Nhận diện "cài thầu" và những sai lầm chí mạng khi tham dự thầu theo Luật Đấu thầu mới

1. Bài học thực tế: Nhận diện hành vi "cài thầu" trong HSMT

"Cài thầu" là thuật ngữ dân dã để chỉ việc cố tình đưa các tiêu chí hạn chế sự tham gia của nhà thầu. Dưới đây là danh mục các lỗi phổ biến mà nhà thầu cần đặc biệt lưu ý để thực hiện quyền kiến nghị.

1.1. Quy định chung gây hạn chế cạnh tranh

Dù là gói thầu xây lắp hay mua sắm, các chủ đầu tư thường "lợi dụng" các tiêu chí sau để tạo rào cản:

• Nhân sự & Thiết bị: Yêu cầu số lượng quá mức cần thiết; yêu cầu nhân sự phải đóng BHXH tại đơn vị hoặc thiết bị phải thuộc sở hữu (không cho đi thuê).

• Hợp đồng tương tự (HĐTT): Quy định HĐTT phải thực hiện trên một địa bàn cụ thể hoặc ký với một cơ quan nhà nước nhất định.

• Hành chính hóa đấu thầu: Yêu cầu phải tham gia hội nghị tiền đấu thầu hoặc phỏng vấn trực tiếp nhân sự trong quá trình đánh giá E-HSDT.

• Chứng chỉ "con": Đưa ra các giấy phép hành nghề mà pháp luật chuyên ngành không yêu cầu.

1.2. Những "bẫy" riêng cho gói thầu Mua sắm hàng hóa

Chủ đầu tư thường hướng tới một nhãn hiệu cụ thể thông qua:

• Yêu cầu kỹ thuật mà chỉ duy nhất một sản phẩm đáp ứng.

• Đưa tên nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể (trừ các trường hợp đặc biệt tại Điều 10, 44, 56 Luật Đấu thầu).

• Yêu cầu Hàng mẫu trái quy định (E-HSMT không được tùy tiện yêu cầu hàng mẫu nếu không được người có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản).

• Đòi hỏi chứng chỉ ISO đối với nhà thầu không phải là nhà sản xuất.

1.3. Rào cản trong gói thầu Xây lắp

Gói thầu xây lắp thường chiếm tỷ trọng giá trị lớn nhất trong nguồn vốn mua sắm công nhưng cũng là gói thầu hay xảy ra nhiều tiêu cực nhất. Một số bẫy có thể dễ dàng nhận diện ra như:

• Yêu cầu nhà thầu phải có xác nhận khảo sát hiện trường hoặc yêu cầu chứng minh đã khảo sát hiện trường;

• Yêu cầu nhà thầu khi tham dự thầu phải có cam kết hoặc ký hợp đồng nguyên tắc về bãi đổ thải cụ thể, cự ly đổ thải cụ thể, các mỏ vật liệu cụ thể, yêu cầu về cự ly trạm trộn bê tông... trong phạm vi một vùng hoặc một khoảng cách cụ thể mà chỉ có một hoặc một số ít nhà thầu đáp ứng;

• Yêu cầu nhà thầu phải xác định cụ thể vị trí, tuyến đường, địa phương mà xe vận chuyển vật tư, vật liệu cho công trình đi qua trong E-HSDT;

• Yêu cầu nhà thầu phải có tiền mặt hoặc phải có khoản tiết kiệm ở các tổ chức tài chính hoặc phải có số dư tài khoản hoặc các yêu cầu tương tự về nguồn lực tài chính;

• Yêu cầu về nhân sự chủ chốt đối với các vị trí mà pháp luật về xây dựng không có yêu cầu về tiêu chuẩn đối với chức danh đó hoặc các vị trí kỹ thuật thông thường, công nhân kỹ thuật, lao động phổ thông;

• E-HSMT phát hành trên Hệ thống thiếu bản vẽ hoặc bản vẽ không đầy đủ, không đủ cơ sở để lập E-HSDT;

• Nêu tên nhà thầu phụ đặc biệt bắt buộc nhà thầu phải sử dụng.

Một số ví dụ thực tiễn thường lặp lại, ví dụ: 

• Đưa số lượng nhân sự yêu cầu quá lớn vào gói thầu, đưa các điều kiện công trường vào gói thầu để hướng tới một nhà thầu có lợi thế duy nhất. 

• Đưa quá chi tiết quy định về hợp đồng tương tự vào yêu cầu, đặc biệt là đối với gói thầu xây lắy, ví dụ: yêu cầu hợp đồng tương tự đối với công trình giao thông cấp IV nhưng phải bao gồm hạng mục nền đắp đất, cấp phối đá dăm, mặt bê tông nhựa hoặc bê tông, rãnh thoát nước dọc, ngang, mái kè gia cố.

2. Giai đoạn đối chiếu tài liệu: Nơi "hạ màn" các hồ sơ ảo

Trong khâu đối chiếu tài liệu thường các nhà thầu hay bị vướng nhất ở khâu hợp đồng tương tự để chứng minh khả năng huy động nhân sự. Bản chất của vấn đề thường hay lộ rõ ở khâu đối chiếu tài liệu, bởi đa số gói thầu hiện nay là đấu thầu qua mạng, các nhà thầu quan niệm rằng các tài liệu nộp trên mạng thì chỉ cần “mô-đi-phê” làm sao cho đẹp, khớp với yêu cầu để qua mặt chủ đầu tư là được, đặc biệt các công cụ chỉnh sửa hình ảnh ngày nay rất phát triển, việc biến hóa các hợp đồng tương tự, nhân sự để có một file điện tử nộp kèm hồ sơ dự thầu là khá đơn giản. 

Tuy nhiên, khi đối chiếu với bản gốc thì mới lộ rõ vấn đề, đặc biệt vấn đề sử dụng bằng cấp đi mượn. Vốn dĩ câu chuyện này lâu nay vẫn tồn tại qua nhiều thập kỷ, một khi chủ đầu tư quy định bằng cấp nhân sự chủ chốt đầy đủ, một số doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp có quan hệ thường yếu về năng lực, nhân sự thì “vay mượn” khắp nơi, khi không đủ nhân sự thì mượn hoặc “chế” mà bản chất cũng chẳng nắm rõ được nhân sự này đang ở đâu và làm gì. Khi đó, nếu chỉ yêu cầu xuất trình bằng gốc để đối chiếu là nhà thầu rơi vào bế tắc hoặc tìm lý do.

Đây cũng chính là giai đoạn nhiều nhà thầu "ngã ngựa" nhất. Khi được mời vào đối chiếu tài liệu, nhà thầu phải nộp bộ tài liệu chứng minh tính hợp lệ đã kê khai trên hệ thống e-GP.

2.1. Danh mục tài liệu bắt buộc

1. Bản gốc Bảo đảm dự thầu (Thư bảo lãnh/Giấy chứng nhận bảo hiểm).

2. Báo cáo tài chính & Tài liệu thuế: Lưu ý đối với số liệu tự cập nhật (không trích xuất tự động), nhà thầu phải có xác nhận từ hệ thống thuế điện tử.

3. Hồ sơ nhân sự & Hợp đồng tương tự: Bản gốc hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề.

2.2. Lỗi "Mo-đi-phê" hồ sơ và hệ lụy

Trong kỷ nguyên đấu thầu qua mạng, nhiều nhà thầu dùng công cụ chỉnh sửa ảnh để "chế" HĐTT và bằng cấp nhân sự cho đẹp. Tuy nhiên:

Cảnh báo của chuyên gia đấu thầu Son Vu: Khi đối chiếu bản gốc, mọi hành vi mượn bằng, chế hồ sơ sẽ bị lộ diện. Nếu nhà thầu cố ý không cung cấp tài liệu chứng minh nhằm tạo điều kiện cho bên khác trúng thầu, đây được coi là hành vi bị cấm và sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định.

3. Kê khai xuất xứ hàng hóa: Sai lầm nhỏ, hậu quả lớn

Các nội dung bắt buộc khi kê khai hàng hóa bao gồm:

• Ký mã hiệu. Ví dụ “Màn hình Dell JDX”

• Nhãn hiệu. Ví dụ “Dell Inprison”

• Năm sản xuất. Ví dụ “2025”

• Xuất xứ (quốc gia, vùng lãnh thổ). Ví dụ “Thái Lan” hoặc vùng lãnh thổ như “EU, G7” 

• Hãng sản xuất. Ví dụ “Hãng Dell - Hoa Kỳ”

• Cấu hình, tính năng kỹ thuật cơ bản. 

Kê khai xuất xứ hàng hóa không phù hợp

• Trường hợp nhà thầu chào nhiều xuất xứ cho một đơn vị tính của hàng hóa (một cái, một chiếc…) nhưng cùng một hãng sản xuất và có cùng đơn giá thì Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu làm rõ để xác định cụ thể xuất xứ của hàng hóa này.

• Trường hợp Chủ đầu tư yêu cầu về xuất xứ theo nhóm nước, vùng lãnh thổ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Luật Đấu thầu thì nhà thầu phải chào hàng hóa theo đúng yêu cầu về xuất xứ hoặc xuất xứ Việt Nam, kể cả trong trường hợp xuất xứ theo nhóm nước, vùng lãnh thổ mà Chủ đầu tư yêu cầu không có Việt Nam; nhà thầu chào hàng hóa không có xuất xứ theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu hoặc không phải xuất xứ Việt Nam thì sẽ bị loại. 

• Trường hợp chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu chào hàng hóa xuất xứ Việt Nam theo quy định tại điểm e khoản 3 Điều 10 của Luật Đấu thầu thì nhà thầu chào hàng hóa không phải là xuất xứ Việt Nam sẽ bị loại.

Trường hợp nhà thầu không đề xuất cụ thể ký mã hiệu (nếu có), nhãn hiệu, xuất xứ, hãng sản xuất thì Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được xem xét, đánh giá (nhà thầu không được tham chiếu tới các nội dung khác trong Hồ sơ dự thầu mà phải đề xuất cụ thể tại Mẫu đề xuất hàng hóa quy định trong Hồ sơ mời thầu). 

Trường hợp có sự sai khác giữa thông tin kê khai trong Mẫu đề xuất so với tài liệu đính kèm thì thông tin trong Mẫu đề xuất là cơ sở để xem xét, đánh giá, trừ trường hợp ký mã hiệu (nếu có), nhãn hiệu, hãng sản xuất kê khai tại Mẫu đề xuất không tồn tại trên thị trường.

Lời kết từ Chuyên gia

Đấu thầu năm 2026 không còn chỗ cho những sai sót cảm tính. Chủ đầu tư cần minh bạch trong HSMT để tránh kiến nghị kéo dài, còn Nhà thầu cần sự trung thực và tỉ mỉ trong từng khâu kê khai. Hy vọng những chia sẻ trên từ chuyên gia của DauThau.INFO sẽ giúp quý độc giả có cái nhìn thực tế và sâu sắc hơn để tối ưu hóa quá trình lựa chọn nhà thầu.

Đấu thầu trên thị trường mua sắm công là cơ hội lớn cho mọi nhà thầu, nhưng luôn tồn tại thách thức không nhỏ sau mỗi gói thầu đòi hỏi chúng ta cần phải nhận diện rõ vấn đề. Bài viết được trích dẫn một phần từ Báo cáo Toàn cảnh Đấu thầu 2025 tại Hội thảo Toàn cảnh Đấu thầu 2025. Trường hợp cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ kịp thời:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Email: [email protected]

• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690

• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong