Chi phí dự phòng là gì? Chi phí dự phòng trong dự toán xây dựng công trình

Chi phí dự phòng là gì?

Pháp luật không quy định cụ thể về khái niệm chi phí dự phòng. Tuy nhiên, quý doanh nghiệp có thể hiểu: 

“Chi phí dự phòng là khoản chi phí được doanh nghiệp tính toán và dự trù trong tổng mức đầu tư để đối phó với những tình huống không lường trước được có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án. Chi phí này thường không được biết trước một cách chính xác và có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau.”

Chi phí dự phòng trong tiếng Anh là gì?

Trong lĩnh vực xây dựng và đấu thầu, chi phí dự phòng thường được dịch sang tiếng Anh là "contingency cost" hoặc "contingency allowance". 

Chi phí dự phòng là một khoản ngân sách được dự trù để đối phó với các rủi ro hoặc tình huống không lường trước trong quá trình thực hiện dự án, ví dụ như: Biến động giá vật liệu, thời tiết bất lợi làm chậm tiến độ hay thay đổi thiết kế hoặc điều kiện thi công thực tế… Khoản chi phí này được tính toán và đưa vào dự toán công trình để đảm bảo không làm vượt tổng mức đầu tư dự án. Tuy nhiên, “contingency cost” không được sử dụng để bù đắp sai sót trong việc tính toán chi phí trực tiếp, mà chỉ nhằm xử lý những tình huống phát sinh ngoài dự đoán.

Ví dụ từ “contingency cost” được sử dụng trong ngữ cảnh tiếng Anh:

"The contingency cost of the project was calculated at 10% of the total budget to cover unforeseen risks such as unexpected design changes and material price fluctuations”. (Tạm dịch: "Chi phí dự phòng của dự án được tính toán là 10% tổng ngân sách để đối phó với các rủi ro không lường trước được như thay đổi thiết kế bất ngờ và biến động giá vật liệu.")

Ví dụ trên minh họa cách tính toán “contingency cost” trong một dự án xây dựng, đảm bảo rằng ngân sách có thể ứng phó với các yếu tố không lường trước.

Xác định chi phí dự phòng

Tại khoản 7 Điều 12 Nghị định 10/2021/NĐ-CP, có quy định chi phí dự phòng được xác định như sau:

“7. Chi phí dự phòng gồm chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá, được tính bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng các chi phí quy định tại khoản 2, 3, 4, 5, 6 Điều này. Riêng tỷ lệ phần trăm (%) đối với chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá được xác định trên cơ sở thời gian xây dựng công trình theo kế hoạch thực hiện dự án, chỉ số giá xây dựng phù hợp với loại công trình xây dựng và có tính đến các khả năng biến động giá trong nước và quốc tế.”

Đồng thời, căn cứ khoản 7 Điều 4 Thông tư 11/2021/TT-BXD quy định:

“7. Chi phí dự phòng trong dự toán xây dựng công trình được xác định theo quy định tại khoản 7 Điều 12 Nghị định số 10/2021/NĐ-CP, cụ thể như sau:

a) Chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh được tính bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng và chi phí khác.

b) Chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá được xác định trên cơ sở thời gian, tiến độ dự kiến thực hiện công trình (tính bằng quý, năm) và chỉ số giá xây dựng phù hợp với loại công trình xây dựng có tính đến các khả năng biến động giá trong nước và quốc tế.

8. Tổng hợp tổng dự toán quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định số 10/2021/NĐ-CP được lập theo hướng dẫn tại mục 3 Phụ lục II Thông tư này.

9. Việc điều chỉnh dự toán xây dựng công trình thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 10/2021/NĐ-CP và phương pháp hướng dẫn tại mục 4 Phụ lục II Thông tư này.”

Như vậy, chi phí dự phòng trong xây dựng bao gồm 2 loại và được xác định như sau:

• Chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh: được xác định bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng và chi phí khác.

• Chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá: được xác định trên cơ sở thời gian, tiến độ dự kiến thực hiện công trình (tính bằng quý, năm) và chỉ số giá xây dựng phù hợp với loại công trình xây dựng có tính đến các khả năng biến động giá trong nước và quốc tế.

Thẩm quyền sử dụng chi phí dự phòng

Căn cứ theo Công văn số 2175/BXD-KTXD về việc hướng dẫn thẩm quyền sử dụng chi phí dự phòng ngày 30/05/2023 của Bộ xây dựng, trường hợp dự án thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 09/02/2021 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng thì trong phạm vi tổng mức đầu tư được duyệt, chủ đầu tư phê duyệt dự toán xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở, trong đó bao gồm cả chi phí dự phòng của dự toán.

Như vậy, chủ đầu tư là người có thẩm quyền sử dụng chi phí dự phòng trong phạm vi tổng mức đầu tư được duyệt.

Cách tính chi phí dự phòng trong xây dựng

Cách tính chi phí dự phòng được thực hiện theo quy định tại Phụ lục của Thông tư 11/2021/TT-BXD, cụ thể như sau:

Chi phí dự phòng trong tổng mức đầu tư

Căn cứ theo khoản 2.5 mục II Phụ lục I Thông tư 11/2021/TT-BXD có quy định chi phí dự phòng trong tổng mức đầu tư như sau:

Chi phí dự phòng (G_DP) được xác định bằng tổng của chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh (GDP1) và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá (GDP2) theo công thức:

G_DP = G_DP1 + G_DP2

1. Cách tính chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh (GDP1)

Chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh (GDP1) xác định theo công thức sau: G_DP1 = (G_{BT, TĐC} + G_XD + G_TB + G_QLDA + G_TV + G_K) x k_ps    

Trong đó: k_ps là tỷ lệ dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh, k_ps ≤ 10%. Đối với dự án đầu tư xây dựng chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng thì k_ps ≤ 5%.

2. Cách tính chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá (GDP2)

Chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá (G_DP2) được xác định trên cơ sở độ dài thời gian xây dựng công trình theo kế hoạch thực hiện dự án và mức độ biến động giá bình quân của tối thiểu 3 năm gần nhất, phù hợp với loại công trình, theo khu vực xây dựng và phải tính đến xu hướng biến động của các yếu tố chi phí, giá cả trong khu vực và quốc tế. 

Chi phí dự phòng do yếu tố trượt giá (G_DP2) được xác định theo công thức sau:

Trong đó:

• T: Độ dài thời gian thực hiện dự án đầu tư xây dựng, T > 1 (năm);

• t: Khoảng thời gian tương ứng (theo năm) theo kế hoạch dự kiến thực hiện dự án, t = 1 ÷ T;

• V_t: Vốn đầu tư trước dự phòng theo kế hoạch thực hiện trong năm thứ t;

• L_Vayt: Chi phí lãi vay của vốn đầu tư thực hiện theo kế hoạch trong năm thứ t;

• I_XDCTbq: Chỉ số giá xây dựng sử dụng tính dự phòng cho yếu tố trượt giá được xác định bằng cách tính bình quân các chỉ số giá xây dựng liên hoàn theo loại công trình của tối thiểu 3 năm gần nhất so với thời điểm tính toán (không tính đến những thời điểm có biến động bất thường về giá nguyên liệu, nhiên liệu và vật liệu xây dựng), được xác định theo công thức sau:

• T: Số năm (năm gần nhất so với thời điểm tính toán sử dụng để xác định I_XDCTbq); T ≥ 3;

• I_n: Chỉ số giá xây dựng năm thứ n được lựa chọn;

• I_n+1: Chỉ số giá xây dựng năm thứ (n + 1);

• : Mức biến động bình quân của chỉ số giá xây dựng theo năm xây dựng công trình so với mức độ trượt giá bình quân của năm đã tính và được xác định trên cơ sở dự báo xu hướng biến động của các yếu tố chi phí giá cả trong khu vực và quốc tế bằng kinh nghiệm chuyên gia.

Chi phí dự phòng trong dự toán xây dựng công trình

Chi phí dự phòng trong tổng mức đầu tư được quy định tại khoản 6, Mục 1, Phụ lục II của Thông tư 11/2021/TT-BXD như sau:

Chi phí dự phòng được xác định cho khối lượng, công việc phát sinh và dự phòng cho yếu tố trượt giá theo công thức sau:

G_DP = G_DP1 + G_DP2 

Trong đó: 

• G_DP1 là chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh được xác định theo công thức sau:

G_DP1 = x k_ps 

• : Giá trị dự toán xây dựng công trình trước chi phí dự phòng;

• k_ps: Tỷ lệ dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh. Mức tỷ lệ này phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công trình thuộc dự án và điều kiện địa chất nơi xây dựng công trình, kps ≤ 5%.

• G_DP2 là chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá (GDP2) được xác định theo công thức sau:

• T: Thời gian xây dựng công trình (xác định theo quý, năm);

• t: Khoảng thời gian tương ứng (theo quý, năm) theo kế hoạch dự kiến xây dựng công trình (t = 1 ÷ T);

• : Giá trị dự toán xây dựng công trình trước chi phí dự phòng thực hiện trong khoảng thời gian thứ t;

• I_XDCTbq: Chỉ số giá xây dựng sử dụng tính dự pḥòng cho yếu tố trượt giá được xác định theo công thức (1.13) tại mục 2.5 Phụ lục I Thông tư này, trong đó T là số quý, số năm.

• : Mức biến động bình quân của chỉ số giá xây dựng theo thời gian xây dựng công trình so với mức độ trượt giá bình quân của đơn vị thời gian (quý, năm) đã tính và được xác định trên cơ sở dự báo xu hướng biến động của các yếu tố chi phí giá cả trong khu vực và quốc tế bằng kinh nghiệm chuyên gia.

Chi phí dự phòng trong dự toán gói thầu thi công xây dựng

Chi phí dự phòng trong tổng mức đầu tư được quy định tại điểm c khoản 1 Mục 2 Phụ lục II của Thông tư 11/2021/TT-BXD như sau:

• G_DPXD: Chi phí dự phòng của dự toán gói thầu thi công xây dựng được xác định cho khối lượng, công việc phát sinh và cho yếu tố trượt giá theo công thức sau:

G_DPXD = G_DPXD1 + G_DPXD2

Trong đó: 

• G_DPXD1: Chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh được xác định theo công thức:

G_DPXD1 = (G_XD + G_KXD) x k_ps

• k_ps: Tỷ lệ dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh (k_ps ≤ 5%).

• G_DPXD2: Chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá của dự toán gói thầu thi công xây dựng được xác định như đối với chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong dự toán xây dựng công trình theo công thức (2.10) tại Mục 1 Phụ lục này, trong đó là giá trị dự toán gói thầu thi công xây dựng chưa bao gồm chi phí dự phòng được thực hiện trong khoảng thời gian t.

Thời gian để tính chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong dự toán gói thầu thi công xây dựng là thời gian thực hiện gói thầu thi công xây dựng.

Lưu ý về chi phí dự phòng trong xây dựng

Dưới đây là các lưu ý quan trọng về chi phí dự phòng trong dự toán xây dựng công trình, nhà thầu cần nắm, cụ thể:

• Chi phí dự phòng thường được tính theo tỷ lệ phần trăm của chi phí cơ bản, tùy theo giai đoạn của dự án: Thông thường, chi phí dự phòng được xác định bằng cách áp dụng một tỷ lệ phần trăm nhất định lên chi phí xây dựng cơ bản. Tỷ lệ này sẽ thay đổi tùy vào giai đoạn lập dự toán như: thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật hay thiết kế bản vẽ thi công. Mức tỷ lệ này phản ánh mức độ chưa chắc chắn tại mỗi giai đoạn.

• Có thể sử dụng phương pháp xác suất để tính chi phí sát với thực tế hơn: Ngoài cách tính theo tỷ lệ phần trăm, một số trường hợp phức tạp có thể áp dụng phương pháp xác suất – sử dụng dữ liệu lịch sử, phân tích rủi ro và mô hình thống kê – để ước lượng mức chi phí dự phòng phù hợp với đặc điểm cụ thể của dự án.

• Việc lựa chọn phương pháp cần dựa trên yếu tố thực tế của công trình: Các yếu tố như quy mô, tính chất kỹ thuật, địa điểm xây dựng, mức độ phức tạp và mức độ rủi ro tiềm ẩn đều ảnh hưởng đến cách xác định và điều chỉnh chi phí dự phòng cho phù hợp.

• Tỷ lệ phần trăm chi phí dự phòng thông thường không nên vượt quá 5%: Dù sử dụng phương pháp nào, mức chi phí dự phòng được khuyến nghị không nên vượt 5% tổng chi phí cơ bản. Với các công trình nhỏ, tỷ lệ này có thể hợp lý. Tuy nhiên, với dự án lớn, tỷ lệ cao có thể làm giảm hiệu quả đầu tư và làm khó kiểm soát tiến độ, ngân sách.

• Chi phí dự phòng cần xác định theo tính chất công việc, thời gian và loại hợp đồng: Việc tính toán chi phí dự phòng không thể tách rời khỏi tính chất nhiệm vụ, thời gian thực hiện dự án và hình thức hợp đồng (trọn gói, đơn giá điều chỉnh...). Đây là cách để đảm bảo chi phí phản ánh đúng các rủi ro có thể xảy ra trong thực tiễn thi công.

• Mức chi phí dự phòng trong giá gói thầu không được vượt quá phần đã được phê duyệt trong tổng mức đầu tư: Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quản lý tài chính đầu tư. Nếu mức chi phí dự phòng trong hồ sơ mời thầu vượt quá phần đã phê duyệt thì có thể bị coi là không phù hợp, ảnh hưởng đến tính minh bạch và tính pháp lý của hồ sơ dự toán.

Dự toán xây dựng công trình có bao gồm chi phí dự phòng không?

Dự toán xây dựng công trình được quy định tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 10/2021/NĐ-CP như sau:

“Nội dung dự toán xây dựng công trình

1. Dự toán xây dựng công trình là toàn bộ chi phí cần thiết dự tính để xây dựng công trình được xác định theo thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở hoặc thiết kế bản vẽ thi công trong trường hợp dự án chỉ yêu cầu lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng.

2. Nội dung dự toán xây dựng công trình gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng. Các khoản mục chi phí trên được quy định chi tiết tại các điểm b, c, d, đ, e, g khoản 2 Điều 5 Nghị định này, trừ các chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác tính chung cho cả dự án.

3. Đối với dự án có nhiều công trình, chủ đầu tư xác định tổng dự toán để quản lý chi phí đầu tư xây dựng trong trường hợp cần thiết. Tổng dự toán gồm các dự toán xây dựng công trình và chi phí tư vấn, chi phí khác, chi phí dự phòng tính chung cho cả dự án.”

Theo đó, nội dung dự toán xây dựng công trình gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng. Như vậy, chi phí dự phòng là một trong những khoản mục chi phí của dự toán xây dựng công trình.

Lời kết

Chi phí dự phòng là một phần cấu thành trong dự toán xây dựng công trình, giúp nhà đầu tư và chủ dự án chủ động ứng phó với những biến động và rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai. Việc hiểu đúng bản chất, xác định tỷ lệ hợp lý và áp dụng công thức tính phù hợp với từng giai đoạn, loại hình dự án sẽ góp phần nâng cao tính chính xác của dự toán, đảm bảo hiệu quả đầu tư và tiến độ thực hiện. 

Hy vọng qua bài viết trên của DauThau.info, quý doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ hơn về vai trò và cách quản lý chi phí dự phòng trong hoạt động xây dựng. Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net   

• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690  

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Email: contact@dauthau.asia

• Kênh chat: m.me/dauthau.info   

• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong