Mẫu tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm mới nhất

Tờ trình phê duyệt dự toán gói thầu là gì?

Dù chưa có định nghĩa chính thức trong các văn bản pháp luật, tuy nhiên doanh nghiệp có thể hiểu: 

“Tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm là một văn bản hành chính được lập để trình lên cấp có thẩm quyền xin phép được thực hiện việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình. Trong văn bản này, người lập sẽ trình bày chi tiết về mục đích, nhu cầu mua sắm, khối lượng, đơn giá, nguồn kinh phí dự kiến, cũng như các biện pháp để đảm bảo việc mua sắm được thực hiện hiệu quả và tiết kiệm.”

Như vậy, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng tờ trình phù hợp với thực tế hoạt động và yêu cầu quản lý nội bộ, đồng thời vẫn đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và có cơ sở để cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt theo đúng trình tự. Đây cũng là bước quan trọng giúp kiểm soát chi phí, chuẩn bị hồ sơ mua sắm đầy đủ và tuân thủ quy định hiện hành.

Mục đích lập tờ trình phê duyệt dự toán gói thầu 

Mục đích của việc lập tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm là nhằm thiết lập cơ sở pháp lý, tài chính và quản trị rõ ràng trước khi tiến hành lựa chọn nhà thầu hoặc triển khai mua sắm. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và hiệu quả trong toàn bộ quy trình. Cụ thể:

• Xin ý kiến phê duyệt chính thức từ cấp có thẩm quyền: Đây là cơ sở pháp lý để tiến hành các bước tiếp theo như lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, tổ chức mời thầu và ký hợp đồng. Việc có văn bản phê duyệt giúp đảm bảo tính hợp pháp của toàn bộ quá trình.

• Chứng minh sự cần thiết và hợp lý của gói thầu: Bằng cách trình bày rõ nhu cầu mua sắm, phạm vi công việc, căn cứ pháp lý và các số liệu tính toán chi phí chi tiết, tờ trình giúp thuyết phục cơ quan phê duyệt rằng gói thầu là cần thiết và phù hợp với định hướng đầu tư, sử dụng ngân sách.

• Bảo đảm tính minh bạch, hợp pháp và kiểm soát trong quản lý ngân sách: Đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước, việc có tờ trình phê duyệt là công cụ quản trị bắt buộc để kiểm soát chi tiêu, hạn chế sai phạm và đáp ứng yêu cầu kiểm toán.

• Làm căn cứ cho việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Tờ trình là bước tiền đề để xác định hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu và thời gian thực hiện, từ đó xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu phù hợp và đúng quy định.

• Hạn chế rủi ro pháp lý và tài chính: Khi đã được phê duyệt chính thức về nội dung và tổng mức chi phí, các bên liên quan sẽ có căn cứ rõ ràng để phân định trách nhiệm, đảm bảo không vượt quá khung ngân sách và tránh rủi ro trong quá trình ký kết, thanh toán hợp đồng.

Quy định về tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm

Thông thường nội dung được quy định trong tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm sẽ bao gồm các thông tin sau: 

• Lý do mua sắm: Nêu rõ lý do cần mua sắm, mục đích sử dụng hàng hóa. Đề cập đến lợi ích khi thực hiện mua sắm (nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện chất lượng, tiết kiệm chi phí,...).

• Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Danh sách hàng hóa/dịch vụ cần mua sắm; Thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng; Số lượng cụ thể từng loại hàng hóa.

• Dự toán chi phí: Bảng chi tiết gồm: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, thông số, đơn giá, thành tiền; Tổng cộng chi phí cho toàn bộ hàng hóa/dịch vụ.

• Nguồn kinh phí: Xác định rõ nguồn vốn dùng để mua sắm (ngân sách nhà nước, vốn tự có, nguồn hỗ trợ,...).

• Phương thức lựa chọn nhà cung cấp: Hình thức dự kiến để lựa chọn nhà cung cấp (đấu thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu,...), đồng thời nêu rõ lý do chọn hình thức đó.

• Kết luận và đề nghị: Đề xuất người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt dự toán. Nêu rõ nội dung đề nghị phê duyệt (mặt hàng, tổng kinh phí,...).

Tải mẫu tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm

Dưới đây là mẫu tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng cho gói thầu, quý doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng cho doanh nghiệp mình. 

Tải ngay mẫu tờ trình phê duyệt dự toán gói thầu

Cách chỉnh sửa mẫu tờ trình theo từng loại gói thầu

Tùy theo tính chất của từng loại gói thầu, nội dung tờ trình cần được điều chỉnh phù hợp để đảm bảo đúng bản chất nghiệp vụ, đúng quy định pháp luật và dễ được phê duyệt:

Gói thầu mua sắm hàng hóa

• Tập trung mô tả chi tiết mặt hàng bao gồm tên hàng hóa, mã hàng, thông số kỹ thuật, xuất xứ, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng.

• Bảng dự toán nên trình bày theo từng danh mục cụ thể, có cột thông tin như đơn vị tính, Đơn giá, Thành tiền.

• Nguồn vốn cần ghi rõ vốn ngân sách hay vốn tự chủ, kèm mã nguồn ngân sách nếu có.

Gói thầu dịch vụ tư vấn

• Nội dung mô tả nên nêu rõ phạm vi dịch vụ tư vấn như lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, thẩm tra dự án,...

• Chi phí tư vấn thường căn cứ theo định mức hoặc dự toán chuyên ngành, cần đính kèm bảng thuyết minh.

• Phương thức lựa chọn nhà thầu thường là tuyển chọn/đấu thầu rộng rãi, cần nêu rõ tiêu chí kỹ thuật, kinh nghiệm.

Gói thầu dịch vụ phi tư vấn

• Áp dụng cho dịch vụ phi tư vấn như: đào tạo, kiểm toán, bảo vệ, vệ sinh,...

• Tờ trình cần mô tả rõ quy mô, tần suất và thời gian sử dụng dịch vụ.

• Phương thức lựa chọn có thể là chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu rút gọn.

Gói thầu xây lắp

• Nội dung mô tả phải gắn với hồ sơ thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công.

• Phần dự toán cần phân tích đầy đủ: chi phí xây dựng, hạng mục chung, chi phí dự phòng, thuế,...

• Đính kèm bảng dự toán do tư vấn lập và có thẩm tra là bắt buộc.

*** Lưu ý: Dù loại gói thầu nào, tờ trình cũng cần thể hiện rõ lý do, sự cần thiết, phạm vi, dự toán, nguồn vốn và kiến nghị phê duyệt – theo một bố cục logic, ngắn gọn và nhất quán.

Một số lỗi thường gặp khi lập tờ trình phê duyệt dự toán

Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi lập tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm, doanh nghiệp cần nắm để đảm bảo tờ trình chỉn chu, đúng mẫu, cụ thể:

• Ghi sai hoặc thiếu nguồn vốn: Doanh nghiệp thường ghi không đầy đủ tên nguồn vốn (ví dụ: chỉ ghi “ngân sách” mà không ghi rõ là ngân sách cấp nào), hoặc ghi nhầm mã nguồn theo quy định nội bộ/nhà nước.

• Không nêu rõ lý do mua sắm: Nhiều tờ trình chỉ nêu có nhu cầu mà không giải thích rõ vì sao cần mua, hệ quả nếu không mua, hoặc tính cấp bách của việc mua sắm.

• Thiếu bảng chi phí, hoặc lập bảng chi phí không đúng biểu mẫu: Một số văn bản không có bảng tổng hợp chi phí; hoặc có nhưng trình bày sơ sài, thiếu các cột cơ bản như số lượng, đơn giá, thành tiền.

• Ký sai người, không đúng thẩm quyền: Văn bản bị ký bởi người không được ủy quyền hoặc không đúng chức danh có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế hoạt động nội bộ hoặc theo quy định pháp luật.

• Thiếu hồ sơ đính kèm như phụ lục kỹ thuật, báo giá, biên bản nội bộ: Tờ trình không kèm theo các tài liệu bắt buộc khiến cấp duyệt không có căn cứ xem xét; phổ biến nhất là thiếu báo giá hoặc bảng thuyết minh kỹ thuật.

• Lỗi định dạng và trình bày thiếu chuyên nghiệp: Sử dụng nhiều kiểu chữ khác nhau, căn lề lệch, bố cục lộn xộn hoặc không có phần “Nơi nhận” và chữ ký đúng quy cách.

• Không ghi rõ thời gian thực hiện, phương thức mua sắm hoặc hình thức lựa chọn nhà thầu: Dẫn đến việc phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lần sau khi nộp, gây mất thời gian và chậm quy trình mua sắm.

Lời kết

Việc lập tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm không chỉ là thủ tục mà còn là nền tảng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và hiệu quả trong quá trình sử dụng ngân sách hay vốn đầu tư. Một mẫu tờ trình đúng chuẩn, trình bày rõ ràng, hợp lý sẽ giúp đơn vị tiết kiệm thời gian trình ký, giảm thiểu sai sót và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý. 

Hy vọng mẫu tờ trình phê duyệt dự toán mua sắm trong bài viết trên của DauThau.info sẽ là công cụ hữu ích cho các cá nhân, tổ chức đang thực hiện công tác mua sắm. Quý doanh nghiệp tham khảo thêm mẫu quyết định phê duyệt dự toán gói thầu mới nhất tại đây.

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net     

• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690    

• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288

• Email: [email protected]

• Kênh chat: m.me/dauthau.info    

• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong