Mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu qua mạng cần lưu ý nội dung gì?

Khi nào cần làm rõ hồ sơ dự thầu?

Sau khi mở thầu, nếu bên mời thầu kiểm tra, đánh giá các tài liệu của hồ sơ dự thầu có những nội dung chưa rõ hoặc thiếu về năng lực kinh nghiệm thì sẽ yêu cầu nhà thầu có hồ sơ dự thầu đó làm rõ và bổ sung các tài liệu về năng lực kinh nghiệm. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ cần làm rõ, đối với đấu thầu qua mạng, việc làm rõ hồ sơ dự thầu qua mạng được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, thông qua đó bên mời thầu có thể gửi câu hỏi yêu cầu trực tiếp trên Webform và đính kèm công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu.

Lưu ý cần phân biệt làm rõ hồ sơ dự thầu khác với làm rõ hồ sơ mời thầu: Làm rõ hồ sơ mời thầu là những nội dung của hồ sơ mời thầu nếu nhà thầu thấy chưa rõ hoặc bất cập thì có văn bản hoặc có kiến nghị gửi lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (đối với đấu thầu qua mạng) và đề nghị bên mời thầu làm rõ. Đề nghị làm rõ phải được thực hiện trước thời điểm đóng thầu một số ngày nhất định (được quy định trong hồ sơ mời thầu).
 

Mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu

Những lưu ý khi làm rõ hồ sơ dự thầu

Việc làm rõ hồ sơ dự thầu là trách nhiệm của bên mời thầu để đánh giá đúng và khách quan hồ sơ dự thầu của nhà thầu, đây cũng là quyền lợi và nghĩa vụ mà nhà thầu cần phải thực hiện làm rõ theo yêu cầu của bên mời thầu. Tuy nhiên, việc làm rõ cùng cần có nguyên tắc cơ bản, không thể tùy tiện làm rõ hồ sơ dự thầu cũng như cố tình làm rõ để làm sai lệch đi hồ sơ dự thầu.

Có 5 nguyên tắc cơ bản của vệc làm rõ hồ sơ dự thầu, đó là:

• Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, nhân sự, thiết bị thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.
• Trường hợp sau khi đóng thầu, nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, tài liệu về nhân sự, thiết bị cụ thể đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu thì được gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ là một phần của hồ sơ dự thầu.
• Đối với nội dung về tư cách hợp lệ, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Đối với các nội dung về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu (trừ nội dung về tư cách hợp lệ), đề xuất về kỹ thuật, tài chính, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu. 
• Việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.
• Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu do nhà thầu cung cấp, bên mời thầu được xác minh với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung của tài liệu.

• Không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự điều này đồng nghĩa với việc nhà thầu đang bị đánh giá tư cách hợp lệ không hợp lệ mà đi tiến hành làm rõ, kết quả sau làm rõ nhà thầu lại được đánh giá thành hợp lệ là không phù hợp. Ví dụ: Tại thời điểm đóng thầu ngày 25/2/2025 để đảm bảo tư cách hợp lệ nhà thầu cần có chứng chỉ năng lực giám sát công trình hạng I, khi nộp thầu nhà thầu không cung cấp chứng chỉ này, sau đó làm rõ thì nhà thầu cung cấp chứng chỉ có ngày cấp lần đầu là ngày 27/02/2025. Như vậy với trường hợp này sẽ không được đánh giá là hợp lệ.
• Không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu: Ví dụ: Trường hợp hàng hóa A, do tính chất đặc biệt cần có sự hỗ trợ lắp đặt của nhà sản xuất ra hàng hóa A, trong hồ sơ dự thầu nhà thầu không nêu ra giải pháp lắp đặt cho hàng hóa A này, sau khi Bên mời thầu yêu cầu làm rõ nhà thầu liên hệ nhưng nhà sản xuất này không đảm bảo được tiến độ lắp đặt do không bố trí được thời gian và nhân sự. Do đó nhà thầu đề xuất sang chủng loại hàng hóa khác (hàng hóa B), giá trị hàng hóa B cao hơn không đáng kể hàng hóa A. Đối với trường hợp này cũng vi phạm nguyên tắc làm rõ nêu trên, do đó không chấp nhận.

Mẫu văn bản làm rõ hồ sơ dự thầu

Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản pháp luật liên quan không quy định mẫu văn bản yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, văn bản yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu cũng cần phải có hình thức, bố cục theo thể thức văn bản.

Bố cục, hình thức văn bản làm rõ hồ sơ thường phải gồm 4 phần chính sau:

• Thể thức văn bản theo quy chuẩn của văn bản hành chính: Quốc hiệu - Tiêu ngữ là một yếu tố quan trọng nằm ở phần trên đầu công văn, với dòng chữ "Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam/ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc"; Thời gian và địa điểm; Nội dung trích yếu của văn bản; Đối tượng được gửi công văn.
• Căn cứ pháp lý của nội dung văn bản: Nội dung cần căn cứ vào các văn bản pháp luật của đấu thầu và đặc biệt là hồ sơ mời thầu (điểm nào, khoản nào trang bao nhiêu nếu có thể chỉ dẫn ra rõ ràng), hồ sơ dự thầu. 
• Nội dung chính yêu cầu làm rõ: Sau khi đã đưa ra các căn cứ rõ ràng để nhà thầu nhận thấy trách nhiệm của mình, văn bản cần nêu rõ những nội dung cần được làm rõ trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu. Hãy rõ ràng đề cập đến tên nhà thầu và yêu cầu trình bày và giải thích chi tiết các nội dung cụ thể. Mỗi nội dung cần được trình bày chi tiết, cụ thể và có thể sử dụng gạch đầu dòng để làm nổi bật. Điều này giúp nhà thầu dễ dàng nhận diện và trả lời từng vấn đề cần làm rõ.
• Kết luận công văn: Cần nêu rõ thời gian và cách thức nhà thầu gửi văn bản tài liệu làm rõ, việc xử lý nếu nhà thầu không làm rõ như thế nào (hiện nay chỉ có trường hợp bị xử lý khi "Nhà thầu, nhà đầu tư có năng lực, kinh nghiệm đã tham dự thầu và đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu nhưng cố ý không cung cấp tài liệu để chứng minh năng lực, kinh nghiệm khi được bên mời thầu yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu hoặc khi được yêu cầu đối chiếu tài liệu nhằm tạo điều kiện để một bên trúng thầu", trường hợp khác chưa có chế tài xử lý).

Mẫu văn bản làm rõ hồ sơ dự thầu có thể tham khảo và dowload tại đây:

Văn bản trả lời làm rõ hồ sơ dự thầu

Sau khi có yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu qua mạng, nhà thầu được yêu cầu làm rõ sẽ nhận được email nhắc có nội dung cần làm rõ và sẽ phải đăng nhập Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bằng tài khoản nhà thầu để vào xem nội dung yêu cầu và tiến hành trả lời.

DauThau.info nhận được nhiều câu hỏi từ các nhà thầu về việc văn bản trả lời phải viết như thế nào, viết ra sao và có mẫu văn bản trả lời làm rõ hồ sơ hay không? Về nội dung này, DauThau.info xin được trả lời như sau:

• Việc trả lời cần căn cứ vào nội dung văn bản yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu của bên mời thầu, nội dung cần làm rõ cái gì, cần cung cấp tài liệu nào để làm rõ. Nội dung mà nhà thầu cho rằng đã đủ rõ ràng thì có thể giải thích và không cần làm rõ.
• Văn bản trả lời làm rõ nhà thầu chỉ cần soạn như một công văn bình thường, với tiêu đề và bố cục tương tự như mẫu văn bản yêu cầu làm rõ hồ sơ nói ở trên.
• Trường hợp có tài liệu gửi kèm theo, nhà thầu cần tập hợp các tài liệu và văn bản trả lời này thành 1 thư mục sau đó nén lại (zip, zar ...) để có thể upload lên Hệ thống tại mục trả lời yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu.

Ngoài ra, để hiểu rõ hơn về các vấn đề và nội dung cần làm rõ, DauThau.info trước đây có bài viết Cần hiểu đúng về làm rõ hồ sơ dự thầu trong đấu thầu, nhà thầu có thể click vào để tham khảo thêm về chủ đề này!
 

Trên đây là bài viết tổng hợp của DauThau.INFO về làm rõ hồ sơ dự thầu qua mạng và những lưu ý khi làm rõ hồ sơ dự thầu khi đấu thầu. Trường hợp cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong