Hướng dẫn sử dụng tính năng Hợp đồng điện tử trên DauThau.info

Vì sao DauThau.info triển khai tính năng Hợp đồng điện tử?

Trong quá trình đồng hành cùng hàng ngàn khách hàng trên cả nước, đội ngũ DauThau.info nhận thấy một thực tế là việc xử lý hợp đồng và hóa đơn vẫn còn nhiều bất tiện. Từ việc phải chờ soạn thảo thủ công, trao đổi qua lại nhiều lần, đến thất lạc hợp đồng cũ, không rõ trạng thái ký kết hoặc không biết hóa đơn đã được xuất chưa. Những trở ngại tưởng chừng nhỏ ấy lại đang làm gián đoạn trải nghiệm khách hàng, ảnh hưởng đến sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hợp tác.

Kể từ năm 2020, DauThau.info đã triển khai Hợp đồng điện tử như một bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa dịch vụ, giúp khách hàng ký kết và gia hạn hợp đồng phần mềm một cách nhanh gọn, minh bạch và tiện lợi.

Hình thức này mang đến nhiều lợi ích nổi bật:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình giao kết hợp đồng, giảm thiểu thao tác thủ công.

• Tăng quyền chủ động cho khách hàng trong việc theo dõi, kiểm tra và xác nhận thông tin.

• Lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu mọi lúc, mọi nơi.

• Đảm bảo tính pháp lý và thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng giao dịch.

Với hệ thống này, chúng tôi không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý nội bộ mà còn hướng đến mục tiêu cao nhất: Giúp khách hàng thuận tiện, yên tâm và gửi gắm sự tin tưởng khi đồng hành cùng DauThau.info.

08 tính năng chính của hợp đồng điện tử và cách sử dụng

Mục đích lớn nhất mà hệ thống hợp đồng điện tử của DauThau.info mong muốn mang lại cho khách hàng chính là khả năng giúp khách hàng làm chủ hoàn toàn quy trình giao kết hợp đồng, từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng mà không cần phải chờ đợi hay phụ thuộc vào bất kỳ ai.

1. Cách xem danh sách hợp đồng điện tử 

Chỉ cần hoàn tất việc đăng ký một gói phần mềm VIP, hệ thống sẽ ngay lập tức tự động sinh ra hợp đồng điện tử tương ứng với đơn hàng của bạn. Không còn quy trình thủ công như trước đây, không cần đợi chuyên viên soạn thảo và gửi file Word qua email.

Để sử dụng tính năng Hợp đồng điện tử và quản lý hợp đồng của mình, tại menu Thành viên, bạn chọn Quản lý hợp đồng điện tử (Hình 1.1). 

Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập từ Hệ thống định danh tài khoản của Hệ sinh thái Đấu Thầu, chọn menu Tài khoản ⇒ Hợp đồng điện tử. 

Sau đó màn hình hiển thị danh sách hợp đồng điện tử của bạn như Hình 1.2.

2. Cách bổ sung và chỉnh sửa thông tin hợp đồng 

Sau khi hợp đồng được tạo, bạn hoàn toàn có thể tự mình cập nhật các thông tin cần thiết ở nút “Bổ sung thông tin” tại cột tác vụ.

Sau khi click bổ sung thông tin, giao diện hiển thị như Hình 2.2, bao gồm:

• Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện,...

• Nếu là cá nhân, bạn chỉ cần tích chọn vào ô “Khách hàng cá nhân” (Hình 2.3).

Không chỉ vậy, khi bạn nhập mã số thuế, hệ thống còn hỗ trợ tự động điền tên công ty và địa chỉ nếu thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tránh nhập sai.

3. Cách xem hợp đồng trước khi ký

Trước khi ký kết, bạn hoàn toàn có thể xem trước toàn bộ nội dung hợp đồng ngay trên hệ thống với giao diện rõ ràng, dễ theo dõi.

Sau khi bổ sung thông tin, bạn click “Xem trước” như Hình 2.2 hoặc ở trang Danh sách hợp đồng bấm “Xem chi tiết” một hợp đồng. 

Sau đó Hệ thống sẽ hiển thị hợp đồng đầy đủ các phần:

• Điều khoản hợp đồng

• Danh sách sản phẩm/dịch vụ đăng ký

• Thông tin liên hệ hai bên

Bạn cũng có thể tải hợp đồng về máy dưới dạng PDF để in ra ký tay hoặc gửi đi ký số nếu cần.

Sau khi đã hoàn tất việc bổ sung thông tin hợp đồng, khách hàng có thể lựa chọn ký kết theo hình thức phù hợp nhất với nhu cầu thực tế và yêu cầu pháp lý của mình. Hệ thống Hợp đồng điện tử trên DauThau.info được thiết kế để đảm bảo sự linh hoạt, minh bạch và thuận tiện trong mọi bước xử lý. Khách hàng có thể:

• Ký trực tiếp trên bản PDF đã tải xuống nếu muốn sử dụng chữ ký tay và đóng dấu mộc truyền thống.

• Hoặc sử dụng chữ ký số (USB token, ký từ xa) nếu muốn áp dụng hình thức ký điện tử nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Tùy thuộc vào loại giao dịch và nội bộ tổ chức, khách hàng có thể chọn phương án ký phù hợp, hệ thống DauThau.info hỗ trợ cả hai. 

Lưu ý:  Nếu doanh nghiệp lựa chọn hình thức ký số, có thể tham khảo thêm các hướng dẫn chi tiết dưới đây:

• Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để ký các tài liệu điện tử
• Hướng dẫn ký số và kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên phần mềm NEAC
• Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng

4. Cách tải hợp đồng đã ký lên hệ thống

Sau khi hợp đồng đã được ký (dù là bản cứng hay ký số), khách hàng chỉ cần vài bước đơn giản để tải lên:

• Tại trang Danh sách hợp đồng, bấm “Tải lên hợp đồng” 

• Chọn hợp đồng từ danh sách.

• Kéo thả file đã ký hoặc nhấn nút “Chọn file”.

• Chọn trạng thái tương ứng: “Đã ký” (Trước khi tải lên hệ thống, doanh nghiệp nên kiểm tra lại tính hợp lệ của chữ ký số nhằm bảo đảm tài liệu được ký đúng quy định và có thể sử dụng khi cần đối chiếu hoặc lưu trữ lâu dài. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên phần mềm NEAC)

• Nhấn “Thực hiện” để hoàn tất.

Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái hợp đồng và đưa vào luồng xử lý kế tiếp.

5. Cách theo dõi trạng thái ký kết 

Mỗi hợp đồng được gắn một trạng thái rõ ràng theo tiến trình ký kết:

• Khi khách hàng thực hiện xong các bước trên ngoài danh sách sẽ hiển thị trạng thái: Khách hàng đã ký / Kiểm tra hợp đồng khách hàng.

• Sau khi ký kết thành công, hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên, trạng thái sẽ hiển thị trạng thái Hoàn thành ký kết.

Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng hợp đồng của mình ngay trên hệ thống mà không cần liên hệ lại với chuyên viên của DauThau.info.

6. Cách nhận thông báo qua Email ở các mốc quan trọng

Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến khách hàng ở các giai đoạn then chốt:

• Khi hợp đồng đã được HSTDT ký.

• Khi khách hàng tải lên hợp đồng đã ký.

• Khi hợp đồng được xác nhận hoàn tất.

Điều này giúp khách hàng cập nhật thông tin, đảm bảo không có bước nào bị bỏ quên hoặc xử lý trễ hạn.

7. Cách quản lý tất cả hợp đồng 

Không còn cảnh lục lại email cũ, tra cứu từng file Word hay băn khoăn không biết hợp đồng đã ký hay chưa. Hệ thống Hợp đồng điện tử trên DauThau.info giúp bạn quản lý toàn bộ lịch sử giao dịch.

Dù bạn đã ký, đang xử lý hay chưa ký hợp đồng nào, mọi thứ đều được lưu tại địa chỉ duy nhất:

Giao diện được chia thành 2 danh mục rõ ràng:

• Danh sách hợp đồng cần ký: Hiển thị các hợp đồng đang chờ bạn xác nhận.

• Danh sách hợp đồng đã hoàn tất: Tổng hợp các hợp đồng đã có đủ chữ ký của hai bên.

Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản, bạn sẽ dễ dàng theo dõi được toàn bộ lịch sử giao dịch hợp đồng của mình với DauThau.info.

8. Cách xem đầy đủ lịch sử chỉnh sửa và các phiên bản hợp đồng

Để xem lịch sử chỉnh sửa và thay đổi trong hợp đồng, truy cập vào trang Danh sách hợp đồng và chọn hợp đồng muốn kiểm tra, bấm “Nhật ký phiên bản”. 

Hệ thống tự động lưu lại mọi thay đổi mà bạn hoặc bộ phận hỗ trợ đã thực hiện trong hợp đồng. Cụ thể:

• Mỗi khi có chỉnh sửa, hệ thống ghi lại:

  • Thời gian thực hiện

  • Người chỉnh sửa

  • Nội dung thay đổi

• Đồng thời, tạo một phiên bản mới để bạn có thể dễ dàng:

  • So sánh các phiên bản cũ và mới.

  • Truy vết lại lịch sử giao dịch với nút “Xem thay đổi”

  • Phục hồi lại nội dung nếu cần thiết.

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn về cách sử dụng tính năng Hợp đồng điện tử trên DauThau.info. Việc áp dụng Hợp đồng điện tử và Hóa đơn điện tử không chỉ giúp khách hàng của DauThau.info tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao sự chuyên nghiệp và minh bạch trong toàn bộ quá trình hợp tác. Đây là một bước tiến quan trọng trong hành trình hiện đại hóa trải nghiệm người dùng, giúp mỗi giao dịch phần mềm trở nên rõ ràng, hiệu quả và an toàn hơn bao giờ hết.

Để hiểu rõ hơn về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử trong hoạt động đấu thầu, bạn có thể tham khảo bài viết Quy định về hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng trước khi triển khai áp dụng tại đơn vị mình.

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng phần mềm không chỉ mạnh về tính năng mà còn chỉn chu trong từng bước triển khai từ đăng ký các gói phần mềm, quản lý hợp đồng đến hóa đơn thì DauThau.info chính là lựa chọn lý tưởng! Hợp đồng không còn là giấy tờ hay tài liệu rườm rà, truy cập ngay: https://id.dauthau.net/vi/crmbidding/list-econtract/ để trải nghiệm và chủ động quản lý hợp đồng của bạn!

Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng Hợp đồng điện tử hoặc có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với đội ngũ DauThau.info qua:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net 
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690 
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong