Hướng dẫn nhà thầu để làm hồ sơ dự thầu tốt nhất

CLICK HERE to view in English

Một số hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu và quy trình lập hồ sơ dự thầu

3 cách để chuẩn bị hồ sơ dự thầu tốt nhất

Thứ nhất: Đọc kỹ đầu bài

• Yêu cầu về năng lực tài chính (Số năm hoặt động có tài chính; Doanh thu)

• Yêu cầu về hợp đồng tương tự với gói thầu: Phần này cần đọc, phân tích rất kỹ đặc biệt liên quan đến loại công trình, cấp công trình, tính chất tương tự của hợp đồng. Trong trường hợp chưa rõ hoặc Hồ sơ mời thầu chưa rõ ràng thì ghi chú và thực hiện ngay việc đề nghị làm rõ Hồ sơ mời thầu.

• Yêu cầu về nhân sự (Đặc biệt là gói tư vấn), bằng cấp, trình độ chuyên môn và chú ý đến kinh nghiệm tham gia những công trình tương tự của nhân sự đề xuất.

• Yêu cầu về đặc tính kỹ thuật hàng hóa (Gói thầu mua sắm hàng hóa). Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa có tính chất đặc biệt, đặc thù thì hay "cài thầu" ở đây nhất, do đó cần phải đọc, tra cứu kỹ các thông tin về đặc tính hàng hóa (thường ở Chương V Hồ sơ mời thầu), so sánh đối chiếu với các hàng hóa mà đơn vị mình có khả năng cung cấp. Trong trường hợp phát hiện những yếu tố bất cập (gần như chỉ có 1 loại hàng hóa có đặc tính đáp ứng trong khi nh cầu thực sự gói thầu không cần đến mức phải yêu cầu như vạy) thì cần ghi chú lại và gửi văn bản kiến nghị (Lưu ý để có kiến nghị hiệu quả cần tham khảo bài viết của chúng tôi tại đây).

• Yêu cầu về thiết bị: Có thiết bị nào thuộc loại đặc thù không.

• Đối với những Hồ sơ mời thầu sử dụng phương pháp chấm điểm thì cần đọc kỹ những yêu cầu với mức điểm tối thiểu.

Thứ hai: Giao cho một đầu mối công việc am hiểu đấu thầu

 Việc có một người chủ trì, am hiểu về đấu thầu là rất quan trọng. Đầu mối thực hiện này sẽ có nhiệm vụ phân công công việc cho các bộ phận liên quan, nhóm công việc gồm:

• Người chịu trách nhiệm về pháp lý: Tập hợp những tài liệu pháp lý của nhà thầu bao gồm giấy tờ liên quan đến công ty, năng lực hành nghề, chứng nhận mà công ty đạt được, các hợp đồng tương tự đã thực hiện, bằng cấp chứng chỉ và các giấy tờ liên quan đến các cá nhân tham gia...

• Người chịu trách nhiệm về tài chính: Chuẩn bị bảo lãnh dự thầu, thư cam kết cấp tín dụng, phương án tài chính dự thầu trên cơ sở các dữ liệu Hồ sơ mời thầu đưa ra.

• Người chịu trách nhiệm về kỹ thuật: Chuẩn bị các giải pháp, phương pháp luận đề xuất; Chuẩn bị bảng khối lượng dự thầu và giá dự thầu (trường hợp tài chính thực hiện giá thì cung cấp cho tài chính bảng khối lượng); Chuẩn bị các đề xuất kỹ thuật liên quan đến máy móc thiết bị (gói thầu mua sắm hàng hóa).

Thứ ba: Kiểm soát lần cuối trước khi phát hành