Quy trình lập hồ sơ dự thầu dành cho doanh nghiệp mới tham gia

CLICK HERE to view in English

Thông thường ở mỗi đơn vị/nhà thầu nếu đã hoạt động lâu năm thì có những cách chuẩn bị hồ sơ dự thầu khác nhau, ngoài ra còn tùy thuộc vào loại hình gói thầu mà cũng hình thành nên các chuẩn bị cho từng gói cũng có những đặc thù riêng. Giới hạn bài viết và sự hiểu biết của chúng tôi có thể không bao hàm hết được các bước, các quy trình. Tuy nhiên, qua khảo sát và đúc kết kinh nghiệm chúng tôi xin tóm lược quy trình lập hồ sơ dự thầu có thể trải qua như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

• Hồ sơ về công ty gồm: Đăng ký kinh doanh; Văn bản chứng minh người được ủy quyền ký hồ sơ dự thầu hợp lệ; Giấy ủy quyền (nếu có). Lưu ý, đối với đấu thầu qua mạng thì những tài liệu trên cần phải được upload lên Hệ thống đấu thầu quốc gia tại mục Hồ sơ năng lực.
• Hồ sơ về tài chính: Chuẩn bị các báo cáo tài chính cho các năm hoạt động gần nhất theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (thông thường là 03 năm gần nhất), nếu có các báo cáo kiểm toán thì chỉ cần báo cáo kiểm toán; Tờ khai quyết toán thuế hàng năm (Là tài liệu để xác thực các số liệu trong báo cáo tài chính; Lưu ý: Để tham dự đấu thầu thì kết quả hoạt động kinh doanh các năm phải dương (không lỗ), nếu không có báo cáo tài chính đã được kiểm toán thì cần chuẩn bị 1 trong các giấy tờ theo bài viết chúng tôi đã hướng dẫn, xem bài viết tại đây; Đối với đấu thầu qua mạng, hồ sơ tài chính của nhà thầu cũng phải được upload lên hệ thống và đính kèm các tài liệu, do đó nhà thầu cần chủ động upload lệ hệ thống trước khi tham dự thầu.
• Hồ sơ về năng lực công ty: Các giấy tờ chứng nhận về năng lực công ty (Chứng chỉ; ISO; Giấy phép...);  Hợp đồng tương tự đã thực hiện để chứng minh năng lực đã thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; Lưu ý: Đối với các hợp đồng tương tự cũng cần được upload lên hệ thống khi tham dự các gói thầu qua mạng.
• Hồ sơ nhân sự công ty: Chuẩn bị các bằng cấp nhân sự, chứng chỉ đào tạo; Lưu ý đối với các gói thầu về tư vấn cần phải chuyển bị bằng cấp, chứng chỉ nhân sự hết sức cẩn trọng; Đối với các gói thầu thực hiện qua mạng cũng cần upload hồ sơ nhân sự liên trước, hồ sơ nhân sự cần rất nhiều thông tin do đó sẽ phải mất thời gian khai báo nên cần phải chủ động khai báo trước, không nên để đến khi chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu mới tiến hành khai báo sẽ không kịp.

2. Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật

• Các yêu cầu về kỹ thuật để được đánh giá là "Đạt" và "Không đạt" hoặc theo thang điểm tối đa, điểm ở mức tối thiểu vượt qua yêu cầu (thường là 70-80% điểm tối đa). Lưu ý đọc kỹ nội dung này và xắp xếp, viết các đề xuất kỹ thuật theo đúng trình tự các mục yêu cầu về kỹ thuật.
• Giải pháp và phương pháp luận (trừ gói thầu cung cấp hàng hóa): Cần chuẩn bị giải pháp và phương pháp nhằm tiến hành thực hiện gói thầu trong trường hợp nhà thầu được lựa chọn; Khi viết lưu ý đến các yêu cầu kỹ thuật đồng thời phải phù hợp với các yêu cầu (chỉ dẫn) thuộc phạm vi của gói thầu (thường được quy định tại Chương V của Hồ sơ mời thầu).

3. Chuẩn bị hồ sơ về tài chính

• Chuẩn bị giá cho hồ sơ dự thầu: Đơn dự thầu/đơn dự thầu về tài chính, hồ sơ đề xuất về tài chính cần chuẩn bị theo các mẫu yêu cầu (phần điền giá do nhà thầu tự cân đối); Lưu ý đối với gói thầu xây lắp thực hiện qua mạng trường hợp tiên lượng mời thầu dài (có khi lên đến hàng nghìn mã) thì cần thực hiện nhập số liệu vào trước nhiều giờ, tránh trường hợp gần đến thời điểm nộp hồ sơ dự thầu mới đăng nhập và nhập số liệu sẽ không kịp.

4. Đóng gói, xuất bản

• Sau khi đã tập hợp đủ các hồ sơ theo mục 1-3 nêu trên thì thực hiện xắp xếp tài liệu, kiểm tra 1 lần nữa các chỗ có chữ ký của người đại diện hợp pháp hoặc được ủy quyền sau đó sao chép (photocopy) hồ sơ rồi đóng quyển. Lưu ý đến bản gốc, bản chụp của hồ sơ, hồ sơ dự thầu khi nộp bắt buộc phải có bản gốc.
• Đối với đấu thầu qua mạng thì thực hiện upload các hồ sơ, nhưng cần lưu ý đối với những số liệu nhập trên webform mới là số liệu được công nhận khi có sự khác nhau giữa hồ sơ bản scan được upload lên hệ thống.