Những "cái bẫy" phổ biến trong E-HSDT

Chuyển đổi số và những "cú vấp" chưa hồi kết

Sau hơn 2 năm thực thi Luật Đấu thầu 2023 và vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia mới (e-GP), tính minh bạch tăng cao nhưng kèm theo đó là sự khắt khe về kỹ thuật số. Nhiều nhà thầu năng lực rất tốt nhưng vẫn bị loại "tức tưởi" không phải vì giá cao hay kỹ thuật kém, mà vì không hiểu "luật chơi" trên giao diện số. Hãy cùng DauThau.INFO điểm qua 10 lỗi phổ biến khi tham dự thầu dưới đây.

Top 10 "cái bẫy" và lỗi phổ biến dẫn đến loại bỏ nhà thầu 

1. Token hết hạn

Chữ kỹ số (Token) là khóa tiên quyết để nhà thầu khai báo (một số nội dung yêu cầu) và nộp thầu, do đó đừng để tình trạng “nước đến chân mới nhảy” do đến lúc nộp thầu mà chữ ký số hết hạn và không gia hạn kịp thời hoặc thời điểm gia hạn thì không phải trong giờ làm việc của đơn vị cung cấp chữ ký số.

2. Lỗi "Số liệu không nhảy" – Webform năng lực tài chính

Nhà thầu chỉ đính kèm file PDF báo cáo tài chính mà quên không kiểm tra số liệu trên Webform đã là bản khớp cuối cùng chưa. Hệ thống không tự chiết xuất được số liệu mới nhất (Bản báo cáo tài chính nộp lần cuối) dẫn đến đánh giá "Không đạt" về năng lực tài chính.

3. Bẫy “Hiệu lực bảo lãnh dự thầu”

Tính sai thời gian hiệu lực (phải là số ngày tính từ thời điểm đóng thầu). Đặc biệt là lỗi sai lệch giữa thông tin trên thư bảo lãnh (bản giấy quét lên) và thông tin kê khai trên Webform.

4. Lỗi "Nhân sự và Thiết bị" bị trùng lặp

Nhà thầu kê khai nhân sự/thiết bị đang "kẹt" ở một gói thầu khác nhưng không chứng minh được khả năng huy động thay thế. Hệ thống e-GP hiện nay đã bắt đầu có tính năng cảnh báo/lưu vết việc này.

5. Bẫy "Chứng chỉ hành nghề" hết hạn

Các chứng chỉ hành nghề của nhân sự chủ chốt hoặc chứng chỉ năng lực hoạt động của tổ chức bị hết hạn ngay trong quá trình chấm thầu. Nhà thầu quên cập nhật bản mới nhất lên hồ sơ năng lực trên hệ thống. 

Tất nhiên với nội dung này bên chấm thầu sẽ cần thực hiện làm rõ, do đó nhà thầu cũng cần lưu ý cung cấp tài liệu làm rõ kịp thời. Thông báo về có nội dung làm rõ được gửi qua email, vì vậy cần chú ý đến email đến từ Mua sắm công.

6. Lỗi “Scan file quá dung lượng hoặc file lỗi”

Nhà thầu nộp thầu vào phút chót, file đính kèm bị lỗi do đường truyền hoặc nén file không đúng định dạng khiến Bên mời thầu/Chủ đầu tư không thể mở được tài liệu kiểm chứng. 

Ngoài ra, đính kèm nhầm cũng là lỗi không phổ biến nhưng cũng cần lưu ý vì có nhiều đơn vị tham dự nhiều gói thầu cùng lúc, đặc biệt các gói thầu cùng 1 lĩnh vực chỉ khác nhau địa danh hoặc 1 danh từ, nên khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu nếu không đặt ra các thư mục rõ ràng trên máy tính thì đến lúc nộp thầu rất dễ bị nhầm lẫn dẫn tới câu chuyện đính kèm không chuẩn xác, nhầm giữa gói thầu này với gói thầu khác.

7. Sai lệch thông tin giữa "Webform" và “File đính kèm”

Đây là cái bẫy phổ biến nhất. Theo quy định, thông tin trên Webform là ưu tiên pháp lý, nhưng nhà thầu thường kê khai Webform qua loa và nghĩ rằng "đã có chi tiết trong file đính kèm". Kết quả: Bị loại vì sai lệch thông tin cốt lõi.

8. Lỗi “Ưu đãi trong đấu thầu”

Nhà thầu tự ý tích chọn hưởng ưu đãi (như doanh nghiệp nhỏ, hàng hóa Việt Nam) nhưng không đính kèm tài liệu chứng minh hợp lệ, dẫn đến sai lệch điểm hoặc giá đánh giá.

9. Bẫy "Hợp đồng tương tự" không đủ tiêu chuẩn

Kê khai hợp đồng chưa hoàn thành hoặc giá trị hợp đồng sau quyết toán không đạt tỷ lệ % theo yêu cầu của E-HSMT. Đặc biệt là lỗi không đính kèm biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý để chứng minh.

10. Quên làm rõ

Như đã nói ở trên, do đấu thầu qua mạng nội dung làm rõ sẽ phải thực hiện trên mạng đấu thầu quốc gia, khi có nội dung yêu cầu làm rõ thì hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc, nhưng đôi khi “quên” do nhiều email đến trong ngày hoặc đa số hay phổ biến là email đăng ký của 1 cá nhân hoặc của 1 người nào đó trong công ty giữ nhưng người đó lại không còn phụ trách mảng đấu thầu, vì vậy dễ bị bỏ quan dẫn tới không làm rõ theo yêu cầu.

Giải pháp "sống sót" cho nhà thầu

Để tránh những tình trạng lỗi có thể gặp phải trong E-HSDT như một trong 10 trường hợp trên, người làm thầu hoặc đội ngũ chuẩn bị hồ sơ dự thầu nên tạo thành thói quen như:

• Quy tắc "24 giờ": Hoàn tất và nộp thầu trước ít nhất 24 giờ để xử lý sự cố kỹ thuật. Trường hợp không thể áp dụng thì có thể đặt ra quy tắc 12h.

• Kiểm tra chéo (Cross-check): Một người nhập Webform, một người kiểm tra file đính kèm.

• Số hóa hồ sơ năng lực: Luôn cập nhật sẵn sàng chứng chỉ, báo cáo tài chính trên tài khoản nhà thầu trước khi có gói thầu.

DauThau.INFO không chỉ là phần mềm phân tích và săn tin thầu hàng đầu tại Việt Nam mà còn hỗ trợ nhà thầu xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình tham gia đấu thầu trên thị trường mua sắm công. Trường hợp cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ ngay để được tư vấn kịp thời:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong