Doanh nghiệp đang tiết kiệm chi phí hay vô tình bỏ lỡ cơ hội trong thị trường mua sắm công?

Doanh nghiệp thường nhìn chi phí theo cách nào?

Với doanh nghiệp mới, chuyện cân nhắc chi phí trước khi bước vào thị trường mua sắm công là điều dễ hiểu. Thường thì chúng ta sẽ nhìn ngay vào những khoản thấy được như tiền nhân sự, marketing hay công cụ hỗ trợ. Nhưng có những khoản không hiện thành tiền ngay lập tức, chẳng hạn thời gian bỏ ra để tìm kiếm thông tin hay những cơ hội đã đi qua mà doanh nghiệp không kịp biết đến.

Chi phí nhân sự

Khi mới bắt đầu, cách đơn giản nhất thường là giao cho một nhân sự tự tìm kiếm thông tin đấu thầu.

Nghe thì không quá phức tạp, nhưng thực tế công việc không chỉ dừng ở việc nhập vài từ khóa rồi xem có gói thầu nào phù hợp. Nhân sự còn phải theo dõi kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thông báo mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, tìm hiểu chủ đầu tư, đối thủ... rồi thường xuyên quay lại kiểm tra xem có thông tin mới hay không.

Theo dõi thủ công có thể giúp doanh nghiệp chưa phải đầu tư chi phí phần mềm ngay từ đầu, nhưng đổi lại là thời gian của nhân sự. Khi số lượng thông tin cần theo dõi tăng lên, thời gian dành cho việc tìm, lọc và tổng hợp cũng tăng theo. Và nếu không theo dõi thường xuyên, chuyện bỏ sót hoặc biết đến một gói thầu khi đã khá muộn cũng rất dễ xảy ra.

Chi phí tìm kiếm khách hàng

Muốn có thêm khách hàng, doanh nghiệp thường nghĩ đến quảng cáo, SEO, website, sự kiện hay đội ngũ bán hàng. Nhưng với thị trường mua sắm công, có một cách khác để tìm khách hàng: đi từ chính dữ liệu mua sắm của họ.

Thay vì tiếp cận một nhóm rất rộng rồi chờ xem ai có nhu cầu, doanh nghiệp có thể tìm hiểu cụ thể hơn: Ai đang mua? Họ mua gì? Mỗi lần mua bao nhiêu? Có thường xuyên mua không? Ai đang cung cấp cho họ?

Chẳng hạn, một doanh nghiệp bán máy tính không chỉ cần biết hôm nay có gói thầu mua máy tính nào. Nếu nhìn rộng hơn, doanh nghiệp còn có thể tìm ra những đơn vị thường xuyên mua máy tính, trước đây họ đã mua với quy mô ra sao và nhu cầu có lặp lại hay không.

Nhìn theo cách này, câu hỏi không chỉ còn là “Mình đang bỏ bao nhiêu tiền để tìm khách hàng?” mà quan trọng hơn là “Số tiền và thời gian đó có đang giúp mình tìm đúng khách hàng không?”

Khái niệm chi phí cơ hội trong kinh doanh

Hiểu đơn giản, chi phí cơ hội là phần lợi ích doanh nghiệp có thể đạt được từ một lựa chọn khác nhưng phải bỏ qua khi dành nguồn lực cho lựa chọn hiện tại. Trong mua sắm công, chi phí này có thể xuất hiện khi doanh nghiệp dành nhiều thời gian tìm kiếm thủ công nhưng vẫn không phát hiện kịp một cơ hội phù hợp hoặc chưa nhận diện được khách hàng tiềm năng.

Cơ hội bị bỏ lỡ

Một điều doanh nghiệp mới dễ gặp phải là chỉ bắt đầu tìm kiếm khi muốn có ngay một gói thầu để tham gia.

Trong khi đó, cơ hội có thể đã xuất hiện từ trước. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể cho thấy nhu cầu mua sắm sắp tới; đến khi thông báo mời thầu được đăng tải thì cơ hội đã bước sang một giai đoạn khác. Sau đó, kết quả lựa chọn nhà thầu lại cho biết ai đã trúng, giá bao nhiêu và thêm dữ liệu để nhìn lại thị trường.

Nếu chỉ tìm kiếm từng thời điểm, doanh nghiệp rất dễ rơi vào cảnh:

• Có gói phù hợp nhưng không tìm thấy;
• Tìm thấy thì thời gian chuẩn bị đã khá gấp;
• Không biết nhu cầu đã xuất hiện từ trước;
• Thấy cơ hội nhưng chưa đủ thông tin để quyết định có nên tham gia.

Khó nhất là chúng ta thường chỉ tiếc những cơ hội mình từng nhìn thấy. Còn những cơ hội phù hợp đã xuất hiện nhưng doanh nghiệp chưa bao giờ biết tới thì gần như không thể biết mình đã bỏ lỡ bao nhiêu.

Tìm hiểu thêm bài viết: Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn bỏ lỡ cơ hội kinh doanh dù nhu cầu mua sắm công vẫn liên tục phát sinh?

Cơ hội tiếp cận khách hàng rơi vào tay đối thủ

Bỏ lỡ một gói thầu có thể chưa phải vấn đề lớn. Nhưng nếu hết lần này đến lần khác đều bỏ qua cơ hội từ cùng một nhóm khách hàng thì câu chuyện lại khác.

Một đối thủ thường xuyên theo dõi chủ đầu tư sẽ dần biết đơn vị đó hay mua gì, quy mô ra sao, khi nào thường phát sinh nhu cầu và những nhà thầu nào thường xuất hiện. Qua thời gian, họ có thêm dữ liệu để chuẩn bị cho những cơ hội tiếp theo.

Còn nếu doanh nghiệp chỉ tìm từng gói thầu khi có nhu cầu, mỗi lần gần như lại bắt đầu từ đầu.

Vì thế, khoảng cách với đối thủ đôi khi không chỉ nằm ở năng lực, mà còn ở việc ai nhận diện cơ hội sớm hơn, hiểu khách hàng rõ hơn và có nhiều thời gian chuẩn bị hơn.

Khi nào việc không đầu tư còn tốn kém hơn đầu tư?

Với doanh nghiệp mới, chưa cần vội đầu tư công cụ ngay từ đầu. Nếu chỉ đang tìm hiểu thị trường, số lượng cơ hội quan tâm chưa nhiều thì tự tìm kiếm và theo dõi thủ công vẫn là cách hợp lý để bắt đầu.

Nhưng sau một thời gian, nếu doanh nghiệp thường xuyên mất nhiều giờ để tìm và lọc thông tin, biết đến gói thầu quá muộn, khó xác định khách hàng tiềm năng hoặc mất công tra cứu lịch sử mua sắm, đối thủ... thì lúc này nên tính lại bài toán.

Xem thêm bài viết: Vì sao nhiều doanh nghiệp biết đến cơ hội quá muộn?

Thay vì tiếp tục làm mọi thứ thủ công, doanh nghiệp có thể lựa chọn công cụ phù hợp với từng nhu cầu. Trên DauThau.info, VIP2 hỗ trợ theo dõi kế hoạch lựa chọn nhà thầu để nhận biết nhu cầu mua sắm từ sớm; VIP1 giúp tìm kiếm, theo dõi thông báo mời thầu; còn T0 phù hợp khi doanh nghiệp có nhu cầu tải hồ sơ mời thầu.

Khi cần phân tích sâu hơn để hiểu thị trường, khách hàng và đối thủ, doanh nghiệp có thể sử dụng VIP3. Với nhu cầu khai thác dữ liệu kết quả lựa chọn nhà thầu ở quy mô lớn để phục vụ thống kê, phân tích, X1 là công cụ phù hợp.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “Đầu tư công cụ mất bao nhiêu tiền?”, doanh nghiệp cũng nên thử tính: “Nếu tiếp tục làm thủ công, mình đang mất bao nhiêu thời gian và có thể bỏ lỡ bao nhiêu cơ hội?”

Với doanh nghiệp mới, tiết kiệm chi phí là cần thiết, nhưng tiết kiệm không chỉ là chi ít tiền hơn. Quan trọng hơn là sử dụng thời gian và nguồn lực đúng chỗ. Khi việc tìm kiếm thủ công bắt đầu tốn nhiều thời gian mà vẫn dễ bỏ sót thông tin, doanh nghiệp nên tính lại bài toán: khoản tiền tiết kiệm được có thực sự lớn hơn giá trị của thời gian và những cơ hội có thể đã bỏ qua hay không?

Cũng cần lưu ý rằng công cụ chỉ thực sự tạo ra hiệu quả khi doanh nghiệp xác định rõ mình cần theo dõi sản phẩm nào, nhóm khách hàng nào và loại thông tin nào phục vụ cho quyết định kinh doanh.

Nếu cần tư vấn lựa chọn, đăng ký hoặc sử dụng gói phần mềm phù hợp, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với DauThau.info qua các kênh sau:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong