Phần mềm theo dõi thị trường mua sắm công hiệu quả cần có những gì?

1. Vì sao Excel và cách theo dõi thủ công dần bộc lộ hạn chế?

Excel vẫn hữu ích trong việc lưu trữ, sắp xếp và xử lý các tập dữ liệu nhỏ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp muốn theo dõi thị trường mua sắm công thường xuyên, hạn chế của phương pháp thủ công sẽ dần bộc lộ.

Vì sao Excel và cách theo dõi thủ công chưa đáp ứng được nhu cầu?

1.1. Dữ liệu lớn, phân tán và liên tục thay đổi

Thông tin về một cơ hội đấu thầu không chỉ nằm trong thông báo mời thầu. Doanh nghiệp có thể phải theo dõi nhiều lớp dữ liệu khác nhau, bao gồm:

• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
• Thông báo mời thầu;
• Kết quả mở thầu;
• Kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Lịch sử mua sắm của chủ đầu tư;
• Hoạt động tham dự và trúng thầu của các nhà thầu.

Nếu phải tìm kiếm và nhập từng thông tin vào Excel, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian mà vẫn khó bảo đảm dữ liệu luôn đầy đủ và cập nhật.

1.2. Khó tìm đúng thông tin giữa lượng dữ liệu lớn

Một sản phẩm hoặc dịch vụ có thể được mô tả bằng nhiều từ khóa khác nhau. Ngược lại, một từ khóa phổ biến có thể trả về hàng loạt kết quả không liên quan trực tiếp đến lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì vậy, chỉ tìm kiếm theo tên sản phẩm hoặc một vài từ khóa đơn giản thường chưa đủ. Doanh nghiệp cần kết hợp nhiều điều kiện như lĩnh vực, địa phương, chủ đầu tư, quy mô gói thầu và thời gian đăng tải để giảm thông tin nhiễu.

1.3. Không có cơ chế theo dõi và cảnh báo tự động

Khi theo dõi thủ công, nhân sự phải chủ động truy cập, tìm kiếm và kiểm tra thông tin mỗi ngày. Nếu không thực hiện thường xuyên, doanh nghiệp có thể phát hiện cơ hội quá muộn hoặc bỏ sót những thay đổi quan trọng.

Với cách sử dụng Excel thông thường, doanh nghiệp chủ yếu lưu và xử lý dữ liệu đã thu thập; việc tự động tìm kiếm thông tin mới, nhận diện nội dung phù hợp và gửi cảnh báo vẫn cần thêm các công cụ hoặc quy trình kỹ thuật khác. 

1.4. Khó phân tích thị trường, khách hàng và đối thủ

Các tệp dữ liệu riêng lẻ thường chỉ cho biết từng thông tin đơn lẻ. Trong khi đó, để đánh giá một cơ hội, doanh nghiệp còn cần trả lời nhiều câu hỏi:

• Chủ đầu tư thường mua sắm sản phẩm, dịch vụ gì?
• Nhu cầu mua sắm có lặp lại theo thời gian không?
• Những nhà thầu nào thường xuyên tham dự?
• Đơn vị nào từng trúng các gói thầu tương tự?
• Mức độ cạnh tranh và mặt bằng giá ra sao?

Nếu không có công cụ liên kết và phân tích dữ liệu, việc trả lời các câu hỏi trên sẽ mất nhiều thời gian, thậm chí dễ dẫn đến nhận định thiếu cơ sở.

2. 5 tính năng cần có của phần mềm theo dõi thị trường mua sắm công

Một phần mềm theo dõi thị trường mua sắm công hiệu quả nên có 5 nhóm tính năng chính: cập nhật dữ liệu, tìm kiếm và sàng lọc, cảnh báo tự động, phân tích thị trường và thống kê/xuất dữ liệu.

5 tính năng cần có của phần mềm theo dõi thị trường mua sắm công

2.1. Thu thập và cập nhật dữ liệu đầy đủ, kịp thời

Trước hết, phần mềm cần cung cấp các nhóm dữ liệu cần thiết để doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình mua sắm, từ khi nhu cầu được đưa vào kế hoạch cho đến khi có kết quả lựa chọn nhà thầu.

Các nhóm dữ liệu quan trọng gồm:

• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
• Thông báo mời thầu;
• Kết quả mở thầu;
• Kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Yêu cầu báo giá;
• Thông tin về chủ đầu tư và nhà thầu.

Dữ liệu không chỉ cần đầy đủ mà còn phải được cập nhật kịp thời. Một cơ hội phù hợp nhưng được phát hiện quá muộn có thể khiến doanh nghiệp có ít thời gian hơn để đánh giá và chuẩn bị.

Bên cạnh đó, các nhóm dữ liệu cần được liên kết với nhau. Khi xem một gói thầu, người dùng nên có khả năng tiếp tục tra cứu kế hoạch liên quan, chủ đầu tư, kết quả mở thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu và lịch sử của các đơn vị tham gia.

2.2. Tìm kiếm và sàng lọc thông tin theo nhu cầu

Phần mềm cần cho phép doanh nghiệp tìm kiếm và lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện, chẳng hạn:

• Từ khóa;
• Lĩnh vực;
• Địa phương;
• Chủ đầu tư;
• Khoảng giá gói thầu;
• Nguồn vốn;
• Hình thức lựa chọn nhà thầu;
• Thời gian đăng tải;
• Trạng thái của gói thầu.

Bộ lọc càng linh hoạt, doanh nghiệp càng có khả năng thu hẹp dữ liệu về đúng thị trường mục tiêu.

Tuy nhiên, nhiều điều kiện lọc chưa chắc đã đồng nghĩa với hiệu quả. Công cụ cần đủ dễ sử dụng để người dùng có thể thiết lập, lưu và điều chỉnh bộ lọc khi nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Kết quả cuối cùng không phải là tìm thấy thật nhiều gói thầu, mà là giảm bớt thông tin không liên quan và giữ lại những cơ hội phù hợp với năng lực của doanh nghiệp.

2.3. Tự động theo dõi và gửi cảnh báo phù hợp

Sau khi thiết lập nhu cầu, doanh nghiệp không nên phải thực hiện lại toàn bộ thao tác tìm kiếm mỗi ngày. Phần mềm cần tự động theo dõi dữ liệu mới và gửi thông báo khi xuất hiện thông tin phù hợp.

Tùy mục tiêu, doanh nghiệp có thể cần nhận cảnh báo về:

• TBMT và KHLCNT phù hợp;
• Thông tin được sửa đổi hoặc gia hạn;
• Kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Hoạt động mới của bên mời thầu/ chủ đầu tư hoặc đối thủ đang quan tâm.

Thông báo có thể được gửi qua email hoặc các kênh phù hợp để người phụ trách tiếp nhận thông tin mà không cần liên tục kiểm tra hệ thống.

Dù vậy, số lượng cảnh báo lớn không phải thước đo hiệu quả. Nếu bộ lọc thiết lập quá rộng, người dùng có thể nhận quá nhiều thông tin nhiễu và bỏ qua chính những cơ hội quan trọng. Vì thế, phần mềm cần cho phép tùy chỉnh linh hoạt và tối ưu độ chính xác của cảnh báo.

2.4. Phân tích thị trường, chủ đầu tư và đối thủ cạnh tranh

Đây là điểm phân biệt một phần mềm phân tích thị trường với công cụ chỉ cung cấp danh sách tin thầu.

Từ dữ liệu lịch sử, phần mềm cần hỗ trợ doanh nghiệp phân tích một số nội dung như:

• Nhu cầu mua sắm theo thời gian;
• Những lĩnh vực hoặc địa phương có nhiều cơ hội;
• Lịch sử mua sắm của từng chủ đầu tư;
• Giá trị và tần suất tổ chức lựa chọn nhà thầu;
• Những nhà thầu thường xuyên tham gia;
• Kết quả tham dự và trúng thầu của từng nhà thầu;
• Mức độ cạnh tranh của các gói thầu tương tự;
• Mặt bằng giá dự thầu, giá trúng thầu và xu hướng qua các gói tương tự.

Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp chuyển từ câu hỏi “Có gói thầu nào đang được đăng tải?” sang các câu hỏi có giá trị hơn như “Khách hàng nào phù hợp?”, “Phân khúc nào có tiềm năng?” và “Cơ hội này có đáng để đầu tư nguồn lực hay không?”.

Tuy nhiên, kết quả phân tích chỉ là căn cứ hỗ trợ. Doanh nghiệp vẫn phải xem xét yêu cầu của hồ sơ mời thầu, năng lực thực tế, nguồn lực triển khai và các yếu tố pháp lý trước khi quyết định tham dự.

2.5. Thống kê, trực quan hóa và xuất dữ liệu

Khi lượng thông tin cần theo dõi tăng lên, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá thị trường nếu chỉ xem từng bản ghi riêng lẻ. Phần mềm cần hỗ trợ tổng hợp dữ liệu thành bảng thống kê, biểu đồ hoặc báo cáo trực quan.

Người dùng có thể cần thống kê theo:

• Khoảng thời gian;
• Lĩnh vực;
• Địa phương;
• Chủ đầu tư;
• Nhà thầu;
• Số lượng và giá trị gói thầu;
• Kết quả tham dự và trúng thầu.

Bên cạnh việc xem báo cáo trực tiếp, khả năng xuất dữ liệu cũng rất quan trọng. Dữ liệu xuất ra có thể được sử dụng để lập báo cáo nội bộ, xây dựng danh sách khách hàng, phân tích đối thủ hoặc chia sẻ giữa bộ phận kinh doanh, đấu thầu và quản lý.

3. Ứng dụng phần mềm vào quy trình tìm kiếm cơ hội đấu thầu

Giá trị của phần mềm không nằm ở số lượng tính năng riêng lẻ mà ở khả năng hỗ trợ một quy trình theo dõi xuyên suốt. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ nhu cầu mua sắm, tiếp tục theo dõi khi gói thầu được phát hành và sử dụng dữ liệu lịch sử để đánh giá trước khi tham dự.

3.1. Nhận diện nhu cầu mua sắm từ sớm

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho biết những nhu cầu dự kiến được triển khai, bao gồm tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn và thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu.

Theo dõi lớp dữ liệu này giúp doanh nghiệp biết:

• Đơn vị nào đang có nhu cầu;
• Dự kiến mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ gì;
• Quy mô của nhu cầu;
• Thời gian dự kiến tổ chức lựa chọn nhà thầu.

Trên DauThau.info, doanh nghiệp có thể sử dụng VIP2 - Săn kế hoạch lựa chọn nhà thầu để tìm kiếm, sàng lọc và nhận thông báo qua email về những kế hoạch phù hợp. Đây là bước giúp doanh nghiệp nhận diện nhu cầu từ sớm, nhưng cần lưu ý rằng kế hoạch lựa chọn nhà thầu vẫn có thể được điều chỉnh trong quá trình triển khai.

3.2. Theo dõi khi nhu cầu chuyển thành gói thầu cụ thể

Khi thông báo mời thầu được phát hành, nhu cầu mua sắm đã chuyển sang giai đoạn cụ thể hơn. Lúc này, doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi để không bỏ lỡ những gói thầu phù hợp với lĩnh vực, địa bàn và quy mô đã xác định.

VIP1 - Săn thông báo mời thầu của DauThau.info hỗ trợ tìm kiếm, sàng lọc và tự động gửi qua email những thông báo mời thầu phù hợp với bộ lọc của người dùng.

Việc nhận thông tin sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian đọc hồ sơ mời thầu, đánh giá yêu cầu, chuẩn bị nhân sự và cân nhắc khả năng tham dự.

3.3. Phân tích khách hàng và đối thủ trước khi tham dự

Tìm được gói thầu phù hợp mới chỉ là bước đầu. Trước khi đầu tư nguồn lực xây dựng hồ sơ dự thầu, doanh nghiệp cần đánh giá thêm chủ đầu tư, đối thủ và bối cảnh cạnh tranh.

Một số nội dung cần phân tích gồm:

• Chủ đầu tư từng mua sắm những sản phẩm, dịch vụ nào;
• Những nhà thầu nào thường xuyên tham dự;
• Đơn vị nào từng trúng các gói thầu tương tự;
• Số lượng đối thủ trong các lần mời thầu trước;
• Mặt bằng giá dự thầu và giá trúng thầu;
• Mức độ phù hợp giữa cơ hội và năng lực doanh nghiệp.

DauThau.info cung cấp VIP3 nhằm hỗ trợ người dùng phân tích chủ đầu tư, nhà thầu và dữ liệu thị trường. Kết hợp với thông tin tìm được từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu và thông báo mời thầu, doanh nghiệp có thể xây dựng góc nhìn đầy đủ hơn trước khi ra quyết định.

3.4. Xuất và sử dụng dữ liệu phục vụ kinh doanh

Tùy mục đích, doanh nghiệp có thể cần xuất dữ liệu kết quả đấu thầu để tiếp tục tổng hợp, phân loại và phân tích. Với nhu cầu này, gói X1 - Xuất dữ liệu kết quả đấu thầu của DauThau.info hỗ trợ xuất dữ liệu ra Excel, giúp doanh nghiệp:

• Nghiên cứu mức độ cạnh tranh;
• So sánh nhà thầu và giá dự thầu;
• Lập báo cáo thị trường;
• Lưu trữ dữ liệu phục vụ kế hoạch kinh doanh.

Để dữ liệu phát huy giá trị, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi, tiêu chí và mục đích sử dụng trước khi xuất, tránh thu thập quá nhiều thông tin nhưng không có phương án phân loại, xử lý cụ thể.

Ngoài X1, DauThau.info còn cung cấp các gói xuất dữ liệu khác phục vụ từng nhu cầu tra cứu và phân tích chuyên biệt của doanh nghiệp.

4. Kết luận

Một phần mềm theo dõi thị trường mua sắm công hiệu quả không được đo bằng việc cung cấp bao nhiêu dữ liệu hay gửi bao nhiêu cảnh báo. Giá trị thực sự nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp đi từ một lượng thông tin rất lớn đến một danh sách cơ hội đủ phù hợp để theo dõi, phân tích và ra quyết định.

Vì vậy, khi lựa chọn công cụ, doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời khả năng cập nhật dữ liệu, sàng lọc, cảnh báo, phân tích và xuất dữ liệu thay vì chỉ nhìn vào một tính năng riêng lẻ. Trên DauThau.info, các nhu cầu này được hỗ trợ qua những gói phần mềm khác nhau, từ VIP2, VIP1 đến VIP3 và X1, tùy theo mục tiêu sử dụng.

Nếu cần tư vấn lựa chọn, đăng ký hoặc sử dụng gói phần mềm phù hợp, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chuyên viên đấu thầu của DauThau.info qua các kênh sau: 

• Kênh chat: m.me/dauthau.info
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Group Hỗ trợ nhà thầu: www.fb.com/groups/nhathaumuasamcong