Làm rõ Hồ sơ dự thầu, quyền lợi, nghĩa vụ của nhà thầu

Trong rất nhiều các cuộc đấu thầu diễn ra, quá trình nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu, bên mời thầu đánh giá Hồ sơ dự thầu đã phải tiến hành bổ sung, làm rõ Hồ sơ dự thầu rất nhiều, thậm chí là nhiều lần do có những hạn chế và rào cản nhất định. Vậy chúng ta cùng tìm hiểu quy định và những gợi ý để quá trình thực hiện chuẩn bị Hồ sơ dự thầu cũng như cuộc chấm thầu của Bên mời thầu được thuận lợi.

Như vậy, có hai trường hợp, xin phân tích trước trường hợp 2 dành cho nhà thầu. Thông thường trong Hồ sơ mời thầu (đối với đấu thầu không qua mạng) luôn có khoản “Nhà thầu được tự gửi tài liệu để làm rõ HSDT đến Bên mời thầu trong vòng: ___ ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu“, đây là một nội dung mở cho nhà thầu vì trong thời hạn cho phép nếu nhà thầu có “lỡ quên” một số tài liệu quan trọng (nhưng không phải là tài liệu ảnh hưởng đến điều kiện tiên quyết), mà khi không có tài liệu này để chứng minh có thể làm ảnh hưởng đến kết quả chấm điểm/xếp hạng, kết quả đang từ “không đạt” thành “đạt”.

Tài liệu nhà thầu hay chuẩn bị thiếu thường theo mỗi cuộc thầu thì khác nhau, tuy nhiên thường hay thiếu nhất như: Thiếu xác nhận của chủ đầu tư đối với các chức danh bố trí cho công việc tương tự trong gói thầu;  Xác nhận của chủ đầu tư về hợp đồng đã hoàn thành đối với công trình tương tự; Tài liệu chứng minh thiết bị thi công thuộc sở hữu của nhà thầu hoặc của nhà thầu phụ mà nhà thầu thuê thiết bị của nhà thầu phụ này (Hóa đơn chứng từ, đăng ký, đăng kiểm); Tài liệu chứng minh đặc tính kỹ thuật của thiết bị huy động đáp ứng  yêu cầu của gói thầu; … Vậy, ở đây phải hiểu đây là quyền lợi hợp pháp và chính đáng của nhà thầu khi phát hiện ra Hồ sơ dự thầu của mình thiếu một số tài liệu hoặc vì lý do thời gian không chuẩn bị kịp các tài liệu đó khi nộp Hồ sơ dự thầu.

Trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu

Đối với trường hợp 1, đây thuộc trách nhiệm của Bên mời thầu khi thấy Hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu các tài liệu hoặc trong các nội dung đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính chưa đủ rõ, chưa chi tiết để có thể đánh giá, kết luận thì Bên mời thầu có trách nhiệm yêu cầu nhà thầu cung cấp bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm mà không được căn cứ trên Hồ sơ dự thầu đã nộp và đánh giá không đúng bản chất năng lực kinh nghiệm của nhà thầu và loại nhà thầu. Tuy nhiên, trong vai trò Bên mời thầu cũng có cái khó khi làm rõ Hồ sơ dự thầu của nhà thầu vừa phải đảm bảo không tiết lộ các thông tin liên quan đến Hồ sơ dự thầu trong quá trình đánh giá theo khoản 7 Điều 89 Các hành vi bị cấm trong đấu thầu của Luật Đấu thầu 2013 vừa phải tiếp nhận, đánh giá các tài liệu để “bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu – khoản 3 Điều 16  Nghị định 63/2014/NĐ-CP”.

Quyền lợi làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu

Tình huống trên để dễ hiểu cho quý độc giả chúng tôi xin đưa ra ví dụ cụ thể: Hồ sơ mời thầu đưa ra yêu cầu về năng lực thiết bị có mục nhà thầu phải chứng minh khả năng huy động 04 xe ô tô tự đổ, tải trọng >=10 tấn để thực hiện gói thầu, Nhà thầu đề xuất 04 xe thuộc sở hữu của nhà thầu, trong đề xuất của nhà thầu có 03 xe đã đầy đủ tài liệu để chứng minh, còn 01 xe X phần tài liệu chứng minh lại không rõ (bị thiếu trang đính kèm), về phía Bên mời thầu không thể gửi văn bản nói rõ “Nhà thầu đang thiếu tài liệu chứng minh xe X thiếu giấy tờ để chứng minh sở hữu và tài liệu chứng minh tải trọng >=10 tấn như đăng ký xe/đăng kiểm.. ”. Việc không được phép nói thẳng (tiết lộ quá trình đánh giá hồ sơ) dẫn đến nhiều tình huống Bên mời thầu phải làm rõ nhiều lần, mà đôi khi nhà thầu không rõ “ý” Bên mời thầu hoặc là bức xúc không hiểu là Bên mời thầu muốn gì hoặc cũng không loại trừ Bên mời thầu “cố tình” sử dụng công cụ làm rõ để làm khó nhà thầu. Với tình huống làm rõ trên, theo kinh nghiệm chúng tôi khuyên, vừa để không mất thời gian, vừa để đảm bảo hiệu quả Bên mời thầu nên làm văn bản mời nhà thầu đến trực tiếp Bên mời thầu để làm rõ, lưu ý nội dung buổi làm rõ hai bên tiến hành lập thành văn bản theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

Lưu ý khi làm rõ hồ sơ dự thầu

Các nhà thầu cũng cần lưu ý, đối với các gói thầu thực hiện đấu thầu qua mạng theo Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, nội dung nhà thầu được phép “tự bổ sung” theo khoản 2 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP đều không được đưa vào các Mẫu hồ sơ mời thầu Mẫu hồ sơ mời thầu (Điều đáng tiếc – nhận định của tác giả), việc thực hiện làm rõ giữa Bên mời thầu và Nhà thầu được thực hiện trực tiếp trên hệ thống Muasamcong. Đối với hệ thống đấu thầu quốc gia mới đã có tính năng tự làm rõ hồ sơ dự thầu son song với tính năng làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu, tuy nhiên tại thời điểm hiệu đính bài viết chúng tôi chưa thấy chức năng tự làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện.
Bài viết trên chỉ gợi mở một khía cạnh rất nhỏ trong quá trình chuẩn bị và thực hiện một cuộc đấu thầu, quá trình thực hiện khai thác các thông tin để tìm kiếm các gói thầu phù hợp với năng lực, kinh nghiệm của mình nếu các nhà thầu gặp khó khăn gì xin vui lòng đăng nhập vào DauThau.info để chúng tôi có thể tư vấn, hỗ trợ quý độc giả.

Trân trọng cảm ơn độc giả đã và đang ủng hộ để chúng tôi ngày càng hoàn thiện sản phẩm tốt hơn. Trường hợp cần thiết vui lòng liên hệ:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong