Hồ sơ đấu thầu qua mạng cần những gì?

Đấu thầu qua mạng đối với nguồn vốn đầu tư công, vốn nhà nước ngoài đầu tư công ở Việt Nam là việc đấu thầu được thực hiện thông qua việc sử dụng Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (mà chúng ta hay gọi tắt là mua sắm công).

Đối với các nguồn vốn hợp pháp khác, đấu thầu qua mạng là hình thức thực hiện đấu thầu thông qua môi trường internet, không cần có sự tiếp xúc trực tiếp giữa người với người. Hiện nay trên thế giới đã có rất nhiều công cụ để thực hiện đấu thầu qua mạng, tại Việt Nam, ngoài Hệ thống mua sắm công thì chỉ có duy nhất Mạng đấu thầu tư nhân DauThau.Net cho phép các doanh nghiệp tư nhân đấu thầu trực tuyến với nhau.

Chúng ta có thể tìm thủ công bằng cách đọc báo và xem gói nào có ghi chú đấu thầu qua mạng, hoặc tìm thủ công trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Tuy nhiên việc tìm kiếm thủ công rất dễ bỏ sót gói thầu, mất công sức mỗi ngày đều phải tìm kiếm. Hiện nay rất nhiều nhà thầu đã chuyển qua những công cụ hiện đại hơn để tìm tự động các gói thầu phù hợp để đấu qua mạng, nổi bật là DauThau.info.

Phần mềm DauThau.info có khả năng phân tích các dữ liệu thô từ các gói thầu thuộc nguồn vốn công, sau đó tổng hợp và tự động gửi về email cho nhà thầu ngay khi xác định được đâu là gói thầu phù hợp lĩnh vực, năng lực của nhà thầu, và đặc biệt là cho phép đấu thầu qua mạng. Để sử dụng đầy đủ các tính năng ưu việt này, nhà thầu sẽ phải mất một khoản chi phí là 15 triệu đồng/năm. DauThau.info có rất nhiều các gói VIP với các tính năng khác nhau, gói VIP1 sẽ phù hợp nhất để giúp các nhà thầu tìm được những gói thầu đấu qua mạng hợp lý. Chúng ta có thể tham khảo bài viết: Hướng dẫn tra cứu thông tin đấu thầu.

Trước đây, chúng tôi đã thực hiện một số bài viết hướng dẫn cho các nhà thầu tham dự thầu qua mạng. Tuy nhiên, trong quá trình chăm sóc khách hàng, chúng tôi nhận thấy không ít nhà thầu vẫn lúng túng (kể cả một số bên mời thầu cũng lúng túng) trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu qua mạng. Tổng hợp một số bài viết đã thực hiện trước đây như sau:

Vậy hồ sơ dự thầu qua mạng gồm những gì?  chúng ta cần những nội dung quan trọng sau:

Đầu tiên, chúng tôi cần nhắc lại là những thông tin nhà thầu đã kê khai năng lực trên hệ thống như báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự, nhân sự, thiết bị thi công thì không nhất thiết lại phải tiếp tục cung cấp các tài liệu đó trong hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu nữa. Bởi lẽ, khi đã upload các thông tin này lên hệ thống đồng thời tại các bước thao tác kê khai trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đã được kiểm tra từng mục tương ứng, bên mời thầu cũng có thể dowload các tài liệu này để kiểm tra. Ngay cả nội dung này nhiều bên mời thầu cũng rất hay đòi hỏi phi lý khi bắt các tài liệu đính kèm phải có trong khi "lười' không chịu lấy các tài liệu trên hệ thống, điều này khiến cho hồ sơ dự thầu có dung lượng lớn (khi upload dễ gây lỗi, tốn tài nguyên bộ nhớ lưu trữ). Các nhà thầu thường có thói quen "cứ làm cho chắc" trong khi không thật sự cần thiết.

Việc tiếp theo là chuẩn bị các tài liệu đính kèm, hiện nay có rất nhiều thiết bị, công cụ để có thể sao chụp tài liệu đính kèm dễ dàng và thuận lợi. Tuy nhiên, quan sát thấy nhiều nhà thầu còn làm rất kém chuyên nghiệp, gợi ý ở đây chúng tôi thấy các bạn có thể sử dụng ngay phần mềm CamScanner hoặc Adobe Scan ngay trên điện thoại di động để chụp các tài liệu rồi lưu ở định dạng file PDF (một định dạng rất phổ biến và dễ dàng sử dụng ở máy tính, điện thoại đồng thời thuận lợi in ấn..). Phần mềm này giúp cho ảnh chụp bằng điện thoại nhìn giống hệt như khi sử dụng máy scan, đồng thời có thể ghép nối tất cả các trang của một tài liệu vào một file PDF, thay vì lưu riêng lẻ từng ảnh như khi chúng ta chụp bằng camera thường.

Sắp xếp các tài liệu khoa học, ở đây chúng ta cần sắp xếp các file tài liệu khoa học theo danh mục gợi ý như sau:

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên, chúng ta có thể nén các tài liệu trên thành 01 file nén để upload lên hệ thống (Lưu ý riêng file bảo lãnh dự thầu phải upload ở mục riêng nhé). Khi đã thực hiện khai báo các webform trên hệ thống xong, điền đầy đủ thông tin về thời gian có hiệu lực bảo lãnh, thời gian thực hiện hợp đồng, tỷ lệ giảm giá (%-nếu có, nếu không có thì để trống), chúng ta tiến hành upload file bảo lãnh dự thầu, upload các tài liệu khác mà đã nén thành 01 file như trên.

Nén các tài liệu hồ sơ dự thầu thành 1 file để dễ dàng upload lên

Việc nộp hồ sơ thầu qua mạng được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (từ 8/2022 là trên hệ thống EGP), sau khi đăng nhập hệ thống, tìm gói thầu và kê khai các webform theo yêu cầu, nhà thầu thực hiện đính kèm file Hồ sơ dự thầu như đã nói ở phần trên và tiến hành nộp hồ sơ thầu, sau khi nộp thành công hệ thống sẽ có thông báo đã nộp thành công. Trường hợp muốn rút hồ sơ dự thầu nhà thầu có thể rút ra (nộp lại) nhiều lần trước thời điểm đóng thầu.

Trên đây là bài viết của DauThau.info chia sẻ một số gợi ý cho các bạn chuẩn bị hồ sơ đấu thầu qua mạng (hay gọi là hồ sơ dự thầu qua mạng). Theo như quan sát của chúng tôi gần đây do diễn biến phức tạp của tình hình đại dịch Covid-19 ở một số địa phương nên đã có rất nhiều gói thầu phải hủy thầu do không có nhà thầu tham dự, phải chuyển đổi từ đấu thầu offiline sang đấu thầu online (đấu thầu qua mạng), do đó các nhà thầu không nên bỏ lỡ những cơ hội này.

Để có những tư vấn tốt nhất tìm kiếm cho các gói thầu doanh nghiệp mình quan tâm xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: