Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử

Trước khi thực hiện ký hợp đồng điện tử, bạn nên tìm hiểu thêm về khái niệm và giá trị pháp lý của loại hợp đồng này qua bài viết: Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý, lợi ích và cách ký mới nhất

Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Mỗi nhà cung cấp chữ ký số có thể sử dụng phần mềm và giao diện khác nhau. Tuy nhiên, quy trình ký hợp đồng điện tử bằng USB Token nhìn chung gồm các bước dưới đây:

Bước 1: Kết nối USB Token với máy tính

Cắm USB Token vào cổng USB trên máy tính và chờ thiết bị được nhận diện.

Trước khi tiếp tục, người dùng cần kiểm tra:

• USB Token đã được kết nối thành công.
• Chứng thư số còn thời hạn sử dụng.
• Thông tin doanh nghiệp hoặc người ký trên chứng thư số chính xác.

Trường hợp máy tính không nhận USB Token, hãy thử đổi sang cổng USB khác hoặc kiểm tra lại phần mềm và driver của thiết bị.

Bước 2: Cài đặt và khởi động phần mềm chữ ký số

Trước khi thực hiện ký hợp đồng, hãy kiểm tra máy tính đã được cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số (USB Token) do đơn vị cung cấp chữ ký số phát hành hay chưa?

• Nếu đã cài đặt, chỉ cần cắm USB Token vào máy tính và mở phần mềm để kiểm tra thiết bị đã được nhận diện.
• Nếu chưa cài đặt, người dùng cần cài đặt phần mềm và driver tương ứng với loại chữ ký số đang sử dụng trước khi thực hiện ký.

Lưu ý: Người dùng nên tải phần mềm và driver trực tiếp từ đơn vị cung cấp chữ ký số để hạn chế lỗi hoặc nguy cơ mất an toàn thông tin.

Bước 3: Mở hợp đồng cần ký

Đối với file hợp đồng, sau khi đã soạn thảo xong trên file word, bạn nên xuất hợp đồng ra file PDF bằng cách vào File, chọn Save As, chọn vị trí lưu, tại mục Save as type chọn PDF.

Sau đó mở file hợp đồng PDF trên phần mềm hỗ trợ ký số. Trước khi ký, cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung hợp đồng, thông tin các bên, giá trị hợp đồng, thời hạn thực hiện và vị trí dành cho chữ ký.

Bước 4: Tạo mẫu hiển thị chữ ký

Trường hợp ký trên tệp PDF bằng Foxit Reader hoặc phần mềm tương tự, người dùng có thể tạo mẫu hiển thị chữ ký theo các bước:

1. Chọn menu Protect.
2. Chọn Sign & Certify.
3. Chọn vị trí cần đặt chữ ký trên hợp đồng.
4. Tại cửa sổ ký, chọn Create hoặc Create New Style.
5. Chọn Imported graphic nếu muốn sử dụng logo hoặc hình ảnh chữ ký.
6. Nhấn Browser để tải hình ảnh.
7. Tại mục Configure Text, chọn các thông tin cần hiển thị như: Name, Date, Location, Reason, Logo,....
8. Đặt tên cho mẫu chữ ký rồi nhấn OK để lưu.

Việc tạo mẫu hiển thị chỉ nhằm trình bày chữ ký rõ ràng, chuyên nghiệp hơn. Giá trị xác thực của chữ ký vẫn được xác định thông qua chứng thư số được sử dụng khi ký.

Bước 5: Chọn chứng thư số và thực hiện ký

Mở file hợp đồng hoặc tài liệu pdf cần ký bằng phần mềm Foxit Reader. Di chuyển chuột đến vị trí cần ký trên hợp đồng, sau đó chọn chứng thư số tương ứng trong USB Token. Trước khi xác nhận, người dùng cần kiểm tra:

• Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân sở hữu chứng thư số
• Người ký
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư số
• Vị trí hiển thị chữ ký trên hợp đồng

Tiếp theo, nhập mã PIN của USB Token (1) và nhấn xác nhận Đăng nhập (2). Nếu thông tin chính xác và mã PIN hợp lệ, chữ ký số sẽ được gắn vào Hợp đồng.

Bước 6: Lưu và kiểm tra hợp đồng đã ký 

Lưu hợp đồng với tên tệp dễ nhận biết, chẳng hạn: [Ten file cu] - signed.pdf

Sau đó mở lại tệp để kiểm tra:

• Chữ ký đã hiển thị đúng vị trí hay chưa?
• Thông tin người ký có chính xác không?
• Chữ ký có được phần mềm xác thực hay không?
• Nội dung hợp đồng có bị thay đổi sau khi ký không?

Sau khi ký số, bạn không thể chỉnh sửa nội dung hợp đồng. Nếu cần thay đổi nội dung, hãy chỉnh sửa trên file gốc và thực hiện ký lại. Trường hợp hợp đồng đã có chữ ký của đối tác, bạn nên thống nhất với đối tác trước khi ký lại để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản. 

* Lưu ý: 

• Nếu sử dụng các phần mềm khác, giao diện của mỗi phần mềm có thể khác nhau, tên nút bấm và thứ tự thao tác thực tế có thể có một số khác biệt. Tuy nhiên, quy trình cơ bản vẫn gồm: Kết nối USB Token → Mở hợp đồng → Chọn vị trí ký → Chọn chứng thư số → Nhập mã PIN → Lưu và kiểm tra tệp đã ký
• Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm người thực hiện ký là người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp pháp. Không nên giao USB Token và mã PIN cho người không có trách nhiệm sử dụng!

Quản lý và ký hợp đồng điện tử trên DauThau.info

Sau khi chuẩn bị chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Quản lý Hợp đồng điện tử trên DauThau.info để thực hiện các công việc như:

• Tạo hợp đồng trực tuyến.
• Gửi yêu cầu ký đến các bên liên quan.
• Theo dõi trạng thái ký.
• Lưu trữ hợp đồng tập trung.
• Quản lý lịch sử xử lý hợp đồng.

Việc kết hợp chữ ký số với hệ thống quản lý hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp giảm thời gian luân chuyển hồ sơ, hạn chế thất lạc tài liệu và thuận tiện hơn trong quá trình theo dõi, tra cứu.

Tham khảo bài viết: Hướng dẫn sử dụng tính năng Hợp đồng điện tử trên DauThau.info để biết chi tiết cách thao tác trên hệ thống.

Nếu chưa có chữ ký số, doanh nghiệp có thể đăng ký chữ ký số Nacencomm do DauThau.info cung cấp để sử dụng cho ký hợp đồng điện tử, đấu thầu qua mạng và nhiều giao dịch điện tử khác. Đặc biệt, khách hàng đăng ký thông qua DauThau.info được ưu đãi giảm giá đến 20%. 

FAQs - Những câu hỏi thường gặp liên quan đến sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử

Sau đây là một số câu hỏi liên quan đến chữ ký số ký hợp đồng điện tử, người dùng nên tham khảo để biết hiểu rõ hơn về cách sử dụng, cụ thể:

1. Vì sao máy tính không nhận USB Token khi ký hợp đồng điện tử? 

Nguyên nhân thường gặp gồm:

• Chưa cài hoặc cài sai driver.
• Cổng USB bị lỗi.
• USB Token chưa được kết nối đúng cách.
• Phần mềm quản lý chữ ký số chưa được khởi động.
• Thiết bị gặp sự cố.

Người dùng có thể thử cắm sang cổng USB khác, cài lại phần mềm hoặc khởi động lại máy tính. Nếu vẫn không sử dụng được, cần liên hệ đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.

2. Chữ ký số hết hạn có ký hợp đồng điện tử được không? 

Không. Khi chứng thư số hết hạn, người dùng cần gia hạn hoặc cấp mới trước khi tiếp tục ký.

Việc chứng thư số hết hạn sau thời điểm ký không làm mất hiệu lực của hợp đồng đã được ký hợp lệ trước đó, với điều kiện chữ ký đáp ứng yêu cầu tại thời điểm thực hiện.

3. Nhập sai mã PIN nhiều lần phải làm thế nào? 

USB Token có thể bị khóa nếu người dùng nhập sai mã PIN quá số lần cho phép.

Khi đó, không nên tiếp tục thử ngẫu nhiên mà cần liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ mở khóa hoặc đặt lại mã PIN.

4. Người không có thẩm quyền có được sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử không? 

Về mặt kỹ thuật, người có USB Token và mã PIN có thể thực hiện thao tác ký. Tuy nhiên, để hạn chế rủi ro pháp lý, người ký cần là:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Người được ủy quyền hợp pháp.
• Cá nhân được giao thẩm quyền theo quy định hoặc điều lệ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thẩm quyền của người ký trước khi phát hành hợp đồng. Trường hợp cần hỗ trợ sử dụng tính năng Hợp đồng điện tử hoặc tư vấn đăng ký chữ ký số, quý khách hàng có thể liên hệ DauThau.info qua:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net       
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690     
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info       
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong