Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất 2023

Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT ra đời đã có sự thay đổi về mẫu biên bản thương thảo hợp đồng, qúy doanh nghiệp xem và tải tại đây: 02 Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất năm 2024

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Để hiểu rõ về mẫu biên bản thương thảo hợp đồng trước tiên bạn phải hiểu thương thảo hợp đồng là gì? Thương thảo hợp đồng là bước quan trọng trong quy trình đấu thầu. Sau bước đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ thực hiện bước thương thảo hợp đồng với nhà thầu được mời thương thảo (Nhà thầu xếp thứ nhất). 

Vậy mẫu biên bản thương thảo hợp đồng là biên bản được lập ra khi thương thảo về các nội dung liên quan đến gói thầu. Nói một cách dễ hiểu, biên bản thương thảo hợp đồng được sử dụng để ghi chép lại toàn bộ nội dung của cuộc thương thảo hợp đồng liên quan đến gói thầu đó. 

Nội dung của biên bản thương thảo hợp đồng

Nội dung của biên bản thương thảo hợp đồng được quy định cụ thể tại khoản 4, Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP cụ thể như sau:

• Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

• Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;

• Thương thảo về nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp:

• Trong quá trình thương thảo, nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu để đảm nhiệm các vị trí chủ nhiệm thiết kế, chủ nhiệm khảo sát (đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp có yêu cầu nhà thầu phải thực hiện một hoặc hai bước thiết kế trước khi thi công), vị trí chỉ huy trưởng công trường, trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc vì lý do bất khả kháng mà các vị trí nhân sự chủ chốt do nhà thầu đã đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp đó, nhà thầu được quyền thay đổi nhân sự khác nhưng phải bảo đảm nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn với nhân sự đã đề xuất và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu;

• Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;

• Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

Bên mời thầu cần nắm rõ các nội dung cần có trong mẫu biên bản thương thảo hợp đồng để áp dụng phù hợp cho gói thầu theo từng lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp mình.

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất 2023

Các mẫu biên bản thương thảo hợp đồng được quy định tại điểm đ và e, khoản 8, Điều 4 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT, cụ thể: 

• Phụ lục 3A: Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng quy định tại điểm đ, khoản 8, Điều 4 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn.

⇒ Tải Phục lục 3A: https://dauthau.asia/van-ban-dau-thau/detail/Phu-luc-3A-198/ 

• Phụ lục 3B: Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng quy định tại điểm e, khoản 8, Điều 4 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT cho gói thầu dịch vụ tư vấn.

⇒ Tải Phục lục 3B: https://dauthau.asia/van-ban-dau-thau/detail/Phu-luc-3B-199/ 

Như vậy, mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất năm 2023 được quy định tại mẫu Phụ lục 3A và Phụ lục 3B theo Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT. Tùy vào từng lĩnh vực của gói thầu để bên mời thầu lựa chọn mẫu biên bản thương thảo hợp đồng phù hợp. 

Những lưu ý khi lập biên bản thương thảo hợp đồng

Trong quá trình lập biên bản thương thảo hợp đồng, để tránh những rủi ro, sai sót trong quá trình thực hiện các bên cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

*** Lưu ý về cách viết mẫu biên bản thương thảo hợp đồng:

• Thông tin bên trong biên bản cần ghi rõ tên, tuổi nếu là cá nhân/thông tin tổ chức và người đại diện nếu là tổ chức, địa chỉ, cách thức liên hệ,... để dễ dàng phân biệt giữa các chủ thể trong giao kết hợp đồng. Đây cũng là cơ sở quy định về quyền và trách nhiệm của các bên khi thực hiện hợp đồng.

• Thông tin nội dung biên bản cần ghi cụ thể, chi tiết về những vấn đề các bên đã tiến hành thương thảo. Điều này tránh tình trạng nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp có thể dẫn đến các tranh chấp, phát sinh hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng, thương thảo về nhân sự thực hiện hợp đồng,... Ngoài ra, các điều khoản khác trong biên bản thương thảo phải theo thỏa thuận và chữ ký của các bên đại diện hợp pháp. 

*** Một vài lưu ý khác:

• Thông tin được ghi trong văn bản phải đảm bảo chính xác, có căn cứ, có cơ sở chứng minh. 

• Nếu sử dụng văn bản giấy cần đảm bảo tính thẩm mỹ, sạch sẽ, trình bày đẹp mắt, không gạch xóa. 

• Đảm bảo thông tin trong văn bản phải trung thực, không gian dối, không được tự ý sửa đổi thông tin nếu không được sự đồng ý của các bên liên quan. 

• Người lập biên bản phải là người đại diện hợp pháp của các đơn vị liên quan, khi đó biên bản thương thảo hợp đồng mới có giá trị. 

• Biên bản thương thảo hợp đồng sau khi hoàn tất sẽ được in tối thiểu 2 bản được ký và đóng dấu đầy đủ.

Tình huống liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng 

Dưới đây là một số tình huống cụ thể về biên bản thương thảo hợp đồng mà bên mời thầu, nhà thầu nên tham khảo, cụ thể: 

Tình huống 1: 

• Câu hỏi: E-HSMT chủ đầu tư đã điều chỉnh giảm thuế xuống 8% trước khi đăng lên mạng. Bên em đã bỏ giá dự thầu theo VAT 8% và trong biên bản thương thảo hợp đồng cũng thể hiện rõ giá trị hợp đồng sau thuế VAT 8% là giá em dự thầu. Nhưng quyết định trúng thầu thì chủ đầu tư tự động giảm của em thêm 2% và kêu giá đó là thuế VAT 10%. Bên em không đồng ý với giá đó và từ chối ký hợp đồng thì chủ đầu tư ra văn bản trả lời vòng vo và không cho bên e lấy lại tiền bảo lãnh dự thầu. Vậy chủ đầu tư hành xử như vậy đúng không và bên em nên làm như thế nào để không để mất tiền bảo lãnh dự thầu? 

• Trả lời của chuyên gia DauThau.info: Chủ đầu tư không có cơ sở giảm giá của nhà thầu, trường hợp nêu trên là không phù hợp. Nhà thầu bị thiệt hại do lỗi của chủ đầu tư thì khiếu nại hoặc khởi kiện chủ đầu tư ra tòa.

Tình huống 2: 

• Câu hỏi: Nội dung của biên bản thương thảo hợp đồng có bắt buộc phải đính kèm danh mục trúng thầu và giá để nhà thầu biết trúng những mặt hàng nào để thương thảo hay chỉ cần đưa nguyên tắc mà không bắt buộc kèm danh mục?

• Trả lời của chuyên gia DauThau.info: Mình tham dự thầu mục nào thì là trúng mục đó, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá

Tình huống 3: 

• Câu hỏi: Tại biên bản thương thảo hợp đồng có được thay đổi đơn giá không ạ (Thay đổi đơn giá nhưng không ảnh hưởng đến giá thành của gói thầu)? Nếu được thay đổi thì mình cần giải trình những gì trong biên bản thương thảo ạ? Có căn cứ được vào khoản 7 Điều 117 Nghị định 63 được không ạ?

• Trả lời của chuyên gia DauThau.info: Không được thay đổi, tham khảo tại Điều 19 Nghị định 63/2014 có quy định cụ thể về việc thay đổi đơn giá. Nếu việc thay đổi đơn giá không làm thay đổi tổng giá dự thầu thì cũng làm thay đổi một phần bản chất của hồ sơ dự thầu.

Hiện tại, DauThau.info cũng có những bài viết liên quan đến thương thảo hợp đồng, bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn về vấn đề này, cụ thể:

• Tầm quan trọng của thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

• Nhà thầu được mời vào thương thảo hợp đồng với đấu thầu qua mạng cần chuẩn bị gì?

• Xử lý tình trạng nhà thầu không đến thương thảo hợp đồng

• Khi nào thì thương thảo hợp đồng không thành công?

Trên đây là những chia sẻ của DauThau.info về mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất năm 2023. Bên mời thầu nên tham khảo để nắm được các nội dung quan trọng liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng như: nội dung của biên bản thương thảo hợp đồng, những lưu ý khi lập biên bản thương thảo hợp đồng và những tình huống thường gặp liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng.
Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT ra đời đã có sự thay đổi về mẫu biên bản thương thảo hợp đồng, qúy doanh nghiệp xem và tải tại đây: 02 Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất năm 2024

Nếu có thắc mắc cần được hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với DauThau.info qua:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong