt đối với doanh nghiệp, việc có người đại diện theo pháp luật giúp xác định rõ cá nhân chịu trách nhiệm đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch và quan hệ với bên thứ ba.

Cụ thể, người đại diện theo pháp luật cần thiết vì:

• Thay mặt chủ thể thực hiện giao dịch: Ký kết hợp đồng, văn bản và thực hiện các giao dịch thuộc phạm vi đại diện.

• Đại diện trong quan hệ với cơ quan, tổ chức: Thực hiện các thủ tục hành chính và các công việc pháp lý liên quan.

• Đại diện trong tố tụng: Thay mặt doanh nghiệp hoặc chủ thể tham gia giải quyết tranh chấp tại Tòa án, Trọng tài theo quy định.

• Bảo đảm hoạt động được thực hiện liên tục: Đối với doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật là đầu mối thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh trong quá trình hoạt động.

• Xác định đúng thẩm quyền pháp lý: Giúp các bên biết ai có quyền nhân danh chủ thể xác lập, thực hiện giao dịch, qua đó hạn chế rủi ro giao dịch do người không có quyền đại diện thực hiện.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng mua hàng với Công ty B. Người đại diện theo pháp luật của Công ty A có thể trực tiếp ký hợp đồng hoặc thực hiện việc ủy quyền cho người khác ký theo phạm vi được ủy quyền. Việc xác định đúng thẩm quyền đại diện có ý nghĩa quan trọng đối với giá trị pháp lý của giao dịch.

Người đại diện theo pháp luật có vai trò gì khi doanh nghiệp tham gia đấu thầu?

Khi doanh nghiệp tham gia đấu thầu, người đại diện theo pháp luật là một trong những chủ thể quan trọng liên quan đến việc nhân danh nhà thầu thực hiện các giao dịch và thủ tục thuộc phạm vi đại diện. Việc xác định đúng người đại diện và thẩm quyền của người thực hiện giúp nhà thầu hạn chế những sai sót liên quan đến tư cách, chữ ký hoặc phạm vi ủy quyền trong quá trình tham dự thầu.

• Xác định đúng người có thẩm quyền: Trong quá trình tham dự thầu, doanh nghiệp cần xác định người có thẩm quyền thực hiện các thủ tục, ký hoặc xác nhận tài liệu, làm rõ hồ sơ, thương thảo và ký kết hợp đồng theo quy định và yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

• Có thể thực hiện thông qua ủy quyền: Người đại diện theo pháp luật có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác trong trường hợp phù hợp. Khi đó, cần kiểm tra rõ người được ủy quyền, phạm vi và thời hạn ủy quyền.

• Không xác định thẩm quyền chỉ dựa vào chức danh: Giám đốc/Tổng giám đốc không mặc nhiên luôn là người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện nên cần đối chiếu thông tin đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ và văn bản ủy quyền (nếu có).

• Hỗ trợ kiểm tra thông tin đối tác: Khi liên danh, hợp tác với nhà thầu khác hoặc làm việc với nhà cung cấp, thông tin người đại diện theo pháp luật giúp doanh nghiệp xác định đúng chủ thể và người có quyền đại diện trước khi thực hiện giao dịch.

*** Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật và người trực tiếp thực hiện hoặc ký một tài liệu trong quá trình đấu thầu không phải lúc nào cũng là cùng một người. Vì vậy, cần xem xét thẩm quyền trong từng trường hợp cụ thể, thay vì chỉ căn cứ vào chức danh hoặc thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Ví dụ về người đại diện theo pháp luật trong từng trường hợp

Đối với doanh nghiệp, chức danh của người đại diện theo pháp luật cần căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, Điều lệ và thông tin đăng ký doanh nghiệp; không nên chỉ nhìn vào chức danh Giám đốc, Tổng giám đốc hay Chủ tịch để kết luận một người có phải người đại diện theo pháp luật hay không.

Tùy từng chủ thể và trường hợp cụ thể, người đại diện theo pháp luật có thể được xác định khác nhau, dưới đây là một số ví dụ dễ hình dung:

• Đối với công ty TNHH một thành viên: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc có thể là người đại diện theo pháp luật theo Điều lệ công ty và quy định pháp luật.

• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc có thể giữ vai trò người đại diện theo pháp luật.

• Đối với công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc có thể là người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp cũng có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật theo quy định.

• Đối với doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

• Đối với người chưa thành niên: Cha, mẹ có thể là người đại diện theo pháp luật của con trong các trường hợp theo quy định của pháp luật.

• Đối với người được giám hộ: Người giám hộ có thể là người đại diện theo pháp luật của người được giám hộ trong phạm vi pháp luật quy định.

Ví dụ: Công ty TNHH ABC đăng ký ông Nguyễn Văn A là Giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật. Khi Công ty ABC tham gia ký kết hợp đồng với đối tác, ông A có thể thay mặt công ty xác lập và thực hiện giao dịch trong phạm vi quyền đại diện của mình.

Cách tra cứu thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Khi cần kiểm tra người đại diện theo pháp luật của một doanh nghiệp, người dùng có thể đối chiếu thông tin đăng ký doanh nghiệp và các nguồn dữ liệu phù hợp. Trong Hệ sinh thái Đấu Thầu, thông tin này cũng có thể được tra cứu trên DauThau.Net.

• Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://dauthau.net/

• Bước 2: Chọn menu Danh bạ, chọn Doanh nghiệp trong nước

• Bước 3: Nhập thông tin doanh nghiệp vào ô từ khóa rồi nhấn Tìm kiếm. 

Trường hợp muốn tìm kiếm nâng cao, người dùng nhấn Click để tìm kiếm nâng cao, sau đó nhập các trường thông tin cần tìm gồm: Ngành nghề, Loại hình hồ sơ, Địa chỉ, Loại hình doanh nghiệp, Cơ quan đại diện chủ sở hữu,... 

• Bước 4: Nhấn vào tên doanh nghiệp để xem thông tin chi tiết.

Tại mục Thông tin đăng ký, người dùng có thể xem thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như: họ tên, chức vụ và địa chỉ người đại diện. 

Nếu cần khai thác danh bạ doanh nghiệp phục vụ nghiên cứu thị trường, phân tích khách hàng hoặc xây dựng danh sách doanh nghiệp tiềm năng, người dùng có thể tham khảo gói X3 hỗ trợ tra cứu và xuất dữ liệu doanh nghiệp ra Excel.

Đăng ký gói X3 để tra cứu và trích xuất dữ liệu doanh nghiệp ra Excel, hỗ trợ quá trình nghiên cứu và phân tích thị trường hiệu quả hơn!

FAQs - Một số câu hỏi liên quan đến người đại diện hợp pháp

Dưới đây là một số câu hỏi liên quan đến người đại diện hợp pháp, bạn nên tham khảo để hiểu rõ hơn về khái niệm này, cụ thể:

1. Người đại diện hợp pháp có bắt buộc phải là người đại diện theo pháp luật không?

Không nên đồng nhất hai khái niệm này. Trong thực tế, “người đại diện hợp pháp” có thể được dùng theo nghĩa rộng để chỉ người có căn cứ hợp pháp thực hiện quyền đại diện, trong khi “người đại diện theo pháp luật” là trường hợp quyền đại diện phát sinh theo quy định của pháp luật.

2. Ai có thể là người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp?

Người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền. Tùy từng trường hợp, người này được thay mặt doanh nghiệp thực hiện các giao dịch, quyền và nghĩa vụ trong phạm vi thẩm quyền được pháp luật, điều lệ hoặc văn bản ủy quyền xác định.

3. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người khác ký hợp đồng không?

Có. Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác thay mặt doanh nghiệp ký hợp đồng. Việc ủy quyền cần đúng thẩm quyền, xác định rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền; người được ủy quyền chỉ được ký kết, thực hiện các công việc trong phạm vi được giao.

4. Người đại diện hợp pháp phải chịu trách nhiệm như thế nào khi ký kết hợp đồng?

Người đại diện phải thực hiện việc ký kết đúng thẩm quyền và phạm vi đại diện, đồng thời tuân thủ các nghĩa vụ theo quy định pháp luật. Nếu tự ý xác lập giao dịch vượt quá phạm vi đại diện hoặc không có quyền đại diện, hậu quả pháp lý sẽ được xác định tùy từng trường hợp cụ thể.

5. Làm thế nào để kiểm tra người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp?

Có thể tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp để xác định người đại diện theo pháp luật. Nếu người thực hiện giao dịch không phải người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra thêm văn bản ủy quyền và phạm vi ủy quyền để xác định thẩm quyền.

Lời kết

Việc xác định đúng người đại diện và phạm vi đại diện có ý nghĩa quan trọng khi ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch và các thủ tục pháp lý. Đối với doanh nghiệp, người ký kết giao dịch không phải lúc nào cũng là người đại diện theo pháp luật; trường hợp ký theo ủy quyền cần kiểm tra thêm căn cứ và phạm vi ủy quyền để hạn chế rủi ro về thẩm quyền.

Trường hợp cần hỗ trợ đăng ký gói phần mềm X3 hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net

• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Email: contact@dauthau.asia

• Kênh chat: m.me/dauthau.info

• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcon