Sự khác nhau giữa các tài liệu trong hồ sơ dự thầu xử lý ra sao?

Thứ sáu, 18 Tháng Bảy 2025 9:02 SA

Tự động phát:

Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, không ít các trường hợp nhà thầu/bên mời thầu gặp tình huống có sự khác nhau giữa các tài liệu trong hồ sơ dự thầu. Bài viết hôm nay DauThau.info sẽ phân tích và giải đáp các tình huống điển hình hay gặp phải trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, hãy cùng đón xem bài viết!

Xử lý khi các tài liệu trong hồ sơ dự thầu khác nhau

Quy định về định dạng các file đính kèm

Không những các tài liệu đính kèm hồ sơ dự thầu của nhà thầu mà các tài liệu do chủ đầu tư, bên mời thầu cung cấp kèm theo hồ sơ mời thầu/hồ sơ quan tâm/hồ sơ sơ tuyển cũng cần tuân theo một số định dạng nhất định, cụ thể:

Các file mở, đọc được bằng các phần mềm thông dụng như: các phần mềm đọc, soạn thảo văn bản MS Office hoặc Open Office; các phần mềm đọc file PDF; các phần mềm thiết kế thông dụng như AutoCad, Photoshop; phần mềm đọc file ảnh tích hợp sẵn trên Hệ điều hành Windows. Các file sử dụng phông chữ thuộc bảng mã Unicode;
Các file nén phải mở được bằng các phần mềm giải nén thông dụng như: phần mềm giải nén ZIP tích hợp sẵn trên hệ điều hành Windows hoặc phần mềm giải nén Rar hoặc 7Zip. Trường hợp sử dụng file nén, các file sau khi giải nén phải có định dạng quy định tại điểm nêu trên.

*** Lưu ý: File đính kèm không bị nhiễm virus, không bị lỗi, hỏng và không thiết lập mật khẩu. Khi tham dự thầu, các file đính kèm không đáp ứng tiêu chí này thì sẽ không được xem xét, đánh giá.

Những tình huống hay gặp về sự khác nhau giữa các tài liệu trong hồ sơ dự thầu

Một số tình huống mà các chủ đầu tư, bên mời thầu, tổ chuyên gia hay gặp phải trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu như sau:

Tài liệu kê khai trên webform và tài liệu đính kèm không khớp nhau, ví dụ như báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự, bằng cấp của nhân sự hay thông tin máy móc thiết bị
Bảo lãnh dự thầu, cam kết cấp tín dụng có sự khác nhau giữa thông tin kê khai và bản đính kèm
Số liệu trong báo cáo tài chính đính kèm không khớp với số liệu do hệ thống tự cập nhật về hồ sơ năng lực nhà thầu
Các thông số kỹ thuật kê khai trên webform có sự sai khác với thông số kỹ thuật trong tài liệu kỹ thuật đính kèm (như cataloge; kiểm nghiệm...)
Giữa chính các tài liệu kỹ thuật đính kèm có các thông số khác nhau cho cùng một sản phẩm
Khác nhau giữa các tài liệu trong hồ sơ kinh nghiệm của nhân sự
Bản chụp và bản gốc hồ sơ dự thầu khác nhau (đối với đấu thầu không qua mạng)
Tài liệu hồ sơ mời thầu đính kèm khác với các webform biểu mẫu trong thông báo mời thầu

Để đi tìm câu trả lời cho từng tình huống trên, chúng ta cần hiểu một số nguyên tắc cơ bản sau để xử lý cho từng tình huống phù hợp:

Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, nhân sự, thiết bị thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.
Trường hợp sau khi đóng thầu, nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, tài liệu về nhân sự, thiết bị cụ thể đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu thì được gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ là một phần của hồ sơ dự thầu (Nội dung này áp dụng cho đấu thầu không qua mạng).
Đối với nội dung về tư cách hợp lệ, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Đối với các nội dung về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu (trừ nội dung về tư cách hợp lệ), đề xuất về kỹ thuật, tài chính, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.
Việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.
Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu do nhà thầu cung cấp, bên mời thầu được xác minh với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung của tài liệu.

nguyên tắc làm rõ — *Nguyên tắc làm rõ cần nắm vững*

Xử lý cho 8 tình huống hay gặp phải về sự khác sau giữa các tài liệu trong hồ sơ dự thầu

Tình huống 1: Tài liệu kê khai trên webform và tài liệu đính kèm không khớp

Trường hợp này Bên mời thầu, tổ chuyên gia có thể yêu cầu nhà thầu giải thích làm rõ. Có thể trong quá trình kê khai, nhà thầu vô tình kê khai nhầm các thông tin và số liệu, khi đó các thông tin và số liệu sẽ được căn cứ vào các tài liệu đính kèm (hoặc tài liệu gốc nếu cần thiết yêu cầu cung cấp) để xác định tính chính xác. Cũng có trường hợp thông tin kê khai đúng nhưng tài liệu đính kèm chưa phải ánh đúng (chưa cung cấp đủ), khi đó nhà thầu có thể cung cấp bổ sung các tài liệu theo yêu cầu làm rõ để bên mời thầu, tổ chuyên gia xác minh. Đối với trường hợp này không được phép loại nhà thầu nếu chưa thực hiện làm rõ.

Tình huống 2: Bảo lãnh dự thầu, cam kết cấp tín dụng có sự khác nhau

Đối với trường hợp này, cần căn cứ vào bản đính kèm để xác định và đánh giá

Tình huống 3: Số liệu trong báo cáo tài chính đính kèm không khớp với số liệu do hệ thống tự cập nhật

Đối với nội dung thông tin về số liệu về báo cáo tài chính, trường hợp số liệu về báo cáo tài chính trên Hệ thống đã được trích xuất từ Hệ thống thuế điện tử và Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì nhà thầu không phải kê khai số liệu về báo cáo tài chính. Đối với số liệu báo cáo tài chính từ năm 2021 trở đi, trường hợp nhà thầu phát hiện Hệ thống chưa cập nhật số liệu so với Hệ thống thuế điện tử, Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì nhà thầu sửa đổi cho phù hợp với số liệu đã báo cáo với cơ quan thuế, Hệ thống sẽ lưu lại các phiên bản sửa đổi thông tin của nhà thầu nên nếu mỗi gói thầu nhà thầu tự kê khai một số liệu báo cáo tài chính nhằm gian dối mà bị phát hiện thì nhà thầu sẽ bị xem là gian lận.

Tình huống 4: Các thông số kỹ thuật kê khai trên webform có sự sai khác với thông số kỹ thuật trong tài liệu kỹ thuật đính kèm

Trường hợp này cần yêu cầu nhà thầu giải thích làm rõ, tuy nhiên cần quan tâm đến các thông số kỹ thuật mà có các tài liệu kỹ thuật tin tưởng đính kèm.

Tình huống 5: Giữa chính các tài liệu kỹ thuật đính kèm có các thông số khác nhau cho cùng một sản phẩm

Tình huống này cũng tương tự như tình huống 4, tuy nhiên cần thận trọng xác minh bởi đa phần những tình huống này "có dấu hiệu giả mạo giấy tờ".

Tình huống 6: Khác nhau giữa các tài liệu trong hồ sơ kinh nghiệm của nhân sự

Trường hợp này cần yêu cầu nhà thầu làm rõ, trường hợp không tin tưởng thì chủ đầu tư, bên mời thầu có thể làm văn bản xác minh với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến bằng cấp hay quá trình công tác của nhân sự.

Tình huống 7: Bản chụp và bản gốc hồ sơ dự thầu khác nhau

Trường hợp có sự sai khác giữa bản gốc và bản chụp nhưng không làm thay đổi thứ tự xếp hạng nhà thầu thì căn cứ vào bản gốc để đánh giá. Trường hợp có sự sai khác giữa bản gốc và bản chụp dẫn đến kết quả đánh giá trên bản gốc khác kết quả đánh giá trên bản chụp, làm thay đổi thứ tự xếp hạng nhà thầu thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu bị loại, nhà thầu bị coi là có hành vi gian lận.

Tình huống 8: Tài liệu hồ sơ mời thầu đính kèm khác với các webform biểu mẫu trong thông báo mời thầu

Đối với đấu thầu qua mạng chủ đầu tư, bên mời thầu không được phát hành bản giấy hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển cho nhà thầu. Trường hợp chủ đầu tư, bên mời thầu phát hành bản giấy cho nhà thầu thì bản giấy không có giá trị pháp lý để lập, đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển.

*** Lưu ý: Mọi hành vi cố tình khai báo hoặc cung cấp thông tin không trung thực của nhà thầu nếu bị phát hiện ra thì nhà thầu sẽ bị kết luận là gian lận và bị xử phạt cấm tham gia đấu thầu từ 1-5 năm.

Như vậy, bài viết trên của DauThau.info đã phân tích "8 trường hợp hay gặp có sự khác nhau giữa các tài liệu trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu thì xử lý như thế nào?". Mong rằng bài viết sẽ hữu ích cho các nhà thầu. Nếu có bất kỳ vấn đề gì thắc mắc, hãy liên hệ ngay với DauThau.info qua:

Kênh chat: m.me/dauthau.info
Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
Email: [email protected]
Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong

Tác giả: Son Vu

Bài viết này của DauThau.info được cấp phép theo giấy phép dữ liệu mở Creative Commons CC-BY (cho phép sử dụng toàn quyền nhưng phải ghi công tác giả, ghi rõ nguồn gốc xuất xứ ban đầu) trừ trường hợp được cấp phép riêng sẽ được ghi rõ trong tài liệu. Sử dụng lại các nguồn từ DauThau.info cần ghi rõ bản quyền!

Tags: hồ sơ dự thầu, bên mời thầu

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

lời chào

Chào Bạn,
Bạn chưa đăng nhập, vui lòng đăng nhập để sử dụng hết các chức năng dành cho thành viên. Nếu Bạn chưa có tài khoản thành viên, hãy đăng ký. Việc này chỉ mất 5 phút và hoàn toàn miễn phí!

Tài khoản này của bạn có thể sử dụng chung ở tất cả hệ thống của chúng tôi, bao gồm DauThau.info, DauThau.Net, DauGia.Net, BaoGia.Net

Tìm kiếm thông tin thầu

Thông tin dành cho

Nhà thầu Nhà đầu tư

Chỉ tìm theo tên hoặc mã

Loại thông tin

Khoảng thời gian công bố

Từ khóa chính

Click để tìm kiếm nâng cao

Phân biệt dấu

Chỉ tìm kiếm TBMT chưa đóng thầu

Kiểu tìm kiếm Khớp từ hoặc một số từ Khớp tất cả từ Khớp chính xác cụm từ

Từ khóa bổ sung

Một trong các từ khóa là điều kiện bắt buộc

Không chứa từ

Hình thức lựa chọn nhà thầu:

Tin mới nhất

Thông báo mời thầu mới

Gói thầu số 01: Cung ứng dịch vụ công ích đô thị

Mã TBMT: IB2600023129-00

Chủ đầu tư: TRUNG TÂM CUNG ỨNG DỊCH VỤ CÔNG PHƯỜNG NGHI SƠN

Đóng thầu: 09:00 04/02/26

Ngày đăng tải: 22:36 17/01/26

Gói thầu số 05 - Thi công xây dựng công trình: Cải tạo, nâng cấp tuyến đường giao thông liên xã ĐH47, đoạn qua địa bàn các xã Cẩm Khê, Văn Bán

Mã TBMT: IB2600023172-00

Chủ đầu tư: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ CẨM KHÊ

Đóng thầu: 10:00 05/02/26

Ngày đăng tải: 22:35 17/01/26

Gói thầu số 01: Cung ứng dịch vụ công ích đô thị (bao gồm chi phí phục vụ công tác thu giá)

Mã TBMT: IB2600022653-00

Chủ đầu tư: VĂN PHÒNG HĐND&UBND PHƯỜNG TRÚC LÂM

Đóng thầu: 15:00 26/01/26

Ngày đăng tải: 22:31 17/01/26

Mua sắm hàng hóa quà tặng

Mã TBMT: IB2600023080-00

Chủ đầu tư: Ban chấp hành Công đoàn cơ sở Công ty TNHH Great Star Industrial Việt Nam

Đóng thầu: 10:00 28/01/26

Ngày đăng tải: 21:23 17/01/26

Tư vấn giám sát thi công xây dựng

Mã TBMT: IB2600012561-00

Chủ đầu tư: Khu Quản lý đường bộ I

Đóng thầu: 14:00 04/02/26

Ngày đăng tải: 21:19 17/01/26

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu

QUYẾT ĐỊNH Về việc phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu các gói thầu bước chuẩn bị đầu tư dự án: Trường THCS Xuân Lâm; phường Đào Duy Từ, tỉnh Thanh Hoá; Hạng mục: Xây mới nhà hợp khối hiệu bộ và lớp học bộ môn 02 tầng 13 phòng, hệ thống PCCC và thiết bị.

Số KHLCNT: PL2600012393-00

Chủ đầu tư: UBND PHƯỜNG ĐÀO DUY TỪ, TỈNH THANH HÓA

Ngày đăng tải: 22:33 17/01/26

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đợt 1 thuộc Dự án: Máy 2 Trạm biến áp 220 kV Tam Dương

Số KHLCNT: PL2600012400-00

Chủ đầu tư: Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia

Ngày đăng tải: 22:23 17/01/26

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu gói thầu: Mua sắm Quách bình tro sứ 20 phục vụ công tác tang lễ Quý I/2026

Số KHLCNT: PL2600012401-00

Chủ đầu tư: Ban Phục vụ lễ tang Hà Nội - Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội

Ngày đăng tải: 22:22 17/01/26

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu Gói thầu: Mua sắm Quách bình tro sứ 13 phục vụ công tác tang lễ Quý I/2026

Số KHLCNT: PL2600012398-00

Chủ đầu tư: Ban Phục vụ lễ tang Hà Nội - Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội

Ngày đăng tải: 22:19 17/01/26

Bảo dưỡng thang máy cho bệnh viện đa khoa Mường Tè năm 2026

Số KHLCNT: PL2600012396-00

Chủ đầu tư: Trung tâm Y tế Mường Tè

Ngày đăng tải: 22:18 17/01/26

Thống kê

3.422 dự án đang đợi nhà thầu
53 TBMT được đăng trong 24 giờ qua
231 KHLCNT được đăng trong 24 giờ qua
8.374 TBMT được đăng trong tháng qua
42.454 KHLCNT được đăng trong tháng qua

tháng 1 năm 2026

18

Chủ nhật

tháng 11

30

năm Ất Tỵ

tháng Mậu Tý

ngày Nhâm Thìn

giờ Canh Tý

Tiết Xử thử

Giờ hoàng đạo: Dần (3-5) , Thìn (7-9) , Tỵ (9-11) , Thân (15-17) , Dậu (17-19) , Hợi (21-23)

"True Love is when they agree.Yêu là một cuộc chiến triền miên giữa con tim và lý trí; Yêu Đích Thực là khi con tim và lý trí hòa hợp. "

Khuyết Danh

Sự kiện trong nước: Ngày 18-1-1964 khánh thành đợt I Nhà máy điện Uông Bí (ở tỉnh Quảng Ninh). Đây là một nhà máy điện có công suất vào loại lớn nhất miền Bắc lúc đó, do Liên xô giúp ta xây dựng. Nhà máy này bắt đầu được xây dựng từ ngày 19-5-1961. Đợt I, nhà máy có công suất 24 nghìn kilôoét, với các thiết bị điều khiển tự động, đốt lò bằng than phun. Cùng với Nhà máy điện Uông Bí, hệ thống đường dây điện cao thế 110 Kilôvôn Uông Bí - Hải Phòng, các trạm biến thế lớn An Lạc, Đông Anh cũng đã xây dựng xong.

Xem thêm Thu gọn