02 mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất hiện nay

Biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Hiện nay, khái niệm "biên bản thương thảo hợp đồng" không được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật đấu thầu, bao gồm cả Luật Đấu thầu 2023 và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn liên quan. Tuy nhiên, thuật ngữ này lại được sử dụng phổ biến trong thực tiễn, đặc biệt trong giai đoạn hoàn thiện hồ sơ và ký kết hợp đồng sau khi lựa chọn được nhà thầu trúng thầu. Do đó, quý doanh nghiệp có thể hiểu: 

“Biên bản thương thảo hợp đồng trong đấu thầu là văn bản ghi nhận kết quả buổi làm việc giữa bên mời thầu/chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu, nhằm thống nhất các điều khoản cuối cùng trước khi ký hợp đồng chính thức”.

Biên bản này không có giá trị pháp lý như hợp đồng nhưng đóng vai trò làm cơ sở để lập và ký hợp đồng chính thức. Nó giúp đảm bảo tính minh bạch, thống nhất và là bằng chứng cho quá trình đàm phán giữa các bên trong hoạt động đấu thầu mua sắm công.

Quy định về biên bản thương thảo hợp đồng

Kể từ ngày 04/08/2025 theo quy định tại Thông tư 79/2025/TT-BTC, việc lập Biên bản thương thảo hợp đồng trong hoạt động đấu thầu được thực hiện thống nhất theo quy định mới. Cụ thể, đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp và phi tư vấn, Biên bản thương thảo hợp đồng sẽ được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục 4B. Trong khi đó, đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, việc lập Biên bản thương thảo hợp đồng được áp dụng theo mẫu tại Phụ lục 4C. 

Cả hai mẫu này đều được ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành trong quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng.

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất

Căn cứ điểm e, g khoản 15 Điều 4 Thông tư 79/2025/TT-BTC, có quy định các mẫu văn bản thương thảo hợp đồng như sau:

1. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC theo mẫu ban hành kèm theo Phụ lục 4B, được quy định tại điểm e, khoản 15 Điều 4 Thông tư 79/2025/TT-BTC.

Xem và tải mẫu biên bản thương thảo hợp đồng (đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC) TẠI ĐÂY

2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu dịch vụ tư vấn

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu dịch vụ tư vấn theo mẫu ban hành kèm theo Phụ lục 4C, được quy định tại điểm g, khoản 15 Điều 4 Thông tư 79/2025/TT-BTC.

Xem và tải mẫu biên bản thương thảo hợp đồng cho gói thầu dịch vụ tư vấn TẠI ĐÂY

3. Mẫu biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng

Ngoài biên bản thương thảo hợp đồng được quy định tại Phụ lục 4C và Phụ lục 4B, quý doanh nghiệp nên tham khảo thêm mẫu biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng để phục vụ cho công tác đấu thầu. 

Hiện tại, mẫu biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng chính là mẫu dự thảo hợp đồng. Đây là biên bản được lập ra sau khi các bên (bên mời thầu, hoặc chủ đầu tư, với nhà thầu) đã hoàn tất quá trình thương thảo (nếu có) và thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng. Văn bản này ghi nhận một cách chính thức các nội dung đã thỏa thuận, đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và đồng ý với những điều khoản đó trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức.

Tham khảo bài viết: Quy định về biên bản hoàn thiện hợp đồng trong đấu thầu để hiểu rõ hơn về mẫu biên bản hoàn thiện hợp đồng trong đấu thầu.

Đối tượng áp dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức, bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu thường phải thực hiện bước thương thảo hợp đồng để làm rõ và thống nhất các điều khoản quan trọng. 

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng là tài liệu được sử dụng trong bước này và được áp dụng đối với các đối tượng sau:

• Bên mời thầu/ Chủ đầu tư: Là cơ quan, tổ chức lựa chọn nhà thầu, có trách nhiệm chủ trì buổi thương thảo và lập biên bản.
• Nhà thầu trúng thầu: Là đơn vị đã được lựa chọn để thực hiện gói thầu, tham gia thương thảo nhằm thống nhất các nội dung hợp đồng.
• Tư vấn đấu thầu (nếu có): Tham gia với vai trò hỗ trợ chuyên môn, giúp ghi nhận, làm rõ và đề xuất các nội dung cần điều chỉnh.
• Đại diện pháp lý, kế toán, kỹ thuật của các bên: Có thể được cử tham dự để giải thích, làm rõ hoặc đề xuất điều chỉnh các điều khoản liên quan đến chuyên môn của mình.

Việc áp dụng đúng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng giúp các bên thống nhất rõ ràng trước khi ký hợp đồng, từ đó hạn chế tranh chấp và đảm bảo thực hiện dự án đúng cam kết.

FAQ - Một số câu hỏi liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng

Sau đây là một số câu hỏi liên quan đến thương thảo hợp đồng, quý doanh nghiệp nên tham khảo để hiểu rõ hơn về mẫu văn bản này, cụ thể:

1. Nhà thầu không ký biên bản thương thảo hợp đồng thì có được hoàn trả bảo đảm dự thầu không?

Căn cứ điểm d khoản 9 Điều 14 Luật Đấu thầu 2023 quy định các trường hợp không được hoàn trả đảm bảo dự thầu:

“d) Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối thương thảo hợp đồng (nếu có) trong thời hạn 05 ngày làm việc đối với đấu thầu trong nước và 10 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày nhận được thông báo mời thương thảo hợp đồng hoặc đã thương thảo hợp đồng nhưng từ chối hoàn thiện, ký kết biên bản thương thảo hợp đồng, trừ trường hợp bất khả kháng;”

Như vậy, ngoại trừ trường hợp bất khả kháng nếu nhà thầu đã thương thảo hợp đồng nhưng từ chối ký kết biên bản thương thảo hợp đồng thì không được hoàn trả bảo đảm dự thầu.

2. Biên bản thương thảo hợp đồng có phải là cơ sở để chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu không?

Căn cứ khoản 2 Điều 31 Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định về phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu như sau:

“Trình, thẩm định (nếu có) và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

1. Tổ chuyên gia lập báo cáo đánh giá theo quy định tại khoản 5 Điều 32 của Nghị định số 214/2025/NĐ-CP trình chủ đầu tư. Chủ đầu tư tổ chức đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng (nếu có) trên cơ sở báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia.

Tổ thẩm định (đơn vị được giao thẩm định) thực hiện thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu trên cơ sở báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia, biên bản đối chiếu tài liệu, biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có).

2. Chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này trên cơ sở báo cáo đánh giá E-HSDT, biên bản đối chiếu tài liệu, biên bản thương thảo hợp đồng và báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu (nếu có).”

Theo quy định trên thì chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu trên cơ sở báo cáo đánh giá E-HSDT, biên bản đối chiếu tài liệu, biên bản thương thảo hợp đồng và báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu (nếu có). Như vậy, biên bản thương thảo hợp đồng là một trong những cơ sở để chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

3. Trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu có biên bản thương thảo hợp đồng không?

Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu được quy định tại Điều 65 Luật Đấu thầu 2023 như sau:

“Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu

1. Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu bao gồm các tài liệu sau đây:

a) Văn bản hợp đồng;

b) Phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có);

c) Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

2. Ngoài các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này, tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm một hoặc một số tài liệu sau đây:

a) Biên bản hoàn thiện hợp đồng;

b) Biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có);

c) Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng, bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể;

d) Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn;

đ) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;

e) Tài liệu khác có liên quan.”

Theo như quy định trên thì tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có).

Trường hợp cần giải đáp các tình huống phát sinh trong quá trình đấu thầu, quý doanh nghiệp có thể truy cập vào Trung tâm Tư vấn và hỗ trợ đấu thầu (Support Center) của Hệ sinh thái Đấu Thầu để nhận được giải đáp từ AI Tư vấn Đấu Thầu (xem hướng dẫn sử dụng TẠI ĐÂY) hoặc Chuyên gia đấu thầu.

Lời kết

Biên bản thương thảo hợp đồng là một bước trung gian quan trọng trong quá trình hoàn thiện hồ sơ ký kết hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu. Dù không được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật đấu thầu nhưng mẫu biên bản này vẫn được sử dụng rộng rãi để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và làm cơ sở pháp lý khi phát sinh tranh chấp. 

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong