Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là gì? Tổng hợp các mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu

Hồ sơ yêu cầu là gì?

Để biết được khái niệm “Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là gì?” trước tiên bạn phải hiểu hồ sơ yêu cầu là gì? Khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 quy định khái niệm về hồ sơ yêu cầu như sau: 

“22. Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, bao gồm các yêu cầu cho gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.”

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là gì?

Từ khái niệm về hồ sơ yêu cầu có thể hiểu, hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng trong hình thức chỉ định thầu, trong đó quy định các yêu cầu của gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để chủ đầu tư tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu gồm những gì?

Tùy loại gói thầu và mẫu hồ sơ yêu cầu (HSYC) áp dụng, nội dung hồ sơ yêu cầu sẽ có những yêu cầu cụ thể khác nhau. Về cơ bản, HSYC có thể bao gồm các nhóm nội dung chính như:

1.  Thông tin chung về gói thầu

• Tên dự án, gói thầu
• Chủ đầu tư, bên mời thầu
• Giá gói thầu, nguồn vốn
• Phạm vi công việc

2. Chỉ dẫn chuẩn bị hồ sơ đề xuất

• Cách lập và nộp hồ sơ đề xuất
• Thời gian, địa điểm nộp
• Yêu cầu về hiệu lực hồ sơ

3. Tiêu chuẩn đánh giá năng lực, kinh nghiệm

• Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự
• Năng lực tài chính
• Nhân sự chủ chốt (nếu có yêu cầu)
• Thiết bị (nếu có yêu cầu)

4. Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật

• Yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa/dịch vụ/xây lắp
•  
• Tiến độ, giải pháp thực hiện gói thầu

5. Yêu cầu về giá và xác định giá chỉ định thầu

• Cách chào giá
• Cơ sở xác định giá
• Biểu mẫu tài chính

6. Điều kiện hợp đồng

• Loại hợp đồng (trọn gói, theo đơn giá…)
• Điều khoản thanh toán
• Thời gian thực hiện hợp đồng
• Bảo hành, bảo trì (nếu có)

7. Căn cứ pháp lý và tài liệu liên quan

• Quyết định phê duyệt dự án (nếu có)
• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu
• Các tài liệu kỹ thuật, bản vẽ, phụ lục

Trường hợp nào phải lập hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu?

Không phải mọi trường hợp áp dụng chỉ định thầu đều phải lập hồ sơ yêu cầu. Việc có phải lập HSYC hay không phụ thuộc vào quy trình chỉ định thầu được áp dụng đối với từng trường hợp.

Đối với chỉ định thầu theo quy trình thông thường, HSYC được lập làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị HSĐX và để chủ đầu tư tổ chức đánh giá. Đối với trường hợp áp dụng quy trình chỉ định thầu rút gọn theo quy định, không thực hiện bước lập HSYC mà thực hiện theo trình tự tương ứng của quy trình rút gọn.

Tổng hợp các mẫu hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu

Theo khoản 1 Điều 2 Thông tư 134/2026/TT-BTC, mẫu hồ sơ chỉ định thầu thông thường được quy định cụ thể cho từng gói thầu cụ thể. Trong đó bao gồm:

Chỉ định thầu rút gọn có phải lập hồ sơ yêu cầu không?

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 349/2026/NĐ-CP thì chỉ định thầu rút gọn không cần lập hồ sơ yêu cầu. Thay vào đó, chủ đầu tư chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu dự kiến trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trừ các trường hợp có yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước và một số trường hợp đặc thù theo quy định.

Ngoài ra kế thừa từ Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đối với gói thầu xây lắp thuộc trường hợp chỉ định thầu theo quy định tại Điều 78, khi hoàn thiện hợp đồng phải hương thảo về giá, bảo đảm tiết kiệm tối thiểu 5% giá gói thầu.

Nội dung dự thảo hợp đồng bao gồm các yêu cầu về: phạm vi, nội dung công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được, giá trị tương ứng và các nội dung cần thiết khác.

Lưu ý khi lập hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu 

Việc lập hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu không chỉ cần đúng quy định mà còn phải đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và phù hợp với thực tế gói thầu. 

Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả lựa chọn nhà thầu:

• Hồ sơ yêu cầu phải tuân thủ đúng quy định pháp luật và mẫu chuẩn: Hồ sơ cần lập theo đúng mẫu quy định tại các thông tư hướng dẫn và phù hợp với Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 214/2025/NĐ-CP, Nghị định 349/2026/NĐ-CP tránh tự ý thay đổi cấu trúc hoặc nội dung.
• Nội dung gói thầu phải được mô tả rõ ràng, đầy đủ: Cần xác định cụ thể phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, khối lượng và tiến độ, tránh mô tả chung chung gây khó khăn cho nhà thầu khi lập hồ sơ đề xuất.
• Tiêu chuẩn đánh giá phải minh bạch, phù hợp với quy mô gói thầu: Các tiêu chí về năng lực, kinh nghiệm và kỹ thuật cần rõ ràng, dễ đánh giá, không đặt yêu cầu quá cao.
• Yêu cầu kỹ thuật phải bảo đảm cạnh tranh: Việc xây dựng yêu cầu về nhãn hiệu, xuất xứ hoặc các đặc tính kỹ thuật cần tuân thủ quy định pháp luật đối với từng loại gói thầu.
• Giá gói thầu và giá đề nghị phải được xác định hợp lý: Giá đề nghị trúng thầu không được vượt giá gói thầu đã phê duyệt và cần có căn cứ rõ ràng để phục vụ thương thảo.
• Điều kiện hợp đồng phải cụ thể và khả thi: Cần quy định rõ loại hợp đồng, thanh toán, tiến độ, bảo hành… để tránh phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện.
• Kiểm tra đầy đủ căn cứ trước khi lập HSYC: Chủ đầu tư cần rà soát các điều kiện, quyết định và tài liệu làm căn cứ tổ chức lựa chọn nhà thầu theo quy định áp dụng đối với gói thầu.
• Phân biệt đúng trường hợp chỉ định thầu rút gọn: Đối với chỉ định thầu rút gọn, không cần lập hồ sơ yêu cầu mà có thể gửi dự thảo hợp đồng trực tiếp cho nhà thầu.
• Hồ sơ yêu cầu phải được phê duyệt đúng quy trình: Hồ sơ sau khi lập cần được phê duyệt theo đúng thẩm quyền để đảm bảo giá trị pháp lý.
• Đảm bảo nguyên tắc minh bạch, không tạo lợi thế cho nhà thầu cụ thể: HSYC cần quy định rõ ràng, khách quan các yêu cầu của gói thầu, không đặt ra những điều kiện không cần thiết hoặc không phù hợp với phạm vi, quy mô và tính chất công việc.

Lời kết

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình lựa chọn nhà thầu diễn ra minh bạch, đúng pháp luật và đáp ứng được yêu cầu của gói thầu. Việc nắm rõ khái niệm, thành phần cũng như tham khảo các mẫu hồ sơ mới nhất sẽ giúp các chủ đầu tư/bên mời thầu tiết kiệm thời gian, đồng thời giúp nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất phù hợp với yêu cầu của gói thầu. 

Hy vọng những thông tin và mẫu hồ sơ được tổng hợp trong bài viết trên của DauThau.info sẽ là tài liệu hữu ích cho doanh nghiệp khi tham gia hoạt động đấu thầu. Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia
• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong