02 Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất năm 2025

Biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Hiện nay, khái niệm "biên bản thương thảo hợp đồng" không được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật đấu thầu, bao gồm cả Luật Đấu thầu 2023 và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn liên quan. Tuy nhiên, thuật ngữ này lại được sử dụng phổ biến trong thực tiễn, đặc biệt trong giai đoạn hoàn thiện hồ sơ và ký kết hợp đồng sau khi lựa chọn được nhà thầu trúng thầu. Do đó, quý doanh nghiệp có thể hiểu: 

“Biên bản thương thảo hợp đồng trong đấu thầu là văn bản ghi nhận kết quả buổi làm việc giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu, nhằm thống nhất các điều khoản cuối cùng trước khi ký hợp đồng chính thức”.

Biên bản này không có giá trị pháp lý như hợp đồng nhưng đóng vai trò làm cơ sở để lập và ký hợp đồng chính thức. Nó giúp đảm bảo tính minh bạch, thống nhất và là bằng chứng cho quá trình đàm phán giữa các bên trong hoạt động đấu thầu mua sắm công.

Quy định về biên bản thương thảo hợp đồng

Từ 01/01/2025, Biên bản thương thảo hợp đồng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn tại Phụ lục 4B và gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn được lập theo Mẫu tại Phụ lục 4C ban hành kèm theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT thay thế cho Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tại Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT.

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất

Sau đây là 02 mẫu biên bản thương thảo hợp đồng đấu thầu gồm:

1. Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng theo Phụ lục 4B. Mẫu này áp dụng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 43 Luật Đấu thầu 2023.

Các nội dung thương thảo cơ bản như sau:

• Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa E-HSMT và E-HSDT, giữa các nội dung khác nhau trong E-HSDT có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

• Thương thảo về các đề xuất thay đổi hoặc phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu nêu trong E-HSMT có quy định cho phép nhà thầu chào phương án kỹ thuật thay thế tại Mục 12.1 E-BDL;

• Thương thảo về nhân sự:

• Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;

• Thương thảo về các sai sót không nghiêm trọng quy định;

• Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

Như vậy, mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn được quy định theo Phụ lục 4B ban hành kèm theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT.

Xem thêm bài viết: Nguyên tắc, nội dung và các vấn đề liên quan đến thương thảo hợp đồng trong đấu thầu để tránh các lỗi phát sinh không đáng có trong quá trình thương thảo hợp đồng.

2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu dịch vụ tư vấn

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng theo Phụ lục 4C. Mẫu này áp dụng đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn. Các nội dung thương thảo cơ bản trong mẫu này gồm:

• Thảo luận về điều khoản tham chiếu, phương pháp luận được đề xuất, điều kiện cụ thể của hợp đồng và hoàn thiện phần “Mô tả dịch vụ” của hợp đồng với điều kiện không làm thay đổi đáng kể phạm vi dịch vụ ban đầu theo điều khoản tham chiếu hay điều khoản của hợp đồng;

• Kế hoạch công tác và bố trí nhân sự;

• Tiến độ;

• Giải quyết thay đổi nhân sự (nếu có);

• Bố trí điều kiện làm việc;

• Chi phí dịch vụ tư vấn trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của gói thầu và điều kiện thực tế, bao gồm việc xác định rõ các khoản thuế nhà thầu phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế (nếu có), phương thức nộp thuế (nhà thầu trực tiếp nộp thuế hoặc Chủ đầu tư giữ lại một khoản tiền tương đương với giá trị thuế để nộp thay cho nhà thầu theo quy định của pháp luật hiện hành), giá trị nộp thuế và các vấn đề liên quan khác đến nghĩa vụ nộp thuế phải được nêu cụ thể trong hợp đồng;

• Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;

• Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong E_HSDT (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong E-HSMT có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;

• Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

Theo quy định trên thì mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn được quy định theo mẫu Phụ lục 4C ban hành kèm theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT.

3. Mẫu biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng 

Ngoài biên bản thương thảo hợp đồng được quy định tại Phụ lục 4C và Phụ lục 4B, quý doanh nghiệp nên tham khảo thêm mẫu biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng để phục vụ cho công tác đấu thầu. 

Hiện tại, mẫu biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng chính là mẫu dự thảo hợp đồng. Đây là biên bản được lập ra sau khi các bên (bên mời thầu, hoặc chủ đầu tư, với nhà thầu) đã hoàn tất quá trình thương thảo (nếu có) và thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng. Văn bản này ghi nhận một cách chính thức các nội dung đã thỏa thuận, đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và đồng ý với những điều khoản đó trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức.

Tham khảo bài viết: Quy định về biên bản hoàn thiện hợp đồng trong đấu thầu để hiểu rõ hơn về mẫu biên bản hoàn thiện hợp đồng trong đấu thầu

Tải mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Quý doanh nghiệp có thể xem và tải mẫu biên bản thương thảo hợp đồng theo từng gói thầu cụ thể sau đây:

Download Biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn

Download Biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu tư vấn

Đối tượng áp dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức, bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu thường phải thực hiện bước thương thảo hợp đồng để làm rõ và thống nhất các điều khoản quan trọng. 

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng là tài liệu được sử dụng trong bước này và được áp dụng đối với các đối tượng sau:

• Bên mời thầu/ Chủ đầu tư: Là cơ quan, tổ chức lựa chọn nhà thầu, có trách nhiệm chủ trì buổi thương thảo và lập biên bản.

• Nhà thầu trúng thầu: Là đơn vị đã được lựa chọn để thực hiện gói thầu, tham gia thương thảo nhằm thống nhất các nội dung hợp đồng.

• Tư vấn đấu thầu (nếu có): Tham gia với vai trò hỗ trợ chuyên môn, giúp ghi nhận, làm rõ và đề xuất các nội dung cần điều chỉnh.

• Đại diện pháp lý, kế toán, kỹ thuật của các bên: Có thể được cử tham dự để giải thích, làm rõ hoặc đề xuất điều chỉnh các điều khoản liên quan đến chuyên môn của mình.

• Áp dụng cho các gói thầu sử dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu như: đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu,... trong lĩnh vực hàng hóa, xây lắp, tư vấn, phi tư vấn.

Việc áp dụng đúng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng giúp các bên thống nhất rõ ràng trước khi ký hợp đồng, từ đó hạn chế tranh chấp và đảm bảo thực hiện dự án đúng cam kết.

Tìm hiểu thêm: 42 Mẫu hồ sơ và 17 Phụ lục đấu thầu qua mạng theo Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT

Lời kết

Biên bản thương thảo hợp đồng là một bước trung gian quan trọng trong quá trình hoàn thiện hồ sơ ký kết hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu. Dù không được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật đấu thầu nhưng mẫu biên bản này vẫn được sử dụng rộng rãi để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và làm cơ sở pháp lý khi phát sinh tranh chấp. 

Hy vọng rằng 02 mẫu biên bản thương thảo hợp đồng cập nhật mới nhất năm 2025 trong bài viết trên của DauThau.info sẽ giúp quý doanh nghiệp tham gia đấu thầu thuận tiện hơn trong việc soạn thảo, lưu trữ và triển khai công việc theo đúng quy định và tiến độ đề ra.

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn các tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong