Đặt hàng trong đấu thầu là gì? Quy trình đặt hàng theo Nghị định 349/2026/NĐ-CP

Đặt hàng trong đấu thầu là gì?

Theo Điều 29a Văn bản hợp nhất 74/VBHN-VPQH 2026 và Điều 106 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2-26/NĐ-CP) có thể hiểu đặt hàng trong đấu thầu là:

“Đặt hàng trong đấu thầu là cơ chế mà cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập hoặc tổ chức có thẩm quyền thực hiện đặt hàng sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, công trình thuộc các trường hợp được pháp luật quy định, sử dụng nguồn ngân sách nhà nước hoặc nguồn thu hợp pháp để đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ công, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các nhiệm vụ quan trọng khác.”

Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản, đặt hàng là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giao cho đơn vị cung cấp thực hiện sản xuất hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc thực hiện công trình theo yêu cầu cụ thể, phù hợp với phạm vi và điều kiện đặt hàng được pháp luật cho phép.

Ví dụ: Một địa phương có nhu cầu thu gom, vận chuyển rác thải sinh hoạt trên địa bàn. Khi đáp ứng các điều kiện áp dụng hình thức đặt hàng theo quy định pháp luật, cơ quan có thẩm quyền có thể giao trực tiếp cho một doanh nghiệp dịch vụ môi trường thực hiện công việc này theo khối lượng, đơn giá và yêu cầu chất lượng đã được xác định.

Trường hợp nào được áp dụng hình thức đặt hàng?

Theo khoản 1 Điều 29a Văn bản hợp nhất 74/VBHN-VPQH 2026 có quy định về các trường hợp áp dụng hình thức đặt hàng đối với các loại hàng hóa, dịch vụ sau:

• Sản phẩm, dịch vụ công ích, dịch vụ sự nghiệp công;
• Hàng hóa, dịch vụ thuộc các lĩnh vực chiến lược; các dự án, nhiệm vụ nghiên cứu khoa học trọng điểm, quan trọng quốc gia, công nghiệp nền tảng, công nghiệp mũi nhọn, hạ tầng năng lượng, hạ tầng số, giao thông xanh, quốc phòng, an ninh, đào tạo nhân lực gắn với chuyển giao công nghệ; công nghệ số trọng điểm;
• Sản phẩm, hàng hóa từ kết quả của nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo đặc biệt theo pháp luật về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo;
• Hàng hóa, dịch vụ được đặt hàng theo quy định của pháp luật quản lý ngành, lĩnh vực.

*** Lưu ý: Hàng hóa, dịch vụ đặt hàng theo quy định của pháp luật quản lý ngành, lĩnh vực thì thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý ngành, lĩnh vực; trường hợp pháp luật quản lý ngành, lĩnh vực không quy định về quy trình, thủ tục thì áp dụng quy định của pháp luật về đấu thầu.

Quy trình đặt hàng theo Nghị định 349/2026/NĐ-CP

Đối với các trường hợp đặt hàng thuộc phạm vi áp dụng của Điều 109 Nghị định  214/2025/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP, quy trình thực hiện gồm các bước sau. Riêng trường hợp pháp luật quản lý ngành, lĩnh vực có quy định về quy trình, thủ tục đặt hàng thì thực hiện theo quy định tương ứng.

Bước 1: Lập và phê duyệt phương án đặt hàng

Lập phương án đặt hàng:

• Tổ chức đặt hàng lập phương án đặt hàng gồm các nội dung cơ bản sau: Tên hàng hóa, dịch vụ đặt hàng; dự kiến số lượng, khối lượng hàng hoá, dịch vụ; chất lượng hàng hoá, dịch vụ; thời gian triển khai và thời gian hoàn thành cung cấp hàng hóa, dịch vụ; dự toán đặt hàng; các yêu cầu cụ thể đối với nhà cung cấp về tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc, trình độ kỹ thuật, công nghệ sản xuất, giải pháp thực hiện, nhân sự chủ chốt; cơ chế giám sát, đánh giá, kiểm định chất lượng và quy chế kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ được đặt hàng.
• Nội dung cụ thể của phương án đặt hàng do tổ chức đặt hàng quyết định đảm bảo đáp ứng được chất lượng, tiến độ và hiệu quả đặt hàng.

Tổ chức đặt hàng ban hành quyết định phê duyệt phương án đặt hàng.

Bước 2: Xác định và đánh giá nhà cung cấp nhận đặt hàng

• Xác định nhà cung cấp nhận phương án đặt hàng: Căn cứ phương án đặt hàng đã được phê duyệt và thông tin sơ bộ về nhà cung cấp có khả năng thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức đặt hàng xác định một nhà cung cấp nhận phương án đặt hàng.
• Nhà cung cấp gửi văn bản đăng ký đặt hàng kèm theo hồ sơ năng lực của nhà cung cấp và giá đề xuất đặt hàng: Giá đề xuất đặt hàng của nhà cung cấp phải bao gồm toàn bộ chi phí để thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ, phí, lệ phí và thuế theo quy định. Nhà cung cấp nêu rõ thuế, phí, lệ phí trong giá đặt hàng. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ lần đầu tiên được cung cấp tại thị trường Việt Nam, nhà cung cấp có trách nhiệm nêu rõ các yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh hợp lý, hợp lệ, lợi nhuận của nhà cung cấp để làm cơ sở xác định giá đặt hàng theo quy định tại Điều 110 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.
• Đánh giá hồ sơ năng lực của nhà cung cấp theo yêu cầu của phương án đặt hàng: Trong quá trình đánh giá, tổ chức đặt hàng được mời nhà cung cấp đến làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung nội dung của hồ sơ năng lực để chứng minh việc đáp ứng các yêu cầu cụ thể của phương án đặt hàng.
• Nhà cung cấp được mời thương thảo hợp đồng khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu của phương án đặt hàng.

Bước 3: Thương thảo và hoàn thiện dự thảo hợp đồng

• Nội dung thương thảo hợp đồng: Thương thảo về giá đặt hàng và những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ trong phương án đặt hàng và các nội dung cần thiết khác;
• Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều khoản chi tiết của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, tiến độ thực hiện (nếu có).

Bước 4: Phê duyệt quyết định đặt hàng

Trên cơ sở biên bản thương thảo hợp đồng, dự thảo hợp đồng, tổ chức đặt hàng phê duyệt quyết định đặt hàng bao gồm các nội dung:

• Tên nhà cung cấp;
• Tên hàng hoá, dịch vụ;
• Số lượng, khối lượng hàng hóa, dịch vụ;
• Giá đặt hàng;
• Loại hợp đồng;
• Thời gian triển khai, thời gian hoàn thành.

Bước 5: Ký kết và thực hiện hợp đồng đặt hàng

Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định đặt hàng, biên bản thương thảo hợp đồng và các tài liệu liên quan khác.

Bước 6: Công khai thông tin kết quả thực hiện hợp đồng đặt hàng

Tổ chức đặt hàng công khai thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, gồm: tiến độ thực hiện; chất lượng hàng hóa, dịch vụ; vi phạm hợp đồng đặt hàng và lý do vi phạm; các thông tin khác (nếu cần thiết). 

Thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng đặt hàng có thể được công khai trong hoặc sau thời gian thực hiện hợp đồng, nhưng không muộn hơn 06 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian hoàn thành đặt hàng theo quy định.

*** Lưu ý: Việc đặt hàng quy định tại các điểm a, b, c, d và e khoản 2 Điều 106 của Nghị định 214/2025/NĐ-CP không phải lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Phân biệt đặt hàng và chỉ định thầu trong đấu thầu

Đặt hàng và chỉ định thầu đều có điểm chung là những hình thức lựa chọn nhà thầu có cơ chế xác định trực tiếp nhà cung cấp hoặc nhà thầu theo điều kiện pháp luật. Tuy nhiên, hai hình thức có sự khác biệt về phạm vi áp dụng, quy trình thực hiện và căn cứ xác định giá. 

Dưới đây là bảng so sánh những điểm khác nhau cơ bản giữa đặt hàng và chỉ định thầu theo quy định pháp luật hiện hành, cụ thể:

Như vậy, mặc dù đều có yếu tố giao trực tiếp, đặt hàng và chỉ định thầu không thể sử dụng thay thế cho nhau một cách tùy ý. Việc lựa chọn hình thức nào phải căn cứ vào tính chất hàng hóa, dịch vụ, trường hợp được phép áp dụng và các điều kiện cụ thể theo quy định pháp luật.

Lưu ý khi thực hiện đặt hàng theo quy định mới

Khi áp dụng hình thức đặt hàng theo Nghị định 349/2026/NĐ-CP, tổ chức đặt hàng và nhà cung cấp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

• Không phải mọi hàng hóa, dịch vụ đều được áp dụng đặt hàng: Chỉ được thực hiện đối với các trường hợp đáp ứng quy định tại Điều 29a của Luật Đấu thầu sửa đổi số 90/2025/QH15 và Điều 106 Nghị định 214/2025/NĐ-CP và các nội dung sửa đổi, bổ sung.
• Không phải lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu trong một số trường hợp: Quy định này áp dụng đối với các trường hợp tại điểm a, b, c, d và e khoản 2 Điều 106, không mặc nhiên áp dụng cho tất cả hoạt động đặt hàng.
• Chỉ xác định một nhà cung cấp nhận phương án đặt hàng: Việc xác định nhà cung cấp phải căn cứ vào phương án đã được phê duyệt và thông tin sơ bộ về khả năng cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Nhà cung cấp phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về năng lực: Việc giao trực tiếp không có nghĩa là được bỏ qua bước đánh giá năng lực. Chỉ nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ yêu cầu của phương án đặt hàng mới được mời thương thảo hợp đồng.
• Giá đề xuất đặt hàng phải bao gồm đầy đủ các khoản chi phí: Bao gồm chi phí cung cấp hàng hóa, dịch vụ, thuế, phí và lệ phí. Đối với hàng hóa, dịch vụ lần đầu được cung cấp tại Việt Nam, nhà cung cấp phải làm rõ các yếu tố cấu thành giá theo quy định.
• Phân biệt quyết định phê duyệt phương án đặt hàng và quyết định đặt hàng: Đây là hai quyết định ở hai giai đoạn khác nhau. Quyết định đặt hàng được phê duyệt sau khi hoàn thành thương thảo hợp đồng.
• Không được bỏ qua nghĩa vụ công khai kết quả thực hiện hợp đồng: Thông tin phải được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn quy định, không muộn hơn 06 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian hoàn thành đặt hàng, trừ thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Một số câu hỏi thường gặp về đặt hàng trong đấu thầu

Dưới đây là một số câu hỏi liên quan đến hình thức đặt hàng trong đấu thầu, quý doanh nghiệp nên tham khảo để hiểu rõ hơn, cụ thể:

1. Đặt hàng có bắt buộc phải tổ chức đấu thầu không?

Đặt hàng là một hình thức lựa chọn nhà thầu riêng, có thể được áp dụng thay cho đấu thầu nếu gói thầu, hàng hóa hoặc dịch vụ đáp ứng điều kiện pháp luật.

Căn cứ khoản 1 Điều 20 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, các hình thức lựa chọn nhà thầu hiện gồm: Chỉ định thầu, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, đặt hàng, mua sắm trực tiếp... Như vậy, pháp luật quy định đặt hàng đã là 1 hình thức lựa chọn nhà thầu trong đấu thầu.

2. Đặt hàng có phải lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu không?

Không phải tất cả các trường hợp đặt hàng đều phải lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Theo Điều 109 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được bổ sung theo khoản 7 Điều 11 Nghị định 349/2026/NĐ-CP có quy định như sau:

“Việc đặt hàng thuộc các trường hợp quy định tại điểm a, b, c, d và e khoản 2 Điều 106 Nghị định 214/2025/NĐ-CP không phải lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.”

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng quy định miễn lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu chỉ áp dụng đối với các trường hợp nêu trên, không mặc nhiên áp dụng cho mọi hoạt động đặt hàng. Tổ chức đặt hàng cần xác định đúng trường hợp áp dụng và tuân thủ quy trình đặt hàng theo quy định pháp luật.

3. Có được áp dụng đặt hàng khi đã có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ không?

Có thể. Việc có nhiều đơn vị cùng cung cấp một loại dịch vụ không đồng nghĩa với việc không được áp dụng hình thức đặt hàng. Tuy nhiên, việc đặt hàng phải thuộc trường hợp được phép áp dụng và đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 106 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP.

Theo quy trình tại Điều 109 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điều 11 Nghị định 349/2026/NĐ-CP, tổ chức đặt hàng căn cứ vào phương án đặt hàng đã được phê duyệt và thông tin sơ bộ về các nhà cung cấp có khả năng thực hiện để xác định một nhà cung cấp nhận phương án đặt hàng. Nhà cung cấp này phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về năng lực trước khi được mời thương thảo hợp đồng.

Như vậy, số lượng đơn vị cung cấp trên thị trường không phải là căn cứ duy nhất để quyết định có được áp dụng đặt hàng hay không. Điều quan trọng là hàng hóa, dịch vụ phải thuộc trường hợp được phép đặt hàng và nhà cung cấp được xác định phải đáp ứng các yêu cầu theo quy định pháp luật.

4. Giá đặt hàng được xác định như thế nào?

Theo Điều 110 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, giá đặt hàng được xác định trên cơ sở thương thảo giữa tổ chức đặt hàng và nhà cung cấp, đảm bảo công khai, minh bạch, tiết kiệm, phòng chống tiêu cực, lãng phí và không vượt dự toán đặt hàng. Việc xác định giá căn cứ vào một hoặc một số thông tin sau:

• Tổng nguồn vốn của chương trình, nhiệm vụ, tổng mức đầu tư của dự án (nếu có).
• So sánh với giá của hàng hoá, dịch vụ tương tự.
• Các yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh hợp lý, hợp lệ, lợi nhuận (nếu có) hoặc tích lũy theo quy định của pháp luật (nếu có) và các nghĩa vụ tài chính của nhà cung cấp theo quy định của pháp luật.
• Trường hợp hàng hoá, dịch vụ lần đầu tiên được cung cấp tại thị trường Việt Nam, giá đặt hàng được xác định trên cơ sở chi phí thực tế thực hiện cung ứng hàng hoá, dịch vụ cộng với một khoản lợi nhuận hợp lý. Nhà cung cấp có trách nhiệm hạch toán, theo dõi riêng các chi phí này và thực hiện kiểm toán độc lập để làm căn cứ xác định giá đặt hàng được thanh toán.

Kết luận

Trên đây là tổng quan về hình thức đặt hàng trong đấu thầu theo quy định pháp luật hiện hành, bao gồm khái niệm, các trường hợp được áp dụng, quy trình thực hiện theo Nghị định 349/2026/NĐ-CP và những lưu ý quan trọng khi triển khai, giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thêm căn cứ để xác định và áp dụng hình thức đặt hàng phù hợp với quy định pháp luật.

Tham khảo thêm một số bài viết liên quan đến Nghị định 349/2026/NĐ-CP:

• 10+ điểm mới đáng chú ý của Nghị định 349/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 214/2025/NĐ-CP
• Mua sắm dưới 100 triệu đồng có phải đăng yêu cầu báo giá trên Hệ thống?
• Đơn vị quan tâm có bắt buộc gửi báo giá trên Mua sắm công?
• Chỉ định thầu rút gọn có phải gửi dự thảo hợp đồng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia?
• Quy trình lựa chọn nhà thầu qua mạng mới nhất theo Nghị định 349/2026/NĐ-CP
• Nâng hạn mức chỉ định thầu và mua sắm giá trị nhỏ theo Nghị định 349/2026/NĐ-CP ra sao?

Trường hợp cần hỗ trợ tìm hiểu các gói phần mềm hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong