Bóc tách những cái bẫy phát sinh công trường làm bốc hơi toàn bộ lợi nhuận của nhà thầu

Bi kịch "Lãi trên giấy, lỗ dưới đất"

Khi niềm vui trúng thầu vừa lắng xuống, nhà thầu bước vào công trường với một bản kế hoạch tài chính đẹp như mơ trên giấy. Các con số về biên lợi nhuận dự kiến, chi phí vật tư, nhân công và máy thi công được tính toán tỉ mỉ đến từng đồng. Thế nhưng, đời không như là mơ. Khi công trình chính thức khởi công, hàng loạt những biến số nằm ngoài dự kiến bắt đầu bủa vây.

Nhiều ban lãnh đạo doanh nghiệp thường đổ lỗi cho việc "bão giá vật tư" hay "đối thủ cạnh tranh gay gắt". Tuy nhiên, nếu bóc tách một cách sòng phẳng, lợi nhuận của nhà thầu không hề mất đi khi chốt giá tham dự thầu hay trên bàn đàm phán giá. Nó bị "rút ruột" một cách âm thầm, bền bỉ từng ngày ngay tại hiện trường thông qua một kịch bản kinh điển: Nhà thầu phải bỏ tiền túi ra làm vô số hạng mục phát sinh không tên, những chi phí này rất khó được Chủ đầu tư chấp nhận đưa vào bổ sung hợp đồng.

Đó chính là bi kịch "một tiền gà, ba tiền thóc" - khi chi phí bỏ ra để xử lý các vướng mắc, thay đổi thiết kế và duy trì bộ máy chờ việc lớn hơn rất nhiều so với phần lợi nhuận ít ỏi dự kiến ban đầu. Nếu không nhận diện sớm những cái bẫy phát sinh từ giai đoạn chuẩn bị thầu và siết chặt kỷ luật quản lý công trường khi trúng thầu, nhà thầu sẽ mãi kẹt trong vòng xoáy: Càng làm nhiều dự án, doanh thu càng lớn, nhưng nợ nần và tổn thất tài chính lại càng phình to.

Bóc tách 3 "cái bẫy" phát sinh kinh điển bào mòn lợi nhuận nhà thầu

Khi bước chân ra công trường, những dòng chữ nằm trong Hồ sơ mời thầu (HSMT) hay các điều khoản hợp đồng bắt đầu biến thành áp lực tài chính thực tế. Nhiều nhà thầu sập bẫy phát sinh không phải vì kém chuyên môn thi công, mà vì hoàn toàn trắng tay trước những "gài bẫy" pháp lý và thói quen làm việc thiếu kỷ luật ngoài hiện trường. 

Dưới đây là 3 kịch bản phổ biến nhất làm "bốc hơi" tiền lời của nhà thầu:

1. Bẫy Hợp đồng trọn gói và kẽ hở "Nhà thầu tự chịu trách nhiệm"

Hợp đồng trọn gói vốn là hình thức được các Chủ đầu tư ưa chuộng nhất vì tính an toàn cho ngân sách của họ. Tuy nhiên, rủi ro lớn nhất lại đổ dồn lên đầu nhà thầu thông qua các điều khoản "bọc lót" cực kỳ mơ hồ trong HSMT.

• Kịch bản gài bẫy: Bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công bị tính thiếu khối lượng so với thực tế, hoặc xuất hiện những xung đột giữa bản vẽ Kiến trúc và bản vẽ Kết cấu/M&E. Đi kèm với đó là dòng điều khoản gài gắm trong hợp đồng: "Nhà thầu được coi là đã khảo sát kỹ hiện trường và tự chịu mọi chi phí phát sinh để hoàn thành công trình theo đúng mục tiêu thiết kế mà không được điều chỉnh giá hợp đồng".

• Hậu quả: Khi ra công trường, để hoàn thành được một công đoạn, nhà thầu bắt buộc phải làm thêm khối lượng vật tư và nhân công ngoài bảng kê. Đến kỳ thanh toán, nhà thầu nộp bảng đề xuất phát sinh thì Chủ đầu tư lập tức trưng ra điều khoản "Trọn gói" để từ chối chi trả. Nhà thầu lâm vào thế ngậm đắng nuốt cay: Không làm thì dở dang công trình, mà làm thì tự bỏ tiền túi ra gánh.

2. Bẫy "Thay đổi thiết kế bằng miệng" và những lời hứa suông tại hiện trường

Đây là cái bẫy "êm ái" nhưng mang lại tổn thất nặng nề nhất cho các nhà thầu thi công Việt Nam, xuất phát từ tâm lý “cả nể” và ngại va chạm với Ban quản lý dự án (BQLDA) hay Tư vấn giám sát (TVGS).

• Kịch bản gài bẫy: Trong quá trình thi công, Giám sát của Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu đập đi xây lại một bức tường, đi lại hệ thống đường ống M&E, hay nâng cấp loại vật liệu hoàn thiện khác so với bản vẽ duyệt. Mọi chỉ đạo này đều được truyền đạt qua lời nói trực tiếp, một cuộc gọi điện thoại, hoặc cùng lắm là một tin nhắn chỉ đạo nhanh trên nhóm Zalo công trường với lời hứa hẹn: "Em cứ cho anh em triển khai gấp cho kịp tiến độ, biên bản và Phụ lục phát sinh anh sẽ ký bù sau".

• Hậu quả: Với tinh thần "phục vụ khách hàng hết mình", nhà thầu lập tức bỏ tiền mua vật tư mới, tăng ca nhân công để làm theo yêu cầu. Thế nhưng, đến giai đoạn quyết toán dự án, người đại diện cũ của Chủ đầu tư chuyển công tác hoặc BQLDA "lật kèo" với lý do: "Mọi phát sinh không có Biên bản hiện trường được ký duyệt bằng văn bản chính thức theo đúng thẩm quyền thì không có giá trị thanh toán". Hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng chi phí làm thêm chính thức trở thành "khoản nợ vô chủ".

3. Bẫy "Chờ mặt bằng" và chi phí ẩn tiêu tốn hàng ngày

Trong rất nhiều công trình xây dựng gần như luôn tồn tại một loại "chi phí ẩn" nguy hiểm không kém: Chi phí duy trì bộ máy thi công khi dự án bị đứt quãng.

• Kịch bản gài bẫy: Chủ đầu tư bàn giao mặt bằng theo kiểu "xôi đỗ" - làm được một đoạn lại vướng giải phóng mặt bằng hoặc vướng hạ tầng của nhà thầu khác. Công trình bị dừng thi công dai dẳng hết tuần này qua tháng khác, nhưng Chủ đầu tư không ra văn bản chính thức thông báo tạm dừng dự án.

• Hậu quả: Để sẵn sàng thi công ngay khi có mặt bằng (tránh bị phạt tiến độ), nhà thầu vẫn phải duy trì Ban chỉ huy công trường, trả lương cho bộ khung kỹ sư, duy trì chi phí lán trại, bảo vệ và gánh chi phí khấu hao cho dàn xe máy, thiết bị nằm phủ bạt. Chi phí cố định này ngày qua ngày cứ đội lên sổ sách nhà thầu mỗi ngày. Vì không lập hồ sơ khiếu nại đền bù chi phí dừng chờ đúng quy trình ngay tại thời điểm xảy ra sự cố, toàn bộ khoản tổn thất này lại một lần nữa tính vào chi phí của nhà thầu, nuốt chửng toàn bộ tiền lãi dự kiến.

Đi tìm nguyên nhân cốt lõi

Thực chất, những "tai nạn" phát sinh tại công trường không phải bỗng dưng xuất hiện. Chúng là hệ quả tất yếu của một chuỗi sai lầm có hệ thống, bắt nguồn ngay từ khâu lập Hồ sơ dự thầu (HSDT) ở văn phòng cho đến tư duy quản lý lỏng lẻo của Ban chỉ huy ngoài hiện trường.

1. Thiếu kinh nghiệm hay cẩu thả ngay từ khâu bóc tách HSMT

Lỗi sai lớn nhất của các nhân sự làm thầu là tâm lý "chỉ tập trung đè giá để trúng thầu" mà bỏ qua bước thẩm định pháp lý và nhận diện rủi ro tiềm ẩn từ khi làm thầu.

• Cạm bẫy bị bỏ qua: Khi đọc Hồ sơ mời thầu (HSMT), người làm thầu thường bỏ lướt qua các điều khoản phạt, quy định về điều chỉnh giá hay định nghĩa về "Hợp đồng trọn gói". Họ không phát hiện ra các "bẫy chữ" nguy hiểm, nơi Chủ đầu tư âm thầm chuyển giao toàn bộ rủi ro sai sót thiết kế sang cho nhà thầu. 

• Bóc tách khối lượng hời hợt: Kỹ sư lập giá thầu thường có thói quen bê nguyên Bảng khối lượng do Chủ đầu tư phát hành mà không tiến hành đo bóc chéo với bản vẽ thiết kế, hoặc có thể do thiếu kinh nghiệm "thực chiến" công trường khiến cho không đọc được bản vẽ và nhận diện những vấn đề tiềm ẩn phát sinh ngay từ lúc làm thầu. Khi phát hiện thiết kế thiếu khối lượng lớn, thay vì gửi văn bản yêu cầu làm rõ HSMT ngay từ giai đoạn đấu thầu để làm rõ ranh giới công việc, bộ phận thầu lại chọn cách "im lặng cho qua" với hy vọng ra công trường sẽ đòi phát sinh sau. Đây chính là “phát súng” đầu tiên tự bắn vào chân mình.

2. Tư duy "thôi cứ làm cho xong" và sự “cả nể” cảm tính của Ban chỉ huy công trường

Khi dự án đi vào thi công, sự thiếu sâu sát ở khâu lập thầu tiếp tục kết hợp với tư duy quản lý cẩu thả của Ban chỉ huy công trường:

• Ngại va chạm với Chủ đầu tư: Chỉ huy trưởng thường mang tâm lý "dưới cơ", sợ mất lòng Tư vấn giám sát hay BQLDA nên dễ dàng chấp nhận các yêu cầu điều chỉnh thiết kế, làm thêm hạng mục mà không đòi hỏi văn bản phê duyệt chính thức. Sự nể nả này trực tiếp vô hiệu hóa các quy tắc quản trị rủi ro tối thiểu.

• Sự mù tịt về điều khoản Hợp đồng: Đội ngũ thi công ngoài hiện trường hầu như chỉ tập trung vào tiến độ và kỹ thuật mà không hề được phổ biến kỹ về các Điều khoản ràng buộc trong Hợp đồng gốc. Họ không biết hạn mức khối lượng bao nhiêu thì được điều chỉnh giá, hay quy trình khiếu nại hay chi phí dừng chờ mặt bằng phải gửi trong vòng bao nhiêu ngày kể từ khi phát sinh sự cố.

3. Lỗ hổng quản trị nhật ký và sự đứt gãy kết nối nội bộ

Một công trình kéo dài từ vài tháng đến vài năm chắc chắn sẽ có sự thay đổi nhân sự của cả hai bên. Việc thiếu kỷ luật trong lưu trữ tài liệu khiến nhà thầu hoàn toàn mất lợi thế khi đàm phán quyết toán:

• Hồ sơ sự cố sơ sài: Nhật ký công trình chỉ được ghi chép qua loa cho có lệ; không có ảnh chụp, video ghi lại hiện trạng mặt bằng bị vướng hay biên bản xác nhận khối lượng đập phá/làm lại tại thời điểm diễn ra. Đến khi chốt sổ, nhà thầu không có bất kỳ bằng chứng định lượng nào đủ sức nặng pháp lý để làm căn cứ pháp lý bổ sung phụ lục hợp đồng.

• Công trường và Văn phòng "mỗi người một ngả": Đội ngũ quản lý chi phí tại công trường không cập nhật kịp thời các biến động chi phí về cho Phòng Kế hoạch/Pháp chế ở văn phòng trung tâm. Sự đứt gãy thông tin này khiến Ban Giám đốc hoàn toàn “việt vị”, chỉ đến khi dự án kết thúc, tiền lỗ hiện lên bảng cân đối tài chính thì mọi chuyện đã quá muộn để cứu vãn.

Quy trình 5 bước bảo vệ từng đồng lợi nhuận

Bước 1: "Tiền kiểm" ngay từ khâu Lập Hồ sơ dự thầu

Bộ phận đấu thầu chính là chốt chặn đầu tiên. Nếu để lọt một Điều khoản gài bẫy hay một sai lệch khối lượng ngay từ bước này, mọi nỗ lực nắn chỉnh ngoài công trường sau này đều trở nên vô nghĩa. 

Tại bước này cần lưu ý 3 vấn đề nhỏ sau:

• Bóc tách chéo khối lượng với Thiết kế - Không chấp nhận "im lặng": Tuyệt đối không bê nguyên Bảng khối lượng của HSMT để chào giá. Kỹ sư lập thầu phải đo bóc độc lập trên bản vẽ kỹ thuật. Nếu phát hiện bảng tiên lượng tính thiếu khối lượng lớn, nhà thầu cần chủ động đưa ra các câu hỏi chất vấn hợp lệ hoặc xây dựng phương án đơn giá dự phòng (Bảng đề xuất khối lượng ngoài hợp đồng) phù hợp, tránh tâm lý "trúng thầu rồi ra công trường đòi sau".

• Thẩm định "ma trận" điều khoản Hợp đồng gốc: Người làm thầu phải soi kỹ các định nghĩa về loại Hợp đồng (Trọn gói hay Đơn giá điều chỉnh). Bắt buộc phải đưa vào danh mục rủi ro (Risk Register) các Điều khoản bất lợi như: Thẩm quyền ký phê duyệt phát sinh, quy định về mốc thời gian gửi yêu cầu đền bù (Claim) hay Điều khoản nhà thầu phải tự gánh rủi ro sai sót thiết kế. Nếu thấy bất hợp lý, phải lập tức gửi văn bản yêu cầu Chủ đầu tư làm rõ hồ sơ mời thầu trước khi đóng thầu.

• Lập Biên bản chuyển giao từ bộ phận đấu thầu sang bộ phận công trường: Ngay khi trúng thầu, bộ phận làm thầu bắt buộc phải tổ chức buổi họp chuyển giao cho Ban chỉ huy công trường. Bản Danh mục rủi ro hợp đồng, các điểm nhạy cảm về khối lượng và cơ chế thanh toán phát sinh phải được bàn giao chi tiết để Chỉ huy trưởng nắm rõ "luật chơi" trước khi nhận mặt bằng.

Bước 2: Giữ nguyên tắc phát sinh

Thực thi triệt để nguyên tắc “Không văn bản - Không thi công”: Mọi yêu cầu thay đổi thiết kế, đập phá làm lại hay bổ sung hạng mục từ Tư vấn giám sát/Chủ đầu tư bắt buộc phải được thể hiện bằng Biên bản làm việc có chữ ký xác nhận của đại diện đúng thẩm quyền pháp lý. 

Nếu chỉ có chỉ đạo bằng miệng hay tin nhắn, Chỉ huy trưởng có quyền phát văn bản từ chối triển khai hoặc phát văn bản xác nhận (Confirmation of Instruction) yêu cầu Chủ đầu tư đóng dấu phê duyệt trong vòng 24–48 giờ trước khi cho công nhân thi công.

Bước 3: Chuẩn hóa hồ sơ phát sinh

Chuẩn hóa Nhật ký sự cố và Hồ sơ khiếu nại: Khi công trường bị dừng chờ do lỗi mặt bằng hoặc chậm trả bản vẽ từ Chủ đầu tư, kỹ sư QS tại hiện trường phải lập ngay Biên bản ghi nhận hiện trạng dừng thi công (ghi rõ số lượng nhân công, xe máy thiết bị nằm chờ). 

Mọi chi phí phát sinh gián tiếp phải được tập hợp và gửi văn bản yêu cầu đền bù chính thức tới Chủ đầu tư đúng thời hạn quy định trong Hợp đồng.

Bước 4: Công trường và pháp chế

Số hóa Nhật ký phát sinh và Kết nối liên tục với Pháp chế: Cập nhật công khai Bảng theo dõi phát sinh theo từng tuần. Ngay khi tổng giá trị phát sinh chạm mốc rủi ro (ví dụ: vượt quá 3% giá trị gói thầu) mà Chủ đầu tư vẫn chưa ký Phụ lục hợp đồng tạm ứng/thanh toán, Phòng Kế hoạch/Pháp chế ở văn phòng trung tâm phải nhảy vào hỗ trợ Ban chỉ huy, làm việc trực tiếp với cấp lãnh đạo của Chủ đầu tư để chốt phương án tài chính, chặn đứng nguy cơ "thất thoát dòng tiền" kéo dài.

Trúng thầu mới chỉ là điều kiện cần, giữ được lợi nhuận khi quyết toán mới là điều kiện đủ để nhà thầu tồn tại. Đừng để sự thiếu chuyên nghiệp hay sự nể nả cảm tính tại công trường, biến những dự án trăm tỷ thành bài học lỗ vốn cay đắng. Lợi nhuận của doanh nghiệp nằm ở sự tỉ mỉ, kỷ luật và tính pháp lý trong từng biên bản làm việc ngoài hiện trường!

Trường hợp cần hỗ trợ cung cấp các gói phần mềm thông tin đấu thầu để có cập nhật nhanh nhất những thông tin thầu quan trọng, hãy liên hệ ngay với DauThau.info qua:

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong