Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là gì? Tổng hợp các mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu

Hồ sơ yêu cầu là gì?

Để biết được khái niệm “Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là gì?” trước tiên bạn phải hiểu hồ sơ yêu cầu là gì? Khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 quy định khái niệm về hồ sơ yêu cầu như sau: 

“22. Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, bao gồm các yêu cầu cho gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.”

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là gì?

Vậy hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là gì? Từ khái niệm về hồ sơ yêu cầu có thể hiểu:
“Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là tài liệu được sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu, dự án. Đây cũng là căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư khi tham gia chỉ định thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư cho gói thầu của doanh nghiệp.”

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu gồm những gì?

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là bộ tài liệu do bên mời thầu lập để đưa ra các yêu cầu cụ thể của gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để đánh giá, lựa chọn nhà thầu phù hợp. 

Dưới đây là các nội dung cần có trong hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu:

1.  Thông tin chung về gói thầu

• Tên dự án, gói thầu
• Chủ đầu tư, bên mời thầu
• Giá gói thầu, nguồn vốn
• Phạm vi công việc

2. Chỉ dẫn chuẩn bị hồ sơ đề xuất

• Cách lập và nộp hồ sơ đề xuất
• Thời gian, địa điểm nộp
• Yêu cầu về hiệu lực hồ sơ

3. Tiêu chuẩn đánh giá năng lực, kinh nghiệm

• Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự
• Năng lực tài chính
• Nhân sự chủ chốt

4. Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật

• Yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa/dịch vụ/xây lắp
• Giải pháp thực hiện
• Tiến độ, phương pháp thi công

5. Yêu cầu về giá và xác định giá chỉ định thầu

• Cách chào giá
• Cơ sở xác định giá
• Biểu mẫu tài chính

6. Điều kiện hợp đồng

• Loại hợp đồng (trọn gói, theo đơn giá…)
• Điều khoản thanh toán
• Thời gian thực hiện hợp đồng
• Bảo hành, bảo trì (nếu có)

7. Căn cứ pháp lý và tài liệu liên quan

• Quyết định phê duyệt dự án (nếu có)
• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu
• Các tài liệu kỹ thuật, bản vẽ, phụ lục

Trường hợp được áp dụng hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu

Các trường hợp áp dụng hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu sẽ phụ thuộc vào hạn mức chỉ định thầu, cụ thể:

• Gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án có giá gói thầu không quá 500 triệu đồng; 
• Gói thầu dịch vụ tư vấn thuộc dự án có giá gói thầu không quá 800 triệu đồng
• Gói thầu dịch vụ phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp thuộc dự án có giá gói thầu không quá 02 tỷ đồng.

Ngoài ra, hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu còn được áp dụng các gói thầu theo khoản 1 Điều 78 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

Hồ sơ yêu cầu dùng cho hình thức nào?

Căn cứ khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, có quy định về hồ sơ yêu cầu như sau:

“22. Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, bao gồm các yêu cầu cho gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.”

Như vậy, hồ sơ yêu cầu được sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, bao gồm các yêu cầu cho gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.

Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu

Điều 2 Thông tư 80/2025/TT-BTC có quy định cụ thể về các mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu mới nhất như sau:

1. Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu thông thường

Theo khoản 1 Điều 2 Thông tư 80/2025/TT-BTC, mẫu hồ sơ chỉ định thầu thông thường được quy định cụ thể cho từng gói thầu cụ thể. Trong đó bao gồm:

Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu xây lắp

Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu xây lắp được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 của Nghị định này, tức là Mẫu số 1A .

⇒ Xem và tải Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu xây lắp TẠI ĐÂY

Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu mua sắm

Điểm b khoản 1 Điều 2 Thông tư 80/2025/TT-BTC quy định Mẫu số 1B là mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu mua sắm.

⇒ Xem và tải Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu mua sắm TẠI ĐÂY

Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu phi tư vấn

Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu phi tư vấn được quy định cụ thể tại điểm c khoản 1 Điều 2 Thông tư 80/2025/TT-BTC, chính là Mẫu số 1C.

⇒ Xem và tải Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu phi tư vấn TẠI ĐÂY

Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu tư vấn

Điểm d khoản 1 Điều 2 Thông tư 80/2025/TT-BTC có quy định cụ thể Mẫu số 1D là mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu tư vấn.

⇒ Xem và tải Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu tư vấn TẠI ĐÂY

2. Mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu rút gọn

Căn cứ theo điểm a khoản 3 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP thì chỉ định thầu rút gọn không cần lập hồ sơ yêu cầu. Thay vào đó, chủ đầu tư gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu trước đó. 

Nội dung dự thảo hợp đồng bao gồm các yêu cầu về: phạm vi, nội dung công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được, giá trị tương ứng và các nội dung cần thiết khác.

Lưu ý khi lập hồ sơ yêu cầu chỉnh định thầu 

Việc lập hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu không chỉ cần đúng quy định mà còn phải đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và phù hợp với thực tế gói thầu. 

Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả lựa chọn nhà thầu:

• Hồ sơ yêu cầu phải tuân thủ đúng quy định pháp luật và mẫu chuẩn: Hồ sơ cần lập theo đúng mẫu quy định tại các thông tư hướng dẫn và phù hợp với Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 214/2025/NĐ-CP, tránh tự ý thay đổi cấu trúc hoặc nội dung.
• Nội dung gói thầu phải được mô tả rõ ràng, đầy đủ: Cần xác định cụ thể phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, khối lượng và tiến độ, tránh mô tả chung chung gây khó khăn cho nhà thầu khi lập hồ sơ đề xuất.
• Tiêu chuẩn đánh giá phải minh bạch, phù hợp với quy mô gói thầu: Các tiêu chí về năng lực, kinh nghiệm và kỹ thuật cần rõ ràng, dễ đánh giá, không đặt yêu cầu quá cao hoặc mang tính định hướng cho một nhà thầu cụ thể.
• Không được đưa ra yêu cầu hạn chế cạnh tranh: Không quy định cụ thể nhãn hiệu, xuất xứ hoặc điều kiện mang tính “đo ni đóng giày”; nếu có phải kèm theo cụm từ “hoặc tương đương”.
• Giá gói thầu và giá đề nghị phải được xác định hợp lý: Giá đề nghị trúng thầu không được vượt giá gói thầu đã phê duyệt và cần có căn cứ rõ ràng để phục vụ thương thảo.
• Điều kiện hợp đồng phải cụ thể và khả thi: Cần quy định rõ loại hợp đồng, thanh toán, tiến độ, bảo hành… để tránh phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện.
• Phải đảm bảo đầy đủ điều kiện pháp lý trước khi lập hồ sơ: Chỉ lập hồ sơ khi đã có kế hoạch lựa chọn nhà thầu, dự toán và nguồn vốn được phê duyệt.
• Phân biệt đúng trường hợp chỉ định thầu rút gọn: Đối với chỉ định thầu rút gọn, không cần lập hồ sơ yêu cầu mà có thể gửi dự thảo hợp đồng trực tiếp cho nhà thầu.
• Hồ sơ yêu cầu phải được phê duyệt đúng quy trình: Hồ sơ sau khi lập cần được phê duyệt theo đúng thẩm quyền để đảm bảo giá trị pháp lý.
• Đảm bảo nguyên tắc minh bạch, không tạo lợi thế cho nhà thầu cụ thể: Toàn bộ nội dung phải rõ ràng, công bằng, không thiên vị, đây là nguyên tắc cốt lõi trong chỉ định thầu.

Lời kết

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình lựa chọn nhà thầu diễn ra minh bạch, đúng pháp luật và đáp ứng được yêu cầu của gói thầu. Việc nắm rõ khái niệm, thành phần cũng như tham khảo các mẫu hồ sơ mới nhất sẽ giúp các bên mời thầu tiết kiệm thời gian, đồng thời giúp nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất phù hợp, tăng khả năng trúng thầu. 

Hy vọng những thông tin và mẫu hồ sơ được tổng hợp trong bài viết trên của DauThau.info sẽ là tài liệu hữu ích cho doanh nghiệp khi tham gia hoạt động đấu thầu. Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong