Cần hiểu đúng về làm rõ hồ sơ dự thầu trong đấu thầu

Làm rõ hồ sơ dự thầu là gì?

4 nguyên tắc làm rõ hồ sơ dự thầu

• Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, nhân sự, thiết bị thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.
• Đối với nội dung về tư cách hợp lệ, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Đối với các nội dung về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu (trừ nội dung về tư cách hợp lệ), đề xuất về kỹ thuật, tài chính, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu. 
• Việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.
• Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu do nhà thầu cung cấp, bên mời thầu được xác minh với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung của tài liệu.

Chi tiết những nội dung cần làm rõ

1. Làm rõ tư cách hợp lệ

• Bảo đảm dự thầu
• Thỏa thuận liên danh
• Tư cách hợp lệ theo Điều 5 Luật Đấu thầu 2023
• Nhân sự của nhà thầu tham dự thầu có vi phạm trong thời hạn 03 năm trước thời điểm đóng thầu hay không (nếu có)

• Bảo lãnh dự thầu đính kèm khi tham dự thầu qua mạng thiếu trang 2 (trang có chữ ký, đóng dấu của ngân hàng phát hành bảo lãnh): Đây phải nói là thiếu sót đáng tiếc do sự thiếu cẩn trọng của bộ phận làm thầu, mặc dù có thể có nhiều phương pháp tra cứu được tình trạng của bảo lãnh này. Tuy nhiên, việc "thiếu trang ký tên, đóng dấu" được xem là "không có" đại diện hợp pháp của bên phát hành bảo lãnh ký tên, đóng dấu. Do dó, bảo lãnh này không được xem là hợp lệ, vì vậy Bên mời thầu nên cân nhắc vấn đề này và nhà thầu cũng cần hết sức lưu ý nội dung này. Hy vọng tới đây khi bảo lãnh điện tử được liên thông và phát hành trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia sẽ tránh được trường hợp thiếu sót này.
• Bảo lãnh dự thầu ghi nhầm ngày: Có trường hợp ngày phát hành hồ sơ mời thầu là 18/11/2024, ngày phát hành bảo lãnh do sơ xuất ghi là 18/10/2024. Đây là trường hợp bảo lãnh dự thầu ký trước khi phát hành hồ sơ mời thầu. Theo cách hiểu thông thường của nhiều nhà thầu do có sự nhầm lẫn nên bên mời thầu nên làm rõ để nhà thầu gửi lại bản bảo lãnh dự thầu đúng, tuy nhiên, ngày giờ phát hành đã ghi rõ ràng (18/10/2024) nên không có nội dung gì cần làm rõ. Do đó bảo lãnh dự thầu này sẽ không hợp lệ.

2. Làm rõ về hợp đồng tương tự

3. Làm rõ về năng lực sản xuất 

Quy định về việc chứng minh năng lực sản xuất hàng hóa (trong gói thầu mua sắm hàng hóa) chưa được rõ ràng, nên cách tốt nhất là chứng minh bằng sản lượng hàng hóa đã sản xuất và bán ra (thông qua hóa đơn chứng từ), ngoài ra có thể tham khảo thêm bài viết của DauThau.info đã thực hiện: Bài viết về chứng minh năng lực sản xuất hàng hóa

4. Báo cáo tài chính và nghĩa vụ kê khai thuế

Thông thường, nếu nhà thầu chỉ nộp báo cáo tài chính lên cơ quan thế 1 lần và không nộp điều chỉnh thì số liệu tài chính trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia được tự động tải về sẽ chính xác và khớp với số liệu báo cáo tài chính, nhà thầu cũng không cần phải kê khai lại. Tuy nhiên, vớibáo cáo tài chỉnh gửi cho cơ quan thuế nhiều lần (điều chỉnh nhiều lần) thì số liệu sẽ khác nhau, khi đó nhà thầu cần tự kê khai báo cáo tài chính đồng thời đính kèm các tờ khai quyết toán thuế khớp với số liệu báo cáo tài chính (cuối cùng) này. Đa số việc làm rõ rơi vào trường hợp số liệu không khớp nhau (giữa trên hệ thống với bản báo cáo tài chính đính kèm; giữa bản đính kèm và tờ khai thuế).

5. Làm rõ về nhân sự và thiết bị

Đối với nhân sự và thiết bị trong các gói thầu thông thường "bị" làm rõ nhiều, lý do đa số nằm ở một số nguyên nhân cơ bản sau:

• Bằng cấp, chứng chỉ của nhân sự có đáng tin không?
• Nhân sự của nhà thầu hay nhân sự huy động (đi thuê)
• Nhân sự đó đã tham gia các hợp đồng tương tự trước đó chưa? Tài liệu nào chứng minh?

Đã có rất nhiều trường hợp khi bên mời thầu xác minh bằng cấp, chứng chỉ của nhân sự và phát hiện ra nhà thầu sử dụng các bằng cấp giả, bằng chấp chứng chỉ được chế khi được hỏi thẳng nơi đào tạo về các nhân sự này. Đối với trường hợp chứng minh kinh nghiệm tham gia các hợp đồng tương tự cũng vậy, sau khi được xác minh từ chính chủ đầu tư (của công trình/dự án trước đó), mới thấy có rất nhiều nhà thầu táo bạo làm giả các biên bản nghiệm thu, chứng nhận... Ở đây DauThau.info cũng xin lưu ý, đối với các tài liệu tự khai hay các văn bản nội bộ từ chính nhà thầu (Ví dụ như các quyết định bổ nhiệm, chỉ định nhân sự tham gia công trình/dự án A...) không mang tính khách quan, chưa thể là cơ sở để đánh giá thực sự nhân sự đó có tham gia vào công trình/dự án tương tự trước đó hay không.

Tình trạng đối với thiết bị cũng tương tự, thường các nhà thầu rất hay "chế" các giấy tờ liên quan đến thiết bị, đến khi yêu cầu mang bản chính đến đối chiếu mới không cung cấp được hoặc cung cấp các giấy tờ không đúng với kê khai.

6. Làm rõ về đề xuất kỹ thuật, tài chính