Nguyên tắc, nội dung và các vấn đề liên quan đến thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

Thương thảo hợp đồng là gì?

Thương thảo hợp đồng là hoạt động được thực hiện trước khi các bên trong hoạt động đấu thầu đi đến việc ký kết hợp đồng. Mục đích của việc thương thảo hợp đồng là 2 bên thống nhất lại các vấn đề còn vướng mắc.

Khi nào cần tiến hành thương thảo hợp đồng?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 43 Nghị định 24/2024/NĐ-CP có quy định về thời điểm thương thảo hợp đồng như sau: “Trường hợp gói thầu áp dụng thương thảo hợp đồng, nhà thầu xếp hạng thứ nhất được bên mời thầu mời đến thương thảo hợp đồng.”

Nguyên tắc thương thảo hợp đồng 

Căn cứ tại khoản 3 Điều 43 Nghị định 24/2024/NĐ-CP nguyên tắc thương thảo hợp đồng được quy định như sau:

“3. Nguyên tắc thương thảo hợp đồng:

a) Không thương thảo các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Không được làm thay đổi đơn giá đã xác định tại bước đánh giá về tài chính.”

Căn cứ thương thảo hợp đồng 

Căn cứ tại khoản 2 Điều 43 Nghị định 24/2024/NĐ-CP căn cứ thương thảo hợp đồng được quy định như sau:

“2. Căn cứ thương thảo hợp đồng:

a) Báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu;

b) Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu;

c) Hồ sơ mời thầu bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng và các tài liệu sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu (nếu có).”

Các nội dung cần thương thảo hợp đồng

Theo khoản 4 Điều 43 Nghị định 24/2024/NĐ-CP nội dung thương thảo hợp đồng được quy định như sau:

“4. Nội dung thương thảo hợp đồng:

a) Những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

b) Các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án kỹ thuật thay thế;

c) Nhân sự chủ chốt:

Nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất hoặc đã được thay thế một lần theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định này, trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với dự kiến trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc vì lý do bất khả kháng mà nhân sự chủ chốt do nhà thầu đã đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp này, nhà thầu được thay đổi nhân sự khác nhưng phải bảo đảm nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn so với nhân sự đã đề xuất và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu;

d) Các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;

đ) Các nội dung cần thiết khác.”

Các tài liệu cần chuẩn bị để tiến hành thương thảo hợp đồng

Theo quy định tại E-HSMT và mẫu phụ lục 02A - Biên bản đối chiếu tài liệu, ban hành kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT thì nội dung đối chiếu tài liệu ở đây bao gồm: 

• Tính hợp lệ của E-HSDT 

• Năng lực kinh nghiệm của nhà thầu. 

Do đó, khi nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu phải nộp một bộ tài liệu chứng minh tính hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm cho bên mời thầu để đối chiếu với thông tin nhà thầu kê khai trong E-HSDT, bao gồm:

• Bản gốc bảo đảm dự thầu (đối với trường hợp sử dụng thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh bằng văn bản giấy) hoặc tiền mặt hoặc Séc bảo chi theo quy định;

• Đối với nhà thầu tự cập nhật số liệu về thuế trên Hệ thống từ năm 2021 trở đi (không phải do Hệ thống tự trích xuất), tài liệu chứng minh thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế của năm gần nhất phù hợp với số liệu về thuế của nhà thầu trên Hệ thống thuế điện tử. Trường hợp số liệu của nhà thầu do Hệ thống trích xuất từ Hệ thống thuế điện tử thì không yêu cầu nhà thầu xuất trình tài liệu để chứng minh;

• Đối với nhà thầu tự cập nhật số liệu tài chính trên Hệ thống từ năm 2021 trở đi (không phải do Hệ thống tự trích xuất), tài liệu chứng minh tình hình tài chính theo quy định tại Mẫu số 08 Chương IV phù hợp với số liệu tài chính trên Hệ thống thuế điện tử. Trường hợp số liệu của nhà thầu do Hệ thống trích xuất từ Hệ thống thuế điện tử thì không yêu cầu nhà thầu xuất trình tài liệu để chứng minh;

• Các tài liệu chứng minh về hợp đồng tương tự mà nhà thầu kê khai, đính kèm trong E-HSDT (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, thông tin về hóa đơn theo quy định của pháp luật…); tài liệu chứng minh năng lực sản xuất (đối với trường hợp nhà thầu là nhà sản xuất);

• Tài liệu chứng minh khả năng huy động nhân sự, bằng cấp, chứng chỉ của nhân sự mà nhà thầu kê khai trong E-HSDT;

• Tài liệu khác (nếu có)..

Đối với mua sắm tập trung áp dụng lựa chọn nhà thầu theo khả năng cung cấp, các nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu là tổ hợp các nhà thầu xếp hạng từ thấp đến cao, đảm bảo tổng số lượng hàng hóa mà các nhà thầu chào thầu không thấp hơn số lượng hàng hóa nêu trong E-HSMT.

Một số thắc mắc liên quan đến thương thảo hợp đồng

Sau đây là một số thắc mắc liên quan đến thương thảo hợp đồng, quý doanh nghiệp nên tham khảo, cụ thể:

Câu hỏi 1: Thương thảo hợp đồng không thành công thì xử lý như thế nào?

Theo quy định tại khoản 9 Điều 43 Nghị định 24/2024/NĐ-CP: “Trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo.”

Như vậy, đối với trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu sẽ báo cáo với chủ đầu tư xem xét để mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo

Câu hỏi 2: Nhà thầu xếp hạng thứ nhất đến thương thảo hợp đồng nhưng không ký Biên bản thương thảo xử lý thế nào?

Theo quy định tại khoản 7 Điều 43 Nghị định 24/2024/NĐ-CP: “7. Trường hợp nhà thầu tham gia thương thảo nhưng không tiến hành thương thảo theo đúng nguyên tắc và nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này hoặc đã tiến hành thương thảo nhưng không ký biên bản thương thảo hợp đồng nhằm mục đích rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho chủ đầu tư thì nhà thầu bị loại và không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu.”

Như vậy, nếu nhà thầu xếp hạng thứ nhất đến thương thảo hợp đồng nhưng không ký Biên bản thương thảo nhằm rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho Chủ đầu tư sẽ bị loại và không được hoàn trả bảo đảm dự thầu. 

Câu hỏi 3: Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng lấy ở đâu? Áp dụng theo quy định nào?

Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng áp dụng theo quy định mới nhất tại Phụ lục 2B và 2C ban hành kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT, cụ thể:

• Phụ lục 2B: Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng (đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, phi tư vấn áp dụng thương thảo hợp đồng theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 43 của Luật Đấu thầu 2023);

• Phụ lục 2C: Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng (đối với gói thầu dịch vụ tư vấn);

Xem thêm: 02 Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất năm 2024

Bài viết trên của DauThau.info đã chia sẻ đến quý doanh nghiệp nguyên tắc, nội dung và các vấn đề liên quan đến thương thảo hợp đồng trong đấu thầu. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu. 

Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu hoặc tư vấn liên quan đến tình huống đấu thầu, vui lòng liên hệ:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net 
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong