Hồ sơ yêu cầu là gì? Quy định về hồ sơ yêu cầu theo từng hình thức lựa chọn nhà thầu

Hồ sơ yêu cầu là gì?

Căn cứ quy định tại khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, khái niệm hồ sơ yêu cầu được giải thích như sau:

22. Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, bao gồm các yêu cầu cho gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.

Có thể hiểu đơn giản, hồ sơ yêu cầu là tập hợp các tài liệu do bên mời thầu/chủ đầu tư xây dựng, trong đó nêu các yêu cầu mà nhà thầu cần đáp ứng khi chuẩn bị hồ sơ đề xuất . Đây là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất, đồng thời giúp chủ đầu tư tổ chức đánh giá và lựa chọn nhà thầu.

Hồ sơ yêu cầu được áp dụng trong những trường hợp nào?

Theo khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 đã nêu ở trên, hồ sơ yêu cầu được sử dụng cho chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp và đàm phán giá. Tuy nhiên, cách lập và sử dụng hồ sơ yêu cầu ở từng hình thức có sự khác nhau. Riêng đối với chỉ định thầu, việc có lập hồ sơ yêu cầu hay không còn phụ thuộc vào quy trình chỉ định thầu thông thường hoặc rút gọn và từng trường hợp cụ thể.

• Chỉ định thầu: Hồ sơ yêu cầu được sử dụng để đưa ra các yêu cầu của gói thầu, làm cơ sở để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và chủ đầu tư đánh giá hồ sơ đề xuất.
• Mua sắm trực tiếp: Hồ sơ yêu cầu được lập để cung cấp các thông tin và yêu cầu cần thiết cho việc thực hiện mua sắm trực tiếp, trong đó có các yêu cầu về hàng hóa, tiến độ cung cấp, giá và các nội dung liên quan.
• Đàm phán giá: Hồ sơ yêu cầu được sử dụng làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và thực hiện các bước tiếp theo của quy trình đàm phán giá theo quy định.

Bên cạnh đó, không phải hình thức lựa chọn nhà thầu nào cũng sử dụng hồ sơ yêu cầu. Chẳng hạn, với đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chào hàng cạnh tranh, chủ đầu tư sử dụng hồ sơ mời thầu theo quy định tương ứng.

Do đó, khi tìm kiếm thông tin một gói thầu, nhà thầu nên xác định trước hình thức và quy trình lựa chọn nhà thầu để biết gói thầu sử dụng hồ sơ yêu cầu hay hồ sơ mời thầu.

Hồ sơ yêu cầu và hồ sơ mời thầu khác nhau như thế nào?

Hồ sơ yêu cầu và hồ sơ mời thầu đều là tài liệu chứa các yêu cầu của gói thầu, nhưng được sử dụng trong những hình thức, quy trình lựa chọn nhà thầu khác nhau. Điểm khác biệt cơ bản có thể hình dung như sau:

Như vậy, hồ sơ yêu cầu không phải là tên gọi khác của hồ sơ mời thầu. Hai loại hồ sơ này có mục đích và phạm vi sử dụng khác nhau. Việc sử dụng loại hồ sơ nào phải căn cứ vào hình thức, quy trình lựa chọn nhà thầu được áp dụng cho từng gói thầu.

Hồ sơ yêu cầu gồm những nội dung gì?

Hồ sơ yêu cầu là tập hợp các tài liệu thể hiện đầy đủ yêu cầu của chủ đầu tư đối với gói thầu, được xây dựng phù hợp với hình thức và quy trình lựa chọn nhà thầu. Đây là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất, đồng thời giúp chủ đầu tư đánh giá mức độ đáp ứng của nhà thầu.

Không có một cấu trúc nội dung hoàn toàn giống nhau cho mọi hồ sơ yêu cầu. Tùy hình thức lựa chọn nhà thầu và loại gói thầu, HSYC được lập theo quy định, mẫu và yêu cầu tương ứng. Một số nhóm nội dung thường gặp gồm:

• Thông tin về gói thầu: Giới thiệu các thông tin cơ bản về dự án, dự toán mua sắm, tên gói thầu, phạm vi và các yêu cầu liên quan.
• Chỉ dẫn đối với nhà thầu: Hướng dẫn về việc chuẩn bị, hoàn thiện và nộp hồ sơ đề xuất; thời gian, địa điểm và các yêu cầu liên quan đến việc nộp hồ sơ.
• Yêu cầu về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm: Quy định các điều kiện nhà thầu cần đáp ứng để được xem xét lựa chọn, nếu có.
• Yêu cầu về kỹ thuật: Nêu phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, tiến độ và các yêu cầu chuyên môn khác của gói thầu.
• Yêu cầu về giá và các nội dung tài chính: Quy định về giá đề xuất, các yếu tố liên quan đến giá và cách thức xác định, đánh giá theo quy định áp dụng.
• Điều kiện về hợp đồng: Đưa ra các yêu cầu, điều kiện cơ bản liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng.
• Các biểu mẫu và tài liệu kèm theo: Cung cấp các biểu mẫu cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất theo yêu cầu của gói thầu.

Nội dung cụ thể của từng hồ sơ yêu cầu sẽ không hoàn toàn giống nhau mà được điều chỉnh theo hình thức lựa chọn nhà thầu và loại gói thầu. Vì vậy, nhà thầu cần đọc đầy đủ hồ sơ yêu cầu thay vì chỉ tập trung vào phần yêu cầu kỹ thuật hoặc giá.

Quy định về hồ sơ yêu cầu theo từng hình thức lựa chọn nhà thầu

Tùy từng hình thức lựa chọn nhà thầu, hồ sơ yêu cầu sẽ có cách lập và áp dụng khác nhau. Dưới đây là những quy định đáng chú ý đối với từng trường hợp:

1. Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu thông thường

Đối với chỉ định thầu thông thường, Điều 79 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về quy trình lựa chọn nhà thầu. Tại điểm a khoản 3 Điều 79, quy định về việc lập, thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu như sau:

Theo quy định tại Điều 79, hồ sơ yêu cầu bao gồm: thông tin tóm tắt về dự án, dự toán mua sắm, gói thầu; chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất; tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu (nếu có); tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật; xác định giá chỉ định thầu; điều kiện về hợp đồng. Việc xác định mức độ yêu cầu cụ thể đối với từng tiêu chuẩn quy định tại điểm này căn cứ theo yêu cầu của từng gói thầu.

Sau khi hồ sơ yêu cầu được lập, thẩm định (không bắt buộc) và phê duyệt, chủ đầu tư thực hiện phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu được mời tham gia. Nhà thầu căn cứ các yêu cầu được đưa ra để chuẩn bị hồ sơ đề xuất và tham gia các bước tiếp theo của quá trình lựa chọn nhà thầu.

2. Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu rút gọn

Khác với chỉ định thầu thông thường, Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định riêng về quy trình chỉ định thầu rút gọn. Tùy trường hợp áp dụng, chủ đầu tư thực hiện quy trình tương ứng theo quy định tại Điều này.

Đối với các gói thầu thuộc khoản 2 Điều 80, chủ đầu tư áp dụng quy trình tại khoản 3 Điều 80. Quy trình này không có bước lập, thẩm định, phê duyệt và phát hành hồ sơ yêu cầu. Thay vào đó, chủ đầu tư căn cứ mục tiêu, phạm vi công việc để chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được dự kiến có khả năng thực hiện gói thầu. Nội dung dự thảo hợp đồng bao gồm phạm vi, nội dung công việc, thời gian thực hiện, chất lượng, giá trị và các nội dung cần thiết khác.

Đối với trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 80, chủ đầu tư hoặc cơ quan trực tiếp quản lý gói thầu có thể xác định và giao cho nhà thầu có năng lực, kinh nghiệm thực hiện ngay gói thầu; sau đó các bên hoàn thiện thủ tục chỉ định thầu trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bắt đầu thực hiện gói thầu.

Như vậy, chỉ định thầu rút gọn không thực hiện theo quy trình lập và phát hành hồ sơ yêu cầu như chỉ định thầu thông thường. Khi tham gia trường hợp này, nhà thầu cần chú ý đến các nội dung trong dự thảo hợp đồng và các yêu cầu mà chủ đầu tư đưa ra thay vì tìm kiếm hồ sơ yêu cầu.

3. Hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp

Đối với mua sắm trực tiếp, điểm a khoản 2 Điều 82 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định:

Hồ sơ yêu cầu bao gồm các nội dung thông tin tóm tắt về dự án, dự toán mua sắm, gói thầu; yêu cầu nhà thầu cập nhật thông tin về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm; yêu cầu về tiến độ cung cấp và cam kết cung cấp hàng hóa bảo đảm quy cách kỹ thuật, chất lượng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước đó; yêu cầu về đơn giá của hàng hóa và các nội dung cần thiết khác.

Như vậy, hồ sơ yêu cầu của gói thầu mua sắm trực tiếp tập trung vào các nhóm nội dung như thông tin về gói thầu, tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, tiến độ cung cấp, quy cách và chất lượng hàng hóa, đơn giá cùng các nội dung cần thiết khác.

Đối với nhà thầu, đây là những nội dung cần rà soát kỹ khi tiếp cận hồ sơ yêu cầu để xác định phạm vi thông tin cần cập nhật và các yêu cầu cần đáp ứng trong hồ sơ đề xuất.

4. Hồ sơ yêu cầu trong đàm phán giá

Đối với nhà thầu tham gia gói thầu áp dụng hình thức đàm phán giá, hồ sơ yêu cầu là căn cứ quan trọng để chuẩn bị hồ sơ đề xuất và cung cấp các thông tin phục vụ quá trình đánh giá, đàm phán.

Theo khoản 2 Điều 10 Thông tư 05/2024/TT-BYT (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 37/2025/TT-BYT), nội dung hồ sơ yêu cầu bao gồm:

Tóm tắt về gói thầu; chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất; tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu; tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật; xác định giá gói thầu.

Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 10 Thông tư 05/2024/TT-BYT quy định:

Hồ sơ yêu cầu phải bao gồm các chỉ dẫn để nhà thầu cung cấp các thông tin về giá, tiêu chí kinh tế kỹ thuật cụ thể dự kiến áp dụng trong quá trình đàm phán giá thuốc, thiết bị y tế, vật tư xét nghiệm…

Do đó, nhà thầu cần đặc biệt lưu ý các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, thông tin về giá và các tiêu chí kinh tế - kỹ thuật khi chuẩn bị hồ sơ đề xuất. Đây là những nội dung có thể được sử dụng trực tiếp trong quá trình đánh giá và đàm phán.

Mẫu hồ sơ yêu cầu mới nhất hiện nay

Đối với nhà thầu, việc nắm được mẫu hồ sơ yêu cầu mới nhất giúp chủ động nhận diện các nội dung cần chuẩn bị khi tham gia gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp hoặc các trường hợp khác có sử dụng hồ sơ yêu cầu.

Theo khoản 1 Điều 2 Thông tư 80/2025/TT-BTC, đối với quy trình chỉ định thầu thông thường quy định tại Điều 79 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, các mẫu hồ sơ yêu cầu được ban hành gồm:

• Mẫu số 1A dành cho gói thầu xây lắp
• Mẫu số 1B dành cho gói thầu mua sắm hàng hóa
• Mẫu số 1C dành cho gói thầu dịch vụ phi tư vấn
• Mẫu số 1D dành cho gói thầu dịch vụ tư vấn

Các mẫu trên được sử dụng làm cơ sở để chủ đầu tư lập hồ sơ yêu cầu phù hợp với từng loại gói thầu. Trong quá trình lập, chủ đầu tư cần căn cứ quy mô, tính chất và yêu cầu cụ thể của gói thầu để hoàn thiện các nội dung, bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật về đấu thầu.

Đối với mua sắm trực tiếp, khoản 2 Điều 2 Thông tư 80/2025/TT-BTC quy định chủ đầu tư chỉnh sửa các mẫu hồ sơ yêu cầu ban hành kèm theo Thông tư cho phù hợp với gói thầu, đồng thời bảo đảm không trái với Luật Đấu thầu và Nghị định 214/2025/NĐ-CP. 

FAQ - Những câu hỏi thường gặp về hồ sơ yêu cầu

Dưới đây là phần tổng hợp các câu hỏi thường gặp về hồ sơ yêu cầu, bạn có thể tham khảo! Nếu cần được hỗ trợ thêm, bạn truy cập vào Trung tâm Tư vấn và hỗ trợ đấu thầu (Support Center) của Hệ sinh thái Đấu Thầu để nhận được giải đáp từ AI Tư vấn Đấu Thầu (xem hướng dẫn sử dụng TẠI ĐÂY) hoặc Chuyên gia đấu thầu. 

1. Hồ sơ yêu cầu được sử dụng trong trường hợp nào?

Theo khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, hồ sơ yêu cầu là tài liệu được sử dụng cho chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp và đàm phán giá. Hồ sơ này đưa ra các yêu cầu đối với gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và chủ đầu tư tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất.

Tùy từng hình thức lựa chọn nhà thầu, nội dung và cách thức lập, phát hành hồ sơ yêu cầu sẽ có quy định riêng.

2. Hồ sơ yêu cầu và hồ sơ mời thầu có giống nhau không?

Không. Hồ sơ yêu cầu và hồ sơ mời thầu là hai loại hồ sơ khác nhau, được sử dụng trong các hình thức, quy trình lựa chọn nhà thầu khác nhau. Hồ sơ yêu cầu là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất, trong khi hồ sơ mời thầu là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

Do đó, nhà thầu cần xác định đúng hình thức lựa chọn nhà thầu và loại hồ sơ được phát hành để chuẩn bị hồ sơ tham dự phù hợp.

3. Chỉ định thầu rút gọn có phải lập hồ sơ yêu cầu không?

Không. Chỉ định thầu rút gọn không thực hiện bước lập hồ sơ yêu cầu. Theo Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, quy trình rút gọn được thực hiện theo hướng chủ đầu tư chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu, sau đó hoàn thiện hợp đồng, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.

4. Việc lập, thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu được thực hiện như thế nào?

Đối với chỉ định thầu thông thường, việc lập, thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu được thực hiện theo điểm a khoản 3 Điều 79 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Theo đó, hồ sơ yêu cầu được lập căn cứ vào yêu cầu của từng gói thầu, sau đó được trình phê duyệt.

Đáng lưu ý, chủ đầu tư không bắt buộc phải thẩm định hồ sơ yêu cầu. Trường hợp có yêu cầu thẩm định thì thực hiện theo Điều 135 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Việc phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải căn cứ vào tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu (nếu có).

Sau khi được phê duyệt, chủ đầu tư xác định nhà thầu dự kiến được mời nhận hồ sơ yêu cầu và phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu theo quy trình quy định.

5. Mẫu hồ sơ yêu cầu hiện nay được quy định ở đâu?

Hiện nay, mẫu hồ sơ yêu cầu được quy định tại Thông tư 80/2025/TT-BTC. Các mẫu hồ sơ yêu cầu cụ thể đã được trình bày tại phần Mẫu hồ sơ yêu cầu mới nhất hiện nay ở trên, bạn đọc có thể tham khảo để lựa chọn mẫu phù hợp với từng loại gói thầu.

Lời kết

Hồ sơ yêu cầu không được sử dụng trong mọi hình thức lựa chọn nhà thầu và nội dung HSYC cũng không giống nhau ở từng trường hợp. Vì vậy, chủ đầu tư cần xác định đúng hình thức, quy trình và mẫu áp dụng khi lập HSYC; nhà thầu cũng cần đọc kỹ yêu cầu để chuẩn bị hồ sơ đề xuất phù hợp, tránh nhầm lẫn với hồ sơ dự thầu.

Trường hợp cần tra cứu gói thầu, tìm kiếm cơ hội đấu thầu phù hợp hoặc tìm hiểu thêm về hoạt động đấu thầu, vui lòng liên hệ DauThau.info để được hỗ trợ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.asia 
• Kênh chat: https://m.me/dauthau.info
• Group Hỗ trợ nhà thầu: https://www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong