08 nội dung đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu

Tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu được hiểu như thế nào?

Trong các văn bản pháp luật về đấu thầu hiện hành, “tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu” không được quy định như một khái niệm riêng biệt. Tuy nhiên, trên thực tế, nội dung này luôn được quy định bắt buộc trong các Mẫu hồ sơ mời thầu, cụ thể tại Mục 1 - Chương III của các Mẫu hồ sơ mời thầu. Đây cũng là căn cứ trực tiếp để bên mời thầu xem xét chấp nhận hoặc loại hồ sơ ngay từ bước đánh giá ban đầu. 

Do đó, doanh nghiệp có thể hiểu: 

“Tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu là việc hồ sơ do nhà thầu nộp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu bắt buộc về tư cách, hình thức, hiệu lực và nội dung cơ bản theo hồ sơ mời thầu và quy định pháp luật, làm cơ sở để hồ sơ được tiếp tục xem xét ở các bước đánh giá tiếp theo. Nếu không đáp ứng các yêu cầu này, hồ sơ sẽ bị loại và không được đánh giá tiếp về kỹ thuật hay tài chính.”

Nội dung đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu

Căn cứ theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, có quy định nội dung đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu gồm:

1. Có bản gốc hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu phải có bản gốc theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Việc thiếu bản gốc hoặc không xác định được đâu là bản gốc hợp lệ là căn cứ để hồ sơ bị đánh giá không hợp lệ ngay từ bước đầu.

2. Đơn dự thầu hợp lệ

Có đơn dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian ký đơn dự thầu phải sau thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu; không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư. 

Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên được phân công thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong thỏa thuận liên danh;

3. Hiệu lực của hồ sơ dự thầu

Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu. Hồ sơ có hiệu lực ngắn hơn yêu cầu sẽ bị coi là không hợp lệ.

4. Bảo đảm dự thầu đáp ứng yêu cầu 

Có bảo đảm dự thầu với giá trị, thời hạn hiệu lực và đơn vị thụ hưởng đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trường hợp quy định bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh thì thư bảo lãnh, giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh không vi phạm một trong các trường hợp sau đây: 

• Có giá trị thấp hơn

• Thời gian có hiệu lực ngắn hơn so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu

• Không đúng tên đơn vị thụ hưởng

• Không có chữ ký hợp lệ, ký trước khi phát hành hồ sơ mời thầu

• Có kèm theo các điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư.

Thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh phải được đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng trong nước hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ trong nước, chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam ký tên, đóng dấu (nếu có). 

• Đối với gói thầu bảo hiểm, nhà thầu tham dự thầu không được xuất trình giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh do mình phát hành.

• Đối với gói thầu đấu thầu trước quy định tại Điều 42 Luật Đấu thầu 2023, nhà thầu không phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu nhưng phải cam kết trong đơn dự thầu về trách nhiệm tham dự thầu;

5. Không trùng tư cách tham dự thầu

Không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh;

6. Thỏa thuận liên danh hợp lệ 

Có thỏa thuận liên danh (trong trường hợp liên danh) được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có); thỏa thuận liên danh phải nêu rõ nội dung công việc cụ thể và ước tính giá trị tương ứng mà từng thành viên trong liên danh sẽ thực hiện.

Việc phân chia công việc trong liên danh phải căn cứ các hạng mục nêu trong bảng giá dự thầu hoặc theo các công việc thuộc quá trình sản xuất hạng mục trong bảng giá dự thầu, không được phân chia các công việc không thuộc các hạng mục này hoặc không thuộc quá trình sản xuất các hạng mục này;

7. Đáp ứng tư cách hợp lệ của nhà thầu

Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Điều 5 Luật Đấu thầu 2023. Đối với đấu thầu quốc tế, trường hợp không đủ điều kiện xác định nhà thầu trong nước không thể tham gia vào bất cứ phần công việc nào của gói thầu, chủ đầu tư có thể thực hiện bước khảo sát sự quan tâm của nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia như sau:

• Đăng tải thông báo đề nghị nhà thầu trong nước tham gia kèm theo hồ sơ mời thầu để các nhà thầu trong nước đăng ký một hoặc một số hạng mục công việc của gói thầu mà nhà thầu đó có thể đảm nhận được trong thời gian tối thiểu 05 ngày làm việc; 

• Hết thời hạn đăng ký, trường hợp không có nhà thầu trong nước đăng ký thì nhà thầu nước ngoài không phải liên danh hoặc sử dụng nhà thầu phụ là nhà thầu trong nước, trong trường hợp này, hồ sơ mời thầu không quy định nhà thầu nước ngoài phải liên danh với nhà thầu trong nước hoặc sử dụng nhà thầu phụ trong nước;

8. Không vi phạm pháp luật về đấu thầu gây hậu quả nghiêm trọng

Trong thời hạn 03 năm trước thời điểm đóng thầu, nhà thầu không có nhân sự (ký kết hợp đồng lao động với nhà thầu tại thời điểm nhân sự thực hiện hành vi vi phạm) bị Tòa án kết án có hành vi vi phạm quy định về đấu thầu gây hậu quả nghiêm trọng theo quy định của pháp luật về hình sự nhằm mục đích cho nhà thầu đó trúng thầu.

Tham khảo bài viết: Quy định về tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu mới nhất 2025

Cách kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, có quy định về cách kiểm tra và đánh giá hồ sơ dự thầu như sau:

“Kiểm tra và đánh giá hồ sơ dự thầu

1. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu:

a) Kiểm tra các thành phần của hồ sơ dự thầu bao gồm: đơn dự thầu; thỏa thuận liên danh (nếu có); giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu có); bảo đảm dự thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ dự thầu;

b) Kiểm tra sự thống nhất về nội dung giữa bản gốc và bản chụp để phục vụ quá trình đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.

2. Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu:

a) Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy định tại khoản 3 Điều 26 của Nghị định này;

b) Nhà thầu có hồ sơ dự thầu hợp lệ được xem xét, đánh giá về năng lực và kinh nghiệm.”

Như vậy, theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 214/2025/NĐ-CP cho thấy việc kiểm tra, đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, trong đó tính hợp lệ là điều kiện tiên quyết. Chỉ những hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu hợp lệ mới được tiếp tục xem xét về năng lực và kinh nghiệm.

FAQs - Những câu hỏi thường gặp về nội dung đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu

Sau đây là một số câu hỏi thường gặp về “nội dung đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu” được DauThau.info tổng hợp, quý doanh nghiệp nên tham khảo để hiểu rõ hơn, cụ thể:

1. Trong hồ sơ dự thầu có sự khác biệt bản chụp và bản gốc thì được xử lý như thế nào?

Theo khoản 5 Điều 29 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, có quy định cụ thể như sau:

“5. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện trên bản chụp, nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính thống nhất giữa bản gốc và bản chụp. Trường hợp có sự sai khác giữa bản gốc và bản chụp nhưng không làm thay đổi thứ tự xếp hạng nhà thầu thì căn cứ vào bản gốc để đánh giá. Trường hợp có sự sai khác giữa bản gốc và bản chụp dẫn đến kết quả đánh giá trên bản gốc khác kết quả đánh giá trên bản chụp, làm thay đổi thứ tự xếp hạng nhà thầu thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu bị loại, nhà thầu bị coi là có hành vi gian lận và bị xử lý theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 133 của Nghị định này.”

Như vậy, trường hợp bản chụp và bản gốc trong hồ sơ dự thầu có sự khác nhau nhưng không làm đến sự thay đổi thứ tự xếp hạng của nhà thầu thì dựa vào bản gốc để đánh giá.

Trường hợp bản chụp và bản gốc có sự sai khác làm ảnh hưởng đến thứ tự xếp hạng của nhà thầu thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu sẽ bị loại, trường hợp nhà nhà thầu bị coi là có hành vi gian lận và bị xử lý theo quy định tại khoản 1 Điều 133 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

2. Đơn dự thầu ký không đúng thời điểm theo quy định có làm hồ sơ dự thầu bị đánh giá là không hợp lệ hay không?

Theo b khoản 3 Điều 26 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, nêu rõ hồ sơ mời thầu phải quy định nội dung đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, trong đó có quy định:

“Có đơn dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian ký đơn dự thầu phải sau thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu;”

Ngoài ra, theo điểm a khoản 2 Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, có quy định: 

“a) Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định 214/2025/NĐ-CP”

Như vậy, nếu đơn dự thầu ký không đúng thời điểm theo quy định (ví dụ: ký trước thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu hoặc không đáp ứng yêu cầu về thời điểm ký theo hồ sơ mời thầu) thì hồ sơ dự thầu sẽ bị đánh giá là không hợp lệ và sẽ bị loại khỏi quá trình đánh giá.

3. Bảo đảm dự thầu của liên danh thế nào là hợp lệ?

Theo khoản 7 Điều 14 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, có quy định như sau:

“7. Trường hợp liên danh tham dự thầu, từng thành viên trong liên danh có thể thực hiện bảo đảm dự thầu riêng hoặc thỏa thuận để một thành viên chịu trách nhiệm thực hiện bảo đảm dự thầu cho thành viên đó và cho thành viên khác trong liên danh. Tổng giá trị của bảo đảm dự thầu không thấp hơn giá trị yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Trường hợp có thành viên trong liên danh vi phạm quy định tại khoản 9 Điều này thì bảo đảm dự thầu của tất cả thành viên trong liên danh không được hoàn trả.”

Như vậy, bảo đảm dự thầu của liên danh được coi là hợp lệ khi được thực hiện bởi từng thành viên riêng rẽ hoặc một thành viên đại diện cho cả liên danh theo thỏa thuận; Tổng giá trị bảo đảm dự thầu không thấp hơn mức yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Đồng thời, đáp ứng các điều kiện về hình thức, giá trị, thời hạn hiệu lực và các yêu cầu khác theo quy định của hồ sơ mời thầu.

Nếu có thành viên trong liên danh vi phạm các quy định về bảo đảm dự thầu, bảo đảm dự thầu của tất cả thành viên trong liên danh sẽ không được hoàn trả.

Trường hợp cần giải đáp các tình huống phát sinh trong quá trình đấu thầu, quý doanh nghiệp có thể truy cập vào Trung tâm Tư vấn và hỗ trợ đấu thầu (Support Center) của Hệ sinh thái Đấu Thầu để nhận được giải đáp từ AI Tư vấn Đấu Thầu (xem hướng dẫn sử dụng TẠI ĐÂY) hoặc Chuyên gia đấu thầu.

Lời kết

Việc đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu là khâu kiểm tra bắt buộc và có ý nghĩa quyết định trong toàn bộ quá trình lựa chọn nhà thầu. Chỉ khi đáp ứng đầy đủ 08 nội dung đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu theo quy định pháp luật và hồ sơ mời thầu, hồ sơ của nhà thầu mới được xem xét tiếp ở các bước đánh giá về năng lực, kỹ thuật và tài chính. 

Trường hợp cần giải đáp thắc mắc liên quan đến các gói phần mềm phân tích & săn tin thầu hoặc tình huống đấu thầu, hãy liên hệ ngay với DauThau.info qua các thông tin dưới đây để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net

• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Email: contact@dauthau.asia

• Kênh chat: m.me/dauthau.info

• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong