Mua sắm tập trung là gì? Quy định về mua sắm tập trung theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP

Mua sắm tập trung là gì?

Mua sắm tập trung là hình thức tổ chức mua sắm hàng hóa, dịch vụ trong hoạt động công (như mua sắm tài sản, thiết bị, dịch vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị nhà nước) theo cách tập hợp nhu cầu của nhiều đơn vị để thực hiện một lần, thông qua một đơn vị mua sắm tập trung được chỉ định hoặc thành lập. 

Theo quy định tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc mua sắm này được thực hiện bởi các đơn vị mua sắm tập trung ở trung ương và địa phương, nhằm tận dụng quy mô mua sắm lớn để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thống nhất điều kiện kỹ thuật, chất lượng hàng hóa/dịch vụ.

Đấu thầu tập trung là gì?

Đấu thầu tập trung là một hình thức tổ chức lựa chọn nhà thầu trong hoạt động mua sắm công mà nhiều nhu cầu mua sắm giống nhau của các cơ quan, tổ chức, đơn vị được tập hợp lại thành một để tổ chức đấu thầu chung. Mục tiêu của đấu thầu tập trung là tận dụng quy mô lớn của gói thầu để tăng hiệu quả kinh tế, giảm chi phí, đồng thời tạo ra quy trình lựa chọn nhà thầu thống nhất, minh bạch và chuyên nghiệp hơn so với việc từng đơn vị tự tổ chức đấu thầu riêng lẻ.

Tóm lại, đấu thầu tập trung giúp các cơ quan, tổ chức cùng mua sắm một loại hàng hoá, dịch vụ giống nhau thông qua một quá trình đấu thầu chung, từ đó đồng nhất chất lượng, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh giữa các nhà thầu.

Đơn vị mua sắm tập trung là gì?

Đơn vị mua sắm tập trung là tổ chức, cơ quan hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ tổ chức và thực hiện mua sắm tập trung cho một tập hợp các cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu tương tự nhau. Đơn vị này thực hiện đầy đủ trách nhiệm của chủ đầu tư trong quá trình mua sắm tập trung, bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết thỏa thuận, hợp đồng với nhà thầu trúng thầu để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho các đơn vị có nhu cầu.

Ở bối cảnh pháp luật Việt Nam, theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đơn vị mua sắm tập trung có thể là một đơn vị thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được giao thực hiện mua sắm tập trung đối với các danh mục hàng hóa, dịch vụ cụ thể theo quy định.

Tóm lại, đơn vị mua sắm tập trung là “đầu mối” thực hiện việc hợp nhất nhu cầu mua sắm, tổ chức đấu thầu và ký kết cung cấp hàng hóa, dịch vụ tập trung nhằm đạt được hiệu quả kinh tế và quản lý tốt hơn trong mua sắm công.

Danh mục mua sắm tập trung của Bộ Tài chính

Điều 1 Quyết định 3133/QĐ-BTC có quy định cụ thể về danh mục mua sắm tập trung của Bộ Tài chính như sau:

“Điều 1. Danh mục tài sản, hàng hóa, dịch vụ mua sắm tập trung cấp Bộ của Bộ Tài chính

1. Kênh truyền hạ tầng truyền thông thống nhất ngành Tài chính.

2. Bản quyền phần mềm dùng chung trong ngành Tài chính và các dịch vụ liên quan đến bản quyền phần mềm dùng chung trong ngành Tài chính.

3. Máy tính (bao gồm thiết bị lưu điện) và máy in của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Tài chính.”

Như vậy, theo Quyết định 3133/QĐ-BTC, Bộ Tài chính đã xác định rõ các nhóm tài sản, hàng hóa, dịch vụ bắt buộc thực hiện mua sắm tập trung cấp Bộ, bao gồm: hạ tầng truyền thông thống nhất, bản quyền phần mềm dùng chung và trang thiết bị công nghệ thông tin cơ bản như máy tính, máy in.

Điều kiện mua sắm tập trung

Theo khoản 1 Điều 53 Luật Đấu thầu 2023 có quy định chi tiết về điều kiện mua sắm tập trung như sau:

“1. Mua sắm tập trung được áp dụng khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Hàng hóa, dịch vụ cần mua sắm với số lượng lớn, chủng loại tương tự ở một hoặc nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Trường hợp mua thuốc hiếm, thuốc cần mua với số lượng ít có thể áp dụng hình thức mua sắm tập trung để bảo đảm có đủ thuốc phục vụ nhu cầu khám bệnh, chữa bệnh;

b) Thuộc danh mục hàng hóa, dịch vụ áp dụng mua sắm tập trung quy định tại khoản 2 Điều này.”

Như vậy, theo khoản 1 Điều 53 Luật Đấu thầu 2023, mua sắm tập trung chỉ được áp dụng khi đồng thời đáp ứng đủ hai điều kiện: Hàng hóa, dịch vụ có nhu cầu mua sắm với số lượng lớn, chủng loại tương tự ở một hoặc nhiều cơ quan, đơn vị (trường hợp đặc biệt như thuốc hiếm có thể mua với số lượng ít); và (ii) thuộc danh mục được phép áp dụng mua sắm tập trung theo quy định của pháp luật.

Quy định mua sắm tập trung mới nhất

Hệ thống pháp luật về đấu thầu hiện hành đã có những điều chỉnh đáng chú ý liên quan đến cơ chế mua sắm tập trung. Các quy định mới tại Luật Đấu thầu 2023 và văn bản hướng dẫn đã làm rõ nguyên tắc, trách nhiệm, quy trình và nội dung thỏa thuận khung đối với mua sắm tập trung, cụ thể:

Nguyên tắc mua sắm tập trung

Căn cứ Điều 89 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, nguyên tắc mua sắm tập trung được quy định như sau:

“Điều 89. Nguyên tắc mua sắm tập trung

1. Việc mua sắm tập trung được thực hiện thông qua đơn vị mua sắm tập trung thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trừ trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 53 của Luật Đấu thầu. Trường hợp đơn vị mua sắm tập trung không đủ năng lực thì thuê tư vấn đấu thầu thực hiện việc lựa chọn nhà thầu.

2. Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục phải áp dụng mua sắm tập trung sử dụng thỏa thuận khung, đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phải ký kết hợp đồng với nhà thầu đã được lựa chọn thông qua mua sắm tập trung. Trường hợp thỏa thuận khung còn hiệu lực mà ký kết hợp đồng với nhà thầu khác không được lựa chọn thông qua mua sắm tập trung thì không được thanh toán, trừ trường hợp quy định tại khoản 22 và khoản 23 Điều 140 của Nghị định này.

3. Mua sắm tập trung được thực hiện thông qua hình thức đấu thầu rộng rãi. Trường hợp hàng hóa thuộc danh mục mua sắm tập trung đáp ứng điều kiện áp dụng hình thức chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, đàm phán giá, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt theo quy định tại khoản 1 Điều 23, khoản 1 Điều 24, khoản 1 Điều 28, Điều 29 của Luật Đấu thầu và khoản 1 Điều 78, Điều 81, Điều 84 của Nghị định này thì được áp dụng các hình thức tương ứng.”

Trách nhiệm trong mua sắm tập trung

Điều 90 Nghị định 214/2025/NĐ-CP có quy định cụ thể trách nhiệm trong mua sắm tập trung như sau:

“Điều 90. Trách nhiệm trong mua sắm tập trung

1. Đơn vị mua sắm tập trung thực hiện trách nhiệm của chủ đầu tư quy định tại Điều 78 của Luật Đấu thầu.

2. Các hàng hóa, dịch vụ được khuyến khích mua sắm tập trung gồm:

a) Thiết bị công nghệ thông tin đã được chuẩn hóa: máy tính để bàn, máy in và các thiết bị khác;

b) Thiết bị văn phòng: điện thoại để bàn, giấy in, bàn, ghế, tủ và các thiết bị khác; 

c) Thiết bị chiếu sáng, điều hòa không khí;

d) Dịch vụ bảo vệ, vệ sinh;

đ) Hàng hóa, dịch vụ khác.”

Quy trình mua sắm tập trung áp dụng đấu thầu rộng rãi 

Căn cứ tại khoản 1 Điều 91 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, có quy định về quy trình mua sắm tập trung áp dụng đấu thầu rộng rãi, cụ thể:

• Bước 1: Xác định khối lượng mua sắm
• Bước 2: Lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
• Bước 3: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
• Bước 4: Đánh giá hồ sơ dự thầu
• Bước 5: Thẩm định, phê duyệt, công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
• Bước 6: Hoàn thiện, ký kết thỏa thuận khung
• Bước 7: Hoàn thiện, ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu trúng thầu
• Bước 8: Quyết toán, thanh lý hợp đồng.

Nội dung thỏa thuận khung đối với mua sắm tập trung

Theo Điều 92 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, có quy định cụ thể về nội dung thỏa thuận khung đối với mua sắm tập trung như sau: 

“Điều 92. Nội dung thỏa thuận khung

1. Căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu, đơn vị mua sắm tập trung quy định cụ thể nội dung chi tiết của thỏa thuận khung trong hồ sơ mời thầu cho phù hợp nhưng phải bao gồm những nội dung chủ yếu quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Những nội dung chủ yếu của thỏa thuận khung:

a) Phạm vi cung cấp hàng hóa, dịch vụ;

b) Thời gian, địa điểm giao hàng, cung cấp dịch vụ dự kiến;

c) Điều kiện bàn giao hàng hóa, dịch vụ; tạm ứng, thanh toán, thanh lý hợp đồng;

d) Mức giá tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ;

đ) Điều kiện bảo hành, bảo trì; đào tạo, hướng dẫn sử dụng hàng hóa, dịch vụ;

e) Trách nhiệm của nhà thầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ, trong đó bao gồm trách nhiệm ký kết, thực hiện hợp đồng và thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng với đơn vị có nhu cầu mua sắm;

g) Trách nhiệm của đơn vị có nhu cầu mua sắm trong việc ký kết hợp đồng, sử dụng hàng hóa, dịch vụ;

h) Trách nhiệm của đơn vị mua sắm tập trung;

i) Thời hạn có hiệu lực của thỏa thuận khung;

k) Xử phạt, bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng;

l) Các nội dung liên quan khác.”

Lời kết

Tóm lại, mua sắm tập trung là công cụ quan trọng giúp tối ưu ngân sách, chuẩn hóa chất lượng và tăng tính minh bạch trong quản lý tài sản công. Với các quy định cụ thể tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP, cơ chế này ngày càng được hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho các bộ, ngành và địa phương triển khai hiệu quả, đúng phạm vi và đúng thẩm quyền.

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong