Để thành công trong một cuộc thầu, yếu tố chuẩn bị hồ sơ dự thầu là điều rất quan trọng. Nhiều doanh nghiệp, nhà thầu mới tham dự thường xuyên gặp nhiều lúng túng. Bài viết dưới đây, DauThau.INFO sẽ mách nhỏ một số bước để mọi nhà thầu có thể chuẩn bị hồ sơ dự thầu gói thầu xây lắp tốt hơn.
Hồ sơ dự thầu, căn cứ theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 được hiểu là toàn bộ tài liệu được nộp cho bên mời thầu do nhà thầu chuẩn bị, lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Đồng thời, tại khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 cũng nêu rõ, hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức đấu thầu (Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế) mà trong đó nêu rõ các nội dung, các yêu cầu cho một dự án hoặc một gói thầu.
Hồ sơ dự thầu gói thầu xây lắp là hồ sơ tham dự thầu cho gói thầu xây dựng, lắp đặt công trình cụ thể do bên mời thầu phát hành.
Một số khái niệm cơ bản về đấu thầu và hồ sơ đấu thầu xây lắp mà nhà thầu cần biết
Đấu thầulà quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Hệ thống đấu thầu quốc gia tại địa chỉ: https://muasamcong.mpi.gov.vn/ bao trùm tất cả các gói thầu thuộc nguồn vốn nhà nước và vốn khác (Vốn vay ưu đãi, vốn tư nhân, vốn doanh nghiệp ngoài nhà nước...)
Một số khái niệm về đấu thầu và hồ sơ đấu thầu gói thầu xây lắp mà nhà thầu cần nắm
Cuộc đấu thầu giữa Bên mời thầu và các nhà thầu, trên cơ sở hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu do bên mời thầu phát hành, các nhà thầu phải chuẩn bị hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề xuất để có thể nộp thầu. Một cuộc đấu thầu thành công với nhà thầu là có kết quả trúng thầu, để đạt được điều đó việc đầu tiên cần thiết là phải chuẩn bị hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề xuất gói thầu xây lắp bao gồm các yếu tố hành chính, năng lực, kinh nghệm, giải pháp công nghệ, kỹ thuật và giá dự thầu cạnh tranh. Chính vì lẽ đó việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu để tham dự thầu là rất quan trọng, ảnh hưởng tiên quyết đến kết quả được chọn hay không.
Quy trình chuẩn bị hồ sơ đấu thầu xây lắp gồm những gì?
Hồ sơ đấu thầu xây dựng gồm những gì? phải chuẩn bị những tài liệu gì cho gói thầu xây dựng, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy trình chuẩn bị hồ sơ đấu thầu xây lắp và các tài liệu của quy trình này chính là một bộ hồ sơ đấu thầu xây dựng cần nộp cho một cuộc đấu thầu.
1. Các thủ tục về hành chính
Phần này chúng ta cần cung cấp các thông tin về doanh nghiệp, cụ thể hồ sơ đấu thầu gồm những gì:
Đăng ký kinh doanh
Báo cáo tài chính các năm gần nhất, nếu có báo cáo đã kiểm toán là tốt nhất, không có thì cung cấp các giấy tờ khác tương đương như hướng dẫn tại bài viết của chúng tôi tại đây.
Các giấy phép (nếu có), chứng chỉ năng lực hoạt động (thường là các gói thầu xây lắp, tư vấn)
Các chứng nhận (ví dụ ISO...)
2. Các yêu cầu quan trọng bắt buộc về thủ tục đấu thầu gói thầu xây lắp:
Phần này chúng ta cần phải đọc kỹ Bảng dữ liệu đấu thầu của gói thầu xây lắp (Thường là Chương II Hồ sơ mời thầu), trong đó lưu ý:
Tên gói thầu, tên bên mời thầu, tên dự án: Các nội dung này cần nhớ chính xác để không có những nhầm lẫn đáng tiếc.
Bảo đảm/bảo lãnh dự thầu: Yêu cầu về số tiền bảo đảm đảm, thời hạn bảo đảm dự thầu, quy định cụ thể đặc biệt (nếu có).
Thời gian đóng thầu, mở thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu (lưu ý thời gian này có liên hệ mật thiết với thời gian bảo lãnh dự thầu). DauThau.INFO có tính năng theo dõi gói thầu khi có thay đổi về thời điểm đóng thầu trong thông báo mời thầu thông qua đăng ký gói thành viên VIP1.
Thời gian thực hiện hợp đồng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, có thể hồ sơ thầu nêu rõ, có thể hồ sơ để ở mức điểm, khi đó cần đọc ở Chương III - Tiêu chuẩn đánh giá, hoặc ở Chương VII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng.
3. Các yêu cầu hợp lệ khác gói thầu xây lắp:
Ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền thì cần có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo.
Liên danh: Trong trường hợp liên danh thì các bên cần có thỏa thuận liên danh được các bên ký, đóng dấu gửi kèm theo.
Chứng chỉ năng lực: Thông thường là chứng chỉ năng lực hoạt động tương ứng với cấp công trình và loại công trình mà bên mời thầu đang mời thầu.
Cần chuẩn bị hồ sơ đấu thầu như thế nào để tham gia dự thầu được suôn sẻ?
4. Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm cụ thể trong hồ sơ gói thầu xây lắp:
Phần này chúng ta tìm hiểu tại Chương III hồ sơ mời thầu gói thầu xây lắp, theo đó lưu ý:
Năng lực tài chính trong những năm gần đây, thường là 03-05 năm, điều này đồng nghĩa với số năm hoat động của doanh nghiệp bạn cũng phải tương ứng. Đọc kỹ yêu cầu về DOANH THU, lợi nhuận thì chắc chắn > 0, do đó khi lập báo cáo tài chính hàng năm chúng ta lưu ý kế toán bằng mọi cách không để lỗ. Chuẩn bị báo cáo tài chính được kiểm toán hoặc các giấy tờ khác tương đương như chúng tôi hướng dẫn tại bài viết: Hồ sơ dự thầu có bắt buộc nộp báo cáo tài chính có kiểm toán không?
Yêu cầu về nguồn lực tài chính để thực hiện hợp đồng, cách làm thông thường hiện nay là sử dụng một thư cam kết cấp tín dụng của ngân hàng phát hành cho nhà thầu, mức cam kết cao hơn yêu cầu trong hồ sơ mời thầu là đạt yêu cầu.
Kinh nghiệm về thực hiện hợp đồng tương tự, đây là nội dung rất quan trọng và cần đọc kỹ, chúng tôi đã có bài viết riêng về vấn đề này, độc giả và nhà thầu có thể tham khảo bài viết tại đây.
Năng lực và kinh nghiệm nhân sự chủ chốt: Phần này chúng ta cần lưu ý hồ sơ mời thầu yêu cầu như thế nào thì cần kê khai nhân sự đáp ứng đúng hoặc hơn như vậy, đặc biệt lưu ý đến các nhân sự kê khai phải thực hiện tham gia các công việc tương tự gói thầu đang xét để tránh mất thời gian làm rõ hồ sơ rồi đôi khi lại thành bất lợi.
Năng lực về thiết bị thi công: Cần kê khai các thiết bị tối thiểu theo yêu cầu hồ sơ mời thầu, nếu là tài sản của doanh nghiệp thì cần có tài liệu chứng minh (Hóa đơn VAT, đăng ký, đăng kiểm...), nếu là tài sản huy động thì cũng cần có hợp đồng và phía cung cấp thiết bị cũng cần có tài liệu chúng minh sở hữu.
Đánh giá chi tiết về phần kỹ thuật (giải pháp và phương pháp luận): Đây là phần tốn kém "giấy mực" nhất, nghĩ thì đơn giản tuy nhiên rất nhiều nhà thầu bị loại ở bước này, một là do làm ẩu thường lấy của hồ sơ trước rồi bê nguyên copy sang hồ sơ đang chuẩn bị hoặc là copy chỗ này một đoạn, chỗ kia một đoạn. Nội dung này cần phải đọc kỹ và lưu ý nhưng bước sau:
Đọc kỹ yêu cầu từng mục
Đọc kỹ bản vẽ, nếu có điều kiện cần phải khảo sát hiện trường, xem điểm cấp điện, cấp nước, thoát nước, giao thông ra vào và các vị trí dự kiến xây dựng công trình. Tổng mặt bằng thì công cần xem xét và bố trí phù hợp với các điều kiện khảo sát đó, bố trí không phù hợp có thể không đạt điểm hoặc đạt điểm không đáp ứng yêu cầu tối thiểu là bị loại.
Đối với giải pháp và phương pháp luận khi đọc yêu cầu cần bám sát vào nội dung yêu cầu, từng câu, từng dòng hồ sơ yêu cầu viết gì thì giải pháp đưa ra cũng phải có cho từng nội dung, nhân sự, thiết bị và tiến độ thi công cũng cần khớp và nhịp nhàng với những đề xuất trước đó.
Đề xuất về biện pháp thi công cần nghiên cứu kỹ đặc thù công trình, tránh trường hợp rất nhiều nhà thầu sao chép từ công trình này sang công trình khác dẫn đến mất điểm, bản vẽ biện pháp thi công cũng cần phải khớp với bản vẽ công trình, tránh thói quen sao chép.
Tiến độ thi công cần phù hợp với tiến độ đề xuất trong đơn dự thầu và các biện pháp thi công viết trước đó.
5 Lập giá dự thầu gói thầu xây lắp
Để lập được giá dự thầu thì cần có bộ phận chuyên lập giá, các bước lập giá dự thầu và những vấn đề cần lưu ý chúng tôi sẽ có bài viết cụ thể và viết riêng thành bài viết sau, trong khuôn khổ giới hạn bài viết này xin phép chưa đề cập đến. Chúng ta chỉ cần lưu ý khi bộ phận làm giá dự thầu thì chúng ta tổng hợp lấy bản in, trình ký đồng thời đưa giá dự thầu vào đơn dự thầu.
Ở bước này thông thường các đơn vị thường chuẩn bị sẵn 01 thư giảm giá, để đảm bảo an toàn và bí mật, thư giảm giá có thể được chuẩn bị trước, ký đóng dấu nhưng có thể chưa vội ghi giá trị giảm giá. Người quyết định cuộc thầu sẽ là người đưa ra con số giảm giá vào thời điểm thích hợp để đảm bảo thông tin được bí mật tới cùng.
Cách làm hồ sơ dự thầu xây lắp
Sau khi hiểu được quy trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu xây dựng nêu trên, chúng ta sẽ tiến hành tập hợp các hồ sơ đó thành 1 bộ hồ sơ dự thầu xây dựng
Tiến hành in ấn toàn bộ hồ sơ, sau đó tập hợp thành 01 file (cặp hồ sơ) bản gốc, đánh dấu vào những trang cần ký, đóng dấu để trình ký.
Sau khi ký xong, tiến hành đóng dấu, lưu ý đóng dấu vào từng trang hồ sơ dự thầu (hoặc đóng dấu giáp lai), đánh số thứ tự từng trang. Như vậy là đã được 01 bản gốc hoàn chỉnh, từ đó bạn có thể cho xuất bản (phô tô) thành các bản chụp theo số lượng mà hồ sơ mời thầu yêu cầu.
Copy các dữ liệu vào 01 USB (hoặc CD), file giá nên copy file exel cho tổ chuyên gia dễ dàng thao tác, tạo "thiện cảm hơn" khi chấm thầu.
Sau khi kiểm tra một lần nữa hồ sơ thì chúng ta có thể đóng thùng hồ sơ, thực hiện niêm phong. Trong trường hợp hồ sơ phải di chuyển xa, để đảm bảo niêm phong các bạn nên chuẩn bị thêm một số niêm phong dự phòng, trước khi nộp ta có thể tiến hành niêm phong bổ sung.
Cuối cùng là đi nộp hồ sơ đúng thời điểm và địa điểm yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Trên đây là bài viết gợi ý của DauThau.INFO để chúng ta có hình dung về những vấn đề trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu gói thầu xây lắp. Trân trọng cảm ơn quý độc giả đã quan tâm và theo dõi. Trường hợp cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ:
Bài viết này của DauThau.info được cấp phép theo giấy phép dữ liệu mở Creative Commons CC-BY (cho phép sử dụng toàn quyền nhưng phải ghi công tác giả, ghi rõ nguồn gốc xuất xứ ban đầu) trừ trường hợp được cấp phép riêng sẽ được ghi rõ trong tài liệu. Sử dụng lại các nguồn từ DauThau.info cần ghi rõ bản quyền!
