Vì sao nhiều gói thầu phải mời thầu nhiều lần nhưng vẫn ít nhà cung cấp tham gia?

1. Một nghịch lý của thị trường mua sắm công

Trong khi nhiều doanh nghiệp đang nỗ lực tìm kiếm khách hàng mới, rất nhiều nhu cầu mua sắm vẫn được công bố mỗi ngày trên thị trường mua sắm công. Điều đáng chú ý là tình trạng này không phải lúc nào cũng xuất phát từ việc thiếu nhà cung cấp trên thị trường, mà nhiều khi đến từ khoảng cách thông tin giữa bên mua và bên bán. 

1.1. Bên mua không tìm được nhà cung cấp

Nhiều chủ đầu tư, bên mời thầu có nhu cầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc triển khai dự án nhưng không phải lúc nào cũng tìm được nhà cung cấp phù hợp.

Trên thực tế, không ít gói thầu phải gia hạn thời gian đóng thầu, tổ chức đấu thầu lại hoặc điều chỉnh hồ sơ mời thầu (HSMT) do số lượng nhà thầu tham dự quá ít hoặc không có nhà thầu đáp ứng yêu cầu.

Tình trạng này xuất hiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau, từ mua sắm thiết bị văn phòng, công nghệ thông tin, vật tư y tế cho đến dịch vụ tư vấn hay xây lắp công trình.

1.2. Doanh nghiệp không biết có cơ hội tồn tại

Ở chiều ngược lại, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang tìm kiếm khách hàng mới nhưng lại không biết rằng các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước và nhiều tổ chức khác đang có nhu cầu mua sắm đúng những sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp.

Không phải vì doanh nghiệp không đủ năng lực, mà đơn giản là họ không nhìn thấy thông tin hoặc không theo dõi thị trường này. Kết quả là bên cần mua không tìm được nhà cung cấp phù hợp, còn bên có khả năng cung cấp lại không biết cơ hội đang tồn tại.

2. Vì sao doanh nghiệp không nhìn thấy cơ hội?

Việc không nhìn thấy cơ hội thường không xuất phát từ thị trường, mà xuất phát từ cách tiếp cận thị trường. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp bỏ lỡ khách hàng tiềm năng trong khu vực mua sắm công. 

2.1. Thiếu dữ liệu thị trường

Để tiếp cận khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu ai đang có nhu cầu mua sắm, họ mua gì và quy mô thị trường ra sao. Tuy nhiên, việc thiếu dữ liệu tổng thể về thị trường mua sắm công khiến nhiều đơn vị gặp khó khăn trong việc xác định khách hàng tiềm năng. Khi đó, quá trình tìm kiếm cơ hội thường mang tính ngẫu nhiên và phụ thuộc nhiều vào may mắn.

2.2. Không theo dõi nhu cầu mua sắm

Nhu cầu mua sắm công thay đổi liên tục theo từng thời điểm. Nếu chỉ thỉnh thoảng mới tra cứu thông tin, doanh nghiệp rất dễ bỏ lỡ các cơ hội phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình. Trong khi đó, những đơn vị khác theo dõi thị trường thường xuyên sẽ có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị nguồn lực, hồ sơ và chiến lược tiếp cận dự án phù hợp.

2.3. Chỉ tập trung vào khách hàng truyền thống

Không ít doanh nghiệp chỉ tập trung vào các kênh bán hàng truyền thống như đại lý, khách hàng doanh nghiệp hoặc bán lẻ. Cách tiếp cận này có thể mang lại doanh thu ổn định trong ngắn hạn, nhưng cũng làm giảm khả năng tiếp cận những nhóm khách hàng mới trên thị trường mua sắm công. Trong khi đó, các đối thủ đi trước có thể từng bước tạo lợi thế cạnh tranh nhờ khai thác thị trường này.

3. Điều gì xảy ra khi cung và cầu không gặp nhau?

Khi thông tin về nhu cầu mua sắm không được kết nối hiệu quả, cả chủ đầu tư và doanh nghiệp đều gặp những khó khăn nhất định. Trong khi chủ đầu tư mất nhiều thời gian và chi phí để hoàn thành hoạt động mua sắm, doanh nghiệp lại bỏ lỡ cơ hội tiếp cận khách hàng và mở rộng thị trường.

3.1. Đối với chủ đầu tư/bên mời thầu

Việc ít nhà thầu biết đến hoặc tham gia gói thầu có thể làm giảm hiệu quả của quá trình lựa chọn nhà thầu. Điều này kéo theo nhiều hệ quả như:

• Chậm tiến độ mua sắm: Quá trình lựa chọn nhà thầu có thể kéo dài do phải gia hạn, xử lý các tình huống phát sinh hoặc tổ chức lựa chọn lại trong một số trường hợp.
• Chậm triển khai dự án: Khi hoạt động mua sắm bị kéo dài, tiến độ thực hiện dự án và kế hoạch đưa công trình, hàng hóa hoặc dịch vụ vào sử dụng cũng bị ảnh hưởng.
• Tăng chi phí tổ chức lựa chọn nhà thầu: Việc kéo dài hoặc phải tổ chức lại quá trình lựa chọn nhà thầu làm phát sinh thêm chi phí về nhân lực, quản lý và các hoạt động liên quan.
• Tốn thời gian xử lý thủ tục: Chủ đầu tư phải dành thêm thời gian để hoàn thiện hồ sơ, xử lý các thủ tục hành chính và phối hợp với các bên liên quan, làm giảm hiệu quả triển khai dự án.

3.2. Đối với doanh nghiệp

Với doanh nghiệp, việc không tiếp cận được thông tin mua sắm đúng thời điểm đồng nghĩa với việc đánh mất nhiều cơ hội phát triển kinh doanh. Những tác động dễ nhận thấy gồm:

• Bỏ lỡ khách hàng tiềm năng: Doanh nghiệp không biết hoặc biết quá muộn về nhu cầu mua sắm nên không có cơ hội tiếp cận các chủ đầu tư phù hợp.
• Mất cơ hội doanh thu: Mỗi gói thầu bị bỏ lỡ đồng nghĩa với việc mất đi cơ hội ký kết hợp đồng và tạo nguồn doanh thu mới.
• Tăng chi phí tìm kiếm thị trường: Doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian, nhân lực và chi phí để tìm kiếm thông tin, xác minh nhu cầu mua sắm và nghiên cứu thị trường, nhưng hiệu quả chưa chắc tương xứng.

4. Làm sao để nhìn thấy nhu cầu sớm hơn?

Thay vì chờ cơ hội xuất hiện một cách ngẫu nhiên, doanh nghiệp có thể chủ động nhận diện nhu cầu mua sắm công ngay từ giai đoạn đầu thông qua dữ liệu đấu thầu và các công cụ phân tích chuyên sâu. Đây cũng là cách nhiều doanh nghiệp đang áp dụng để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xây dựng chiến lược tiếp cận thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

4.1. Theo dõi nhu cầu mua sắm ngay từ khi hình thành

Nhu cầu mua sắm công thường được thể hiện từ giai đoạn công bố kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Việc theo dõi thông tin này giúp doanh nghiệp biết trước cơ quan nào đang có nhu cầu, dự kiến mua sắm những gì, quy mô ra sao và thời điểm triển khai, từ đó chủ động chuẩn bị nguồn lực, tiếp cận khách hàng và xây dựng kế hoạch kinh doanh trước khi gói thầu chính thức được phát hành.

DauThau.info cung cấp gói VIP2, cho phép doanh nghiệp tự động theo dõi kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo lĩnh vực, địa phương,... và gửi cảnh báo ngay khi có thông tin mới.

4.2. Nắm bắt cơ hội ngay khi thông báo mời thầu được phát hành

Thông báo mời thầu là thời điểm cơ hội kinh doanh chính thức mở ra. Việc tiếp cận thông tin sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian nghiên cứu yêu cầu của gói thầu, chuẩn bị hồ sơ và xây dựng phương án dự thầu phù hợp, thay vì phát hiện quá muộn khi thời gian chuẩn bị không còn nhiều.

Với gói VIP1, DauThau.info tự động theo dõi và gửi cảnh báo các thông báo mời thầu phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ những cơ hội quan trọng.

4.3. Hiểu rõ thị trường và đối thủ cạnh tranh

Tìm được gói thầu mới chỉ là bước đầu. Muốn nâng cao khả năng cạnh tranh, doanh nghiệp cần hiểu chủ đầu tư thường lựa chọn nhà thầu như thế nào, đối thủ đang hoạt động ở đâu, năng lực ra sao và xu hướng mua sắm của từng đơn vị.

Gói VIP3 sẽ hỗ trợ phân tích dữ liệu chủ đầu tư, nhà thầu và lịch sử đấu thầu. Từ đó, giúp doanh nghiệp nhận diện đối thủ và đưa ra chiến lược tham gia đấu thầu phù hợp.

4.4. Tiếp cận hồ sơ mời thầu nhanh chóng

Sau khi xác định được gói thầu phù hợp, bước tiếp theo là nghiên cứu kỹ HSMT. Đây là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí đánh giá, phạm vi công việc và các điều kiện tham dự để chuẩn bị hồ sơ dự thầu chính xác.

Với gói T0, doanh nghiệp có thể tải HSMT không giới hạn trên mọi trình duyệt, giúp tiết kiệm thời gian tra cứu và nghiên cứu hồ sơ thầu.

4.5. Khai thác dữ liệu để nghiên cứu và mở rộng thị trường

Dữ liệu đấu thầu không chỉ phục vụ việc tham gia một gói thầu cụ thể mà còn là nguồn thông tin quan trọng để phân tích thị trường. Việc tổng hợp dữ liệu theo chủ đầu tư, lĩnh vực, địa phương hoặc kết quả lựa chọn nhà thầu giúp doanh nghiệp nhận diện xu hướng mua sắm, đánh giá quy mô thị trường và xây dựng kế hoạch phát triển khách hàng trong dài hạn.

Hiện tại, Gói X1 của DauThau.info cho phép xuất dữ liệu kết quả đấu thầu ra Excel, giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê, phân tích và khai thác dữ liệu, nghiên cứu thị trường hiệu quả.

5. Kết luận

Thực tế, nhu cầu mua sắm công và năng lực cung cấp của doanh nghiệp luôn tồn tại song song. Điều quan trọng là doanh nghiệp có tiếp cận đúng thông tin, đúng thời điểm để kết nối với khách hàng và nắm bắt cơ hội kinh doanh hay không. Do đó, việc chủ động theo dõi nhu cầu mua sắm công, khai thác dữ liệu thị trường và tiếp cận thông tin sớm sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng tệp khách hàng, gia tăng cơ hội kinh doanh và tránh bỏ lỡ những hợp đồng phù hợp với năng lực của mình.

Trường hợp cần hỗ trợ đăng ký gói phần mềm VIP1, VIP2, VIP3, T0 và X1 hãy liên hệ với DauThau.info qua các kênh sau:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong