Ủy quyền là gì? Quy định về giấy ủy quyền công ty

Ủy quyền là gì?

Ủy quyền là một trong những hình thức của việc đại diện, thay mặt khi người ủy quyền không thể tự mình thực hiện công việc. Cụ thể, các bên (bên ủy quyền và bên được ủy quyền) thỏa thuận, bên được ủy quyền sẽ thực hiện công việc thay cho bên ủy quyền trong một khoảng thời gian theo thoả thuận và có thể có thù lao hoặc không.

Ủy quyền tiếng Anh là gì?

Từ “ủy quyền” trong tiếng Anh có thể được dịch là “authorization”, “power of attorney” hoặc “delegation”, tùy theo ngữ cảnh sử dụng. Trong trường hợp nói chung về việc cho phép ai đó thực hiện hành động thay mình, ta dùng từ “authorization”. 

Ví dụ: You need written authorization to access the company’s financial records 

Tạm dịch: Bạn cần có văn bản ủy quyền bằng văn bản để truy cập hồ sơ tài chính của công ty.

Ủy quyền toàn phần là gì?

Ủy quyền toàn phần là thỏa thuận cho phép một người (bên được ủy quyền) thay mặt người khác (bên ủy quyền) thực hiện tất cả hoặc toàn bộ quyền và nghĩa vụ trong một lĩnh vực cụ thể như: quản lý, mua bán, chuyển nhượng tài sản mà không cần sự chấp thuận thêm từ bên ủy quyền. 

Đây là hình thức ủy quyền rộng nhất, trao cho bên nhận ủy quyền quyền định đoạt tài sản như chủ sở hữu, thường dùng trong giao dịch bất động sản nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý.

Bên ủy quyền là gì?

Bên ủy quyền là cá nhân hoặc tổ chức (pháp nhân) chủ động trao quyền, cho phép người khác (bên được ủy quyền) nhân danh mình thực hiện một hoặc nhiều công việc cụ thể trong phạm vi cho phép. 

Bên ủy quyền vẫn giữ nguyên quyền sở hữu/trách nhiệm nhưng chịu trách nhiệm về các hậu quả pháp lý do bên được ủy quyền thực hiện.

Phạm vi ủy quyền là gì?

Phạm vi ủy quyền là giới hạn quyền đại diện mà người được ủy quyền được phép xác lập, thực hiện giao dịch nhân danh người ủy quyền. Phạm vi ủy quyền được xác định theo nội dung ủy quyền.

Nội dung ủy quyền phụ thuộc phần lớn vào ý chí của bên ủy quyền, nếu ý chí của bên ủy quyền được xác định rõ ràng, thì việc thực hiện công việc của bên được ủy quyền cũng thuận tiện hơn và nếu bên thứ ba biết được phạm vi ủy quyền cũng sẽ dễ dàng hiểu và kiểm soát được hành vi của mình cũng như của bên ủy quyền, giúp các bên đảm bảo lợi ích của mình một cách tối đa. Ngược lại, nếu phạm vi ủy quyền được thể hiện một cách chung chung, không rõ ràng sẽ gây khó khăn cho bên được ủy quyền khi xác định giới hạn công việc ủy quyền.

Về nguyên tắc, người được ủy quyền chỉ được thực hiện công việc trong phạm vi mà người ủy quyền giao cho, khi họ thực hiện công việc không được quy định tại hợp đồng ủy quyền, thì bên ủy quyền không bị ràng buộc bởi những hành vi mà bên được ủy quyền thực hiện trong số trường hợp nhất định.

Các hình thức ủy quyền

Mặc dù Bộ luật Dân sự có quy định về khái niệm của hợp đồng uỷ quyền, nhưng định nghĩa này lại không bắt buộc hợp đồng uỷ quyền phải thực hiện bằng văn bản. Các văn bản pháp luật khác cũng không quy định bắt buộc việc uỷ quyền phải được thực hiện bằng văn bản.

Do đó, về hình thức của uỷ quyền, việc uỷ quyền có thể thể hiện bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác, cụ thể:

• Ủy quyền bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực: Là hình thức có giá trị pháp lý cao nhất. Văn bản ủy quyền (hợp đồng/giấy ủy quyền) được công chứng tại phòng/văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã, phường theo quy định.
• Ủy quyền bằng văn bản không cần công chứng, chứng thực: Áp dụng khi pháp luật không bắt buộc công chứng. Văn bản chỉ cần chữ ký các bên vẫn có hiệu lực. 
• Ủy quyền miệng: Được pháp luật thừa nhận theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015 nếu chứng minh được thỏa thuận. Tuy nhiên rủi ro cao, khó chứng minh khi tranh chấp; chỉ nên dùng trong việc đơn giản, tin cậy.
• Ủy quyền qua phương tiện điện tử: Thực hiện thông qua chữ ký số, OTP, Smart OTP… Có giá trị pháp lý nếu dữ liệu toàn vẹn, xác thực và truy xuất được theo Luật Giao dịch điện tử 2005.

Các hoạt động và ngành nghề hay ủy quyền và có thể ủy quyền

Trong thực tiễn, việc ủy quyền được áp dụng phổ biến trong nhiều hoạt động và ngành nghề khác nhau nhằm bảo đảm tính linh hoạt, liên tục trong quá trình thực hiện công việc. Tuy nhiên, không phải mọi hoạt động đều được phép ủy quyền, mà cần căn cứ vào quy định pháp luật và tính chất của từng công việc cụ thể.

Các hoạt động, ngành nghề thường xuyên ủy quyền

Trong hoạt động doanh nghiệp, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng trực tiếp thực hiện mọi công việc. Vì vậy, ủy quyền là cơ chế phổ biến giúp tổ chức vận hành linh hoạt nhưng vẫn phải bảo đảm đúng thẩm quyền và giá trị pháp lý. Dưới đây là các lĩnh vực thường xuyên phát sinh hoạt động ủy quyền:

• Đấu thầu - mua sắm công: Khi tham gia đấu thầu, doanh nghiệp phải ký hồ sơ dự thầu, ký kết hợp đồng và trực tiếp làm việc với bên mời thầu/chủ đầu tư. Những hoạt động này đòi hỏi người ký đúng thẩm quyền để bảo đảm tính hợp lệ và giá trị pháp lý của hồ sơ. Vậy có được phép ủy quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu hay không? Xem chi tiết tại bài viết: Thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu 2023.
• Doanh nghiệp - thương mại: ký hợp đồng, giao dịch mua bán, làm việc với đối tác, ngân hàng
• Hành chính - thủ tục nhà nước: nộp hồ sơ, nhận kết quả, làm thủ tục thuế, BHXH
• Tài chính - ngân hàng: giao dịch tài khoản, vay vốn, bảo lãnh (theo phạm vi cho phép)
• Nhân sự - lao động: ký hợp đồng lao động, quyết định nhân sự nội bộ
• Kế toán - thuế: kê khai, quyết toán, làm việc với cơ quan thuế
• Pháp lý - tố tụng: tham gia tố tụng thông qua người đại diện theo ủy quyền

Các hoạt động được phép ủy quyền theo pháp luật

• Ký kết, thực hiện hợp đồng dân sự, thương mại
• Thực hiện thủ tục hành chính thay cá nhân, tổ chức
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp
• Quản lý, khai thác, sử dụng tài sản (trong phạm vi được giao)
• Tham gia đàm phán, giao dịch, giải quyết công việc cụ thể.

Những trường hợp không được phép ủy quyền

Theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, giấy ủy quyền chỉ được chứng thực trong 4 trường hợp sau đây:

• Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
• Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
• Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
• Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Giấy ủy quyền là gì?

Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý, trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định trong nội dung của giấy ủy quyền.

Thế nào là giấy ủy quyền hợp pháp?

Giấy ủy quyền hợp pháp là văn bản thể hiện việc một cá nhân hoặc tổ chức giao cho cá nhân/tổ chức khác thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc nhất định, đáp ứng đầy đủ điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức theo quy định pháp luật. 

Cụ thể, giấy ủy quyền được coi là hợp pháp khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Chủ thể hợp pháp: Người ủy quyền và người được ủy quyền có năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự phù hợp.
• Nội dung ủy quyền hợp pháp: Công việc được ủy quyền không bị pháp luật cấm và không thuộc các quyền gắn liền với nhân thân không được ủy quyền.
• Phạm vi, thời hạn rõ ràng: Xác định cụ thể công việc được ủy quyền và thời gian thực hiện.
• Hình thức phù hợp: Lập bằng văn bản; trường hợp pháp luật yêu cầu thì phải được công chứng hoặc chứng thực.
• Ý chí tự nguyện: Việc ủy quyền được xác lập trên cơ sở tự nguyện, không bị ép buộc, lừa dối.

Tùy từng loại giao dịch, giấy ủy quyền có thể chỉ cần chữ ký các bên hoặc bắt buộc phải công chứng, chứng thực để có giá trị pháp lý.

Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?

Hiện nay, Bộ luật Dân sự 2015 không quy định cụ thể về giấy ủy quyền, mà quy định về ủy quyền thông qua hợp đồng.

Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Như vậy, theo quy định trên thời hạn của hợp đồng ủy quyền được xác định trong 3 trường hợp:

• Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận;
• Thời hạn ủy quyền do pháp luật quy định;
• Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Hợp đồng uỷ quyền là gì?

Căn cứ Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015, cụ thể về hợp đồng ủy quyền như sau:

“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”

Phân biệt giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền

Giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền đều là căn cứ xác lập quan hệ đại diện, tuy nhiên hai hình thức này khác nhau về khái niệm, bản chất, chủ thể, quyền và nghĩa vụ,... 

Để biết chính xác sự khác nhau giữa giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền, quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu chi tiết tại bài viết: Top 8 mẫu giấy ủy quyền phổ biến nhất hiện nay

Quy định về ủy quyền và giấy ủy quyền

Trong nhiều giao dịch dân sự, thương mại và hành chính, việc ủy quyền là cơ chế pháp lý quan trọng giúp cá nhân, tổ chức có thể thay mặt thực hiện công việc một cách hợp pháp. Tuy nhiên, để việc ủy quyền có hiệu lực và tránh rủi ro pháp lý, pháp luật quy định khá rõ về chủ thể ủy quyền, hình thức giấy tờ, nội dung thỏa thuận cũng như yêu cầu công chứng trong một số trường hợp. 

Dưới đây là các quy định cơ bản cần nắm trước khi thực hiện ủy quyền:

Quy định về người ủy quyền và người được ủy quyền

Theo quy định của Bộ luật Dân sự, cá nhân hoặc pháp nhân đều có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc pháp nhân khác thay mặt mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Người được ủy quyền thực hiện công việc trong phạm vi ủy quyền và mọi quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch đó thuộc về người ủy quyền. Trong một số trường hợp, người được ủy quyền có thể ủy quyền lại cho người khác nhưng phải có sự đồng ý của người ủy quyền và không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu.

Quy định về giấy ủy quyền

Pháp luật dân sự hiện hành không quy định riêng về “giấy ủy quyền” mà điều chỉnh quan hệ ủy quyền chủ yếu thông qua hợp đồng ủy quyền. Về bản chất, giấy ủy quyền có thể là hành vi pháp lý đơn phương của bên ủy quyền, chỉ cần chữ ký của người ủy quyền vẫn có thể có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, giấy ủy quyền thường chỉ thể hiện ý chí cho phép thực hiện công việc, không ràng buộc nghĩa vụ thực hiện đối với người được ủy quyền như hợp đồng ủy quyền.

Quy định về hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền nhân danh bên ủy quyền thực hiện công việc trong phạm vi đã thống nhất. Hợp đồng ủy quyền làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý giữa các bên; bên được ủy quyền phải thực hiện công việc đúng phạm vi, còn bên ủy quyền có trách nhiệm thanh toán thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định. Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận, nếu không có thỏa thuận thì mặc định có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập.

Quy định về công chứng ủy quyền

Không phải mọi trường hợp ủy quyền đều bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Việc công chứng phụ thuộc vào tính chất giao dịch và quy định pháp luật chuyên ngành; ví dụ, các giao dịch liên quan đến bất động sản hoặc chuyển quyền tài sản lớn thường phải công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Trong các trường hợp khác, việc công chứng không bắt buộc nhưng giúp tăng tính pháp lý, độ tin cậy và giá trị chứng minh của văn bản ủy quyền.

Mẫu giấy ủy quyền thông dụng

Để xác lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên ủy quyền và được ủy quyền, việc sử dụng mẫu giấy ủy quyền chuẩn giúp đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng trong kiểm tra, đối chiếu sau này. Mẫu giấy ủy quyền thông dụng cần thể hiện rõ thông tin của hai bên, nội dung ủy quyền, phạm vi ủy quyền, thời hạn, chữ ký,... Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền cơ bản để bạn tham khảo và áp dụng:

Xem và tải Mẫu giấy ủy quyền cá nhân cho cá nhân TẠI ĐÂY

Xem và tải mẫu giấy ủy quyền theo từng trường hợp tại bài viết: Top 8 mẫu giấy ủy quyền phổ biến nhất hiện nay

Lưu ý về vấn đề ủy quyền

Khi soạn thảo và sử dụng giấy ủy quyền, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý các điểm sau để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản:

• Xác định rõ chủ thể ủy quyền và được ủy quyền: Hai bên phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, thông tin cá nhân hoặc pháp nhân được ghi rõ ràng, chính xác (họ tên, CMND/CCCD, chức vụ, địa chỉ, mã số thuế...).
• Ghi cụ thể phạm vi và nội dung ủy quyền: Cần nêu rõ công việc được ủy quyền, quyền hạn, giới hạn thực hiện và trách nhiệm của bên được ủy quyền, tránh dùng các từ ngữ mơ hồ dễ gây tranh chấp.
• Thời hạn ủy quyền phải được xác định: Nếu không ghi thời hạn, giấy ủy quyền có thể bị coi là vô hiệu hoặc gây khó khăn trong việc xác định quyền hạn khi hết hiệu lực.
• Hình thức của giấy ủy quyền: Giấy ủy quyền cần được lập bằng văn bản, có chữ ký hoặc con dấu hợp pháp của bên ủy quyền. Trường hợp ủy quyền cho giao dịch có giá trị pháp lý cao (như ký hợp đồng, nộp hồ sơ hành chính...), nên công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo giá trị pháp lý.
• Không được ủy quyền vượt thẩm quyền pháp luật quy định: Một số quyền như ủy quyền ký hợp đồng lao động, ủy quyền quyết định chiến lược, hoặc đại diện pháp luật công ty cần tuân theo quy định chặt chẽ của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
• Lưu trữ và sử dụng đúng mục đích: Giấy ủy quyền nên được lưu trữ tại doanh nghiệp để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Đồng thời, chỉ sử dụng đúng phạm vi đã được ủy quyền.

Tổng kết

Việc hiểu rõ ủy quyền là gì và nắm vững quy định về giấy ủy quyền công ty giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục, giao dịch một cách hợp pháp và thuận tiện hơn. Một giấy ủy quyền được lập đúng quy định không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp mà còn là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền. 

Hy vọng bài viết của DauThau.info sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu. Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong